提升留任率!職能工作說明書擬定技巧 

文:宸碩管顧公司總經理|楊伸太博士

原文標題:職能工作說明書擬定技巧

目前業界常見之勞資爭議中,有一定比例是發生在新人初期任職期間,覺得面試時講的工作內容,跟實際報到後之工作內容有所差異,導致最終仍以離職收場,這是雙輸的局面,因為求職者還要重新尋找工作,而公司也要重新啟動招募程序,可說是二敗俱傷,而之所以產生這樣的局面,最主要是『工作內容是否具體明確』,而『工作說明書』就是解決這勞資爭議的關鍵方式。

關鍵字

  • 職務/職位/工作說明書 
  • JD 
  • 工作規範 
  • 工作條件 
  • 職能KSA 
  • 任務職掌 
  • 機能展開 
  • 工作分析 
  • 溝通對象 

大綱

  1. 前言 
  1. 工作說明書之基本概念Q&A 
  1. 工作說明書的重要性(目的與效益)  
  1. 工作說明書,以『機能式展開之架構』進行  
  1. 工作說明書擬定技巧
  1. 全公司進行工作說明書擬定的關鍵成功作法 
  1. 總結 

一、前言: 

目前業界常見之勞資爭議中,有一定比例是發生在新人初期任職期間,覺得面試時講的工作內容,跟實際報到後之工作內容有所差異,導致最終仍以離職收場,這是雙輸的局面,因為求職者還要重新尋找工作,而公司也要重新啟動招募程序,可說是二敗俱傷,而之所以產生這樣的局面,最主要是『工作內容是否具體明確』,而『工作說明書』就是解決這勞資爭議的關鍵方式。

二、工作說明書之基本概念Q&A

  1. 工作說明書又稱為什麼呢? 
    (1.)工作說明書(JD,Job Description),又稱為職務說明書或職位說明書,主要是對工作內容的描述,包含界定本職位(例如人資管理師)之組織關係、職位價值、工作職責與任務、所需職能、所需軟硬體技能、須溝通對象等具體明確的內容。 
    (2.)工作說明書之主要內涵如下表整理 
項  目  內  容 
(一)職務基本資料 所屬單位、所屬部門、職位名稱、職位職等 
(二)工作定位及責任 職位設立之工作目標、職位存在的價值意義,責任範圍的說明 
(三)職位位置 本職位在組織中之位置、以上、中、下三層級為原則,本職應置於中層 
(四)工作職掌說明 職務工作要項、任務內容、權重、依據規章、績效指標 
(五)工作溝通範圍 對內及對外業務管轄範團接觸對象 
(六)工作職能需求 人員基本條件、證照、經驗、職能(行為特質)、專業技能、專業知識 
(七)其他       

(3.)近幾年來,勞動部勞動力發展署,亦致力發展『職能基準』,更是能詳細具體呈現出工作說明書之完整內容。 

  1. 為什麼工作說明書要跟職能連結呢? 
    每個職位,應該讓當事者清楚知道所應負責之工作任務,以及其相對應所需的能力 
  1. 職能的K S A代表什麼意思呢? 
    (1.)K知識:例如勞工法令知識 
    (2.)S技能:例如面談技能 
    (3.)A特質:例如人際親和力 
  1. 工作說明書制定與檢核的主要人員是? 
    直屬上司、本職位人員,是主相關者 

三、工作說明書的重要性(目的與效益) 

  1. 從上到下,有著清楚明確的職掌與工作單元,同時設置每職位之合理工作質與量 
  1. 提高找對人的機會:針對每職位歸納出其職能要求,並設置其職能甄選工具! 
  1. 依據每職位說明書,在工作輪調或晉升、接任該職位的時候,都有標準依據可茲遵循,有利及時勝任。 
  1. 綜合而言,能有以下短期之重要效益 
    (1.)釐清工作職責、規範與條件 
    (2.)有職責上之灰色地帶,能藉此提出與獲得解決 
    (3.)達成『順暢、清楚、分工合作』 
  2. 綜合而言,能有以下中長期之重要效益 
    (1.)作為『人力資源規劃與發展』之參考依據 
    (2.)作為『招募甄選』之參考依據 
    (3.)作為『績效評估』之參考依據 
    (4.)作為『薪酬福利』之參考依據 
    (5.)作為『工作設計』之參考依據 
    (6.)作為『組織與團隊設計』之參考依據 

四、工作說明書,以『機能式展開之架構』進行 

  1. 一次機能:釐清與整理出部門與本職位之價值,也就是設立該部門/職位之目的 
  1. 二次機能:釐清與整理出本職位之具體任務職掌,例如人資部門之招募選材管理、報到任用管理、教育訓練管理、員工關係管理、績效管理、薪酬管理、離職管理等 
  1. 三次機能:釐清與整理出本職位之個別任務職掌下,所需執行之工作項目,例如招募選材管理之人力銀行評估作業、人員履歷篩選作業、人員面試作業、人員錄取通知作業等 

