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日期 |2022.03.02

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進行「數位轉型」前,應先調整組織結構與設計

疫情影響地球村,也使企業思考著「數位化轉型」調整營運及流程。轉型並非影響單一層面,可能牽涉組織結構、資訊傳遞、工作任務分配,層層影響而需仔細檢視,多加考量組織設計。

文/劉基欽方格子 授權轉載

企業在推動數位轉型的過程中,會影響公司內部的運營和流程,這種轉變有可能會造成其組織結構的變化。到底數位化轉型會如何影響組織結構,又會帶來什麼影響?在推動數位化轉型過程中,在組織設計中是否有建議的做法呢?

任教於慕尼黑大學的Tobias Kretschmer教授等人於2020年的加州管理評論(California Management Review)中,發表了一篇文章〈數位轉型與組織設計:一個整合性方法〉([1] Digital Transformation and Organization Design: AN INTEGRATED APPROACH),在其研究中透過分析數位化轉型對對公司內部創建每個步驟的影響,然後討論其總體影響。其採用微觀結構方法看待組織設計。

Tobias Kretschmer教授等人於研究中,根據公司產出創造的步驟,總結數位化轉型對每個步驟的影響。

公司產出創造的步驟,總結數位化轉型對每個步驟的影響表
公司產出創造的步驟,總結數位化轉型對每個步驟的影響表
來源:數位化轉型如何影響組織設計,又該如何設計組織?

Tobias Kretschmer教授等人,也建議企業在推動數位化轉型策略時,採用以下建議來設計組織架構。

建議一:不是所有的企業,現在都要需要數位化轉型

不是所有的企業都需要在現在推動數位化轉型,要看企業的屬性及有無適合企業使用的數位工具。

建議二:設計組織時,考慮未來十年的競爭優勢,而不是現在

目前,公司可以通過比競爭對手更有效地收集、分析和處理數位化資訊的能力來獲得競爭優勢。然而,隨著數位化的進展,企業之間的這些差異可能會消失,因此,企業不應該從今天的角度來看,只要簡單地有效地處理數據就足夠,因為這是容易被其它企業趕上的,應該從長期差異化來源的角度來看。以數位方式轉換形成當前流程以節省運營成本和/或處理時間的誘惑可能會在短期內帶來優勢,但可能會很好地鞏固基於當前活動的組織設計。此外,它可能會傳達一種虛假的競爭優勢感,隨著同一市場中越來越多的企業選擇以數位方式支援其流程,這種優勢可能會受到侵蝕。因此,企業盡可能多地關注能塑造企業未來競爭優勢的活動/流程,以及那些有可能提高效率的活動/流程。

建議三:同時選擇組織結構和策略

在推動數位轉型的過程中,公司的組織設計越來越受到在設計過程的所有步驟中使用數位技術的影響,其策略選擇也可能發生變化。例如,一家公司可能能夠提供更多的產品定製,實現更快的上市時間,或者發展出更高品質的產品等,所以建議企業同時選擇策略和組織結構。

建議四:根據手頭的任務選擇數位組織架構

在數位化轉型開始時,組織必須根據其重要性和輸出對組織的持久性來確定流程和輸出的優先順序。

建議五:在組織設計時,要考慮部門間的相互依賴性

數位化將影響公司組織設計過程的大部分,此外,一個步驟中的更改也會影響其他步驟。這意味著,如果公司不能同時在組織的不同部門實施廣泛的變革,它們至少需要有一些全公司的監督。否則,組織可能無法完全獲得數位化的好處,甚至可能因轉型不完整而面臨失敗的風險。數位工具的導入可使得資訊流沿著生產流程形式化,這會影響部門間的相互依賴性,故也要記錄組織在其生產過程中的資訊流。

數位化轉型會影響企業的營運與流程,也影響著組織的設計。企業若要在數位化轉型旅程中,取得好的成果,在組織設計上需要多加考量!

(原文標題:數位化轉型如何影響組織設計,又該如何設計組織?

[1] 資料來源:Tobias Kretschmer and Pooyan Khashabi, (2022), “Digital Transformation and Organization Design:AN INTEGRATED APPROACH,” California Management Review, Vol. 62(4), 86–104

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