五、工作說明書擬定技巧

  1. 職位確立 
  1. 工作說明書展開流程的說明 
  1. 工作分析調查表各欄位重點說明與擬定 
    (1.)基本資料 
    A. 職位名稱 
    B. 擔任本職位姓名 
    C. 所屬單位 
    D. 直屬主管/姓名 
    E. 在公司的年資 
    F. 本職位年資 
    G.本職位之組織上下位置圖 
    (2.)工作一般說明
    A. 部門設立目的/價值
    B. 本職位設立目的/價值 
    (3.)工作職責說明 
    A. 依照目前實際工作內容狀況,填寫『工作單元整理表』 
    B. 根據『工作單元整理表』,填寫『主要任務職掌與工作項目』表,填寫時請將職責與任務依重要性排列,並評估該項職責與任務所佔時間比例%,必要時可於備註欄進行相關說明 
    C. 主要任務職掌:指在職者有責任產出結果的幾項廣泛工作領域,例如人資主管的主要職責是招募甄選、訓練發展、薪資福利、員工關係、績效管理等(建議由所任職部門的所屬組織或功能去思考)。 
    D. 工作項目:指由各項任務職掌展開的具體工作項目,例如訓練發展職責的具體工作項目有規劃年度教育訓練、執行教育訓練計畫、評估教育訓練成效、檢討教育訓練成效及提出改善對策!(建議填寫工作任務時盡量以動詞開頭)。 
    E. 『主要任務職掌與工作項目』中,最困難(不見得是最重要的)的職責與任務是甚麼?原因為何?會影響這項職責與任務執行的相關法令、制度規章或流程為何? 
    (4.)職能分析 
    A. 為了有效執行上述工作職責與任務,覺得哪些專業或管理職能是必要的 
    B. 管理職,區分管理職能(KSA,知識/技能/特質)與專業職能KSA知識/技能/特質),進行填寫 
    C. 非管理職(意指專業職系),以專業職能KSA知識/技能/特質),進行填寫 
    D. 職能中,知識K與技能S之程度 
    - A:教練級,已達專業講師與教練的層級 
    - B:高手級/專家,不僅能滿足目前工作需要,且可有效協助他人 
    - C:熟手級,能滿足目前工作需要 
    - D:新手級,略具能力但需要在他人協助下始能完成工作 
    - E:儲備級,缺乏本項能力 
    E. 職能中,特質A之程度
    - A:屬卓越程度,意指該職位所需該項特質,需要達卓越程度 
    - B:屬高等程度,意指該職位所需該項特質,需要達高等程度 
    - C:屬中等程度,意指該職位所需該項特質,需要達中等程度 
    - D:屬初等程度,意指該職位所需該項特質,需要達初等程度 
    - E:屬低階程度,意指該職位所需該項特質,需要達低階程度 
    (5.)工作條件 
    A. 目前所擔任職位應具備之最低學歷為何? 
    B. 認為目前所擔任職位有需要哪些額外的特殊訓練? 
    C. 認為目前所擔任職位有需要語文能力嗎? 
    D. 為了順利的進行工作,哪些專業證照(含證書)是必須的? 
    E. 目前從事的工作需要多長的工作經驗才能勝任? 
    (6.)軟體工具與設備 
    A. 列舉所使用的軟體、工具、機器或設備。 
    (7.)溝通對象 
    A. 除了直屬主管、所屬部門同事外,您尚需要與哪些人接觸?(區分內部與外部、並註明與您接觸的人之職稱、所屬部門、接觸的理由。 
  1. 整理完成該職位之工作分析調查表 
  1. 將工作分析調查表,整理為工作說明書,主要欄位說明如下 
    (1.)基本資料 
    A. 職位名稱 
    B. 所屬單位 
    C. 直屬主管職稱 
    D. 本職位之組織上下位置圖 
    (2.)工作一般說明 
    A. 部門設立目的/價值 
    B. 本職位設立目的/價值 
    (3.)工作職責說明 
    A. 任務職掌 
    B. 工作項目 
    C. 投入比例 
    D. 工作項目所對應之績效指標 
    E. 工作項目所對應之作業依據(程序書/SOP) 
    (4.)職能KSA
    A. 管理職之管理職能(KSA,知識/技能/特質)與專業職能KSA知識/技能/特質)項目及程度 
    B. 非管理職(意指專業職系)之專業職能KSA知識/技能/特質) 項目及程度 
    (5.)工作條件 
    A. 目前所擔任職位應具備之最低學歷 
    B. 目前所擔任職位有需要哪些額外的特殊訓練 
    C. 目前所擔任職位有需要語文能力 
    D. 為了順利的進行工作,應具備之專業證照(含證書) 
    E. 目前從事的工作需要多長的工作經驗才能勝任 
    (6.)軟體工具與設備 
    A. 所使用的軟體、工具、機器或設備。 
    (7.)溝通對象 
    A. 內部 
    B. 外部 

六、全公司進行工作說明書擬定的關鍵成功作法

  1. 先選定要展開部門之種子成員與職位,進行培訓,作為後續複製其他職位之關鍵人員 
  1. 召開說明會,說明展開之步驟與各階段別預計產出之時程與產出 
  1. 依據時程別與產出資料,協助種子成員解決過程中遇到的問題與完善工作說明書內容 
  1. 及時激勵表現優秀之種子成員,塑造成功氛圍 

七、總結

  1. 工作說明書需要連動到職位價值(設立本職位的目的),主因是每個職位多少都會有些灰色地帶,如果能清楚本職位之價值,在理解此價值下,便能做出更當責之作為。 
  1. 工作說明書擬定後,一定要定期檢視與必要更新,才能符合組織需求,至少是每年度隨著年度計畫之擬定,進行檢核與必要的更新。 
  1. 工作說明書之推動單位,一般為人資部門,其最重要的職責是找出合適的種子成員,以及必要的說明與協助完成。 
  1. 祝福大家,都能在本主題領域上,有所收穫與精進,進而能實際應用於企業組織中,獲得成就感! 

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