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2023.02.14 | 5845次觀看

為什麼工作能力高的人,E-mail 都很短?

長篇大論的E-mail 不易閱讀,如果是商務E-mail,最好一開始就寫出結論,每句話都必須簡潔有力,避免多次使用連接詞串聯句子。此外,一封E-mail最好以一件議題為限,假設一封E-mail 裡寫了四件議題,當中有三件議題可以立刻答覆,剩下一件議題必須做確認,經常需要等到該議題完成確認後才能夠回覆,導致其他議題停下來就白白浪費了時間。

「確實傳達」比「詳細說明」更具效果

為什麼工作能力高的人信件內容都很短

我們的生活如果一天少了「聯絡」,不論工作或日常都無法順利運作。

聯絡方式一年比一年進步,方便的工具一個接著一個被開發出來,我們的生活也不斷在改變。近兩百年來,通訊方式一路從信差,慢慢轉變到郵局、電話、E-mail、聊天室等各種方式。

變得方便代表著什麼呢?意思就是變得越來越有效率。不論你期不期望見到這樣的進步,它還是會一直進展下去。

如果你想要成功,就必須跟上現代的速度,別無選擇。

有些人在理性上明明知道必須這麼做,但實際做出的動作卻無法達到協調。舉例來說,明明可以用其他方式傳達,卻刻意選擇打電話。這樣的動作只會讓你跟不上速度,也會占用對方的時間。

基本上,E-mail之所以會廣泛普及,就是因為怕打電話會占用對方的時間,才刻意轉為文書形式。

恕我直言,我覺得常打電話的人很少是工作能幹的。

我自己基本上也只有在跟店家預約或迷路時,才會打電話。另外就是出狀況時,認為有必要直接跟對方說話才會打電話。

還有,到現在還有人會在寄出E-mail 後,打一通電話告知對方,這也是本末倒置的做法。雖然在以前似乎認為這麼做是一種商務禮儀,但現在除非有必要請對方立即確認,否則只是在浪費時間。E-mail 的設計明明是用來幫助省去兩個人打電話的時間,卻反而花費兩道手續的時間,這麼一來就失去意義了。

不過,更重要的是E-mail的內容。

如果是商務E-mail,便以「簡潔有力的內容」為基本。理所當然地,內容不可以太過冗長。如果是想要傳達企畫內容等長篇文字,以書面告知再附上附加檔案會是最理想的做法。

不知道為什麼,長篇大論的E-mail 內容會覺得不易閱讀,但如果是以Word 或PowerPoint打出相同內容,即使冗長也能夠輕易閱讀。

一封E-mail應該以一件議題為限

行程相關事宜寫一封、預算相關事宜寫一封,應該像這樣分開主題來傳送E-mail。這麼一來,對方回覆時也會比較方便。

假設一封E-mail 裡寫了四件議題,當中有三件議題可以立刻答覆,剩下一件議題必須做確認。在這樣的狀況下,經常需要等到該議題完成確認後,才能夠回覆。

為了剩下的一件議題而導致其他議題停下來就白白浪費了時間。應該動一動腦筋,讓可以先進行的工作順利進行下去。

另外,E-mail 的內容還有一個大前提,也就是必須清楚表明目的。基本上不論寫任何文章都一樣,訣竅就在於站在閱讀一方的立場來寫文章。如果是抱著「只要傳達出自己想傳達的內容就好」的心態,就變成跟競選人不懂投票者的心情沒什麼兩樣,溝通將無法成立。

思考要點Focus on thinking

E-mail 不需要寫時令問候語,也不該寫超過十行以上。

  • 一開始就寫出結論。
  • 每句話都必須簡潔有力,避免多次使用連接詞串聯句子。

節錄自:時報出版《為什麼麥可要穿白襪子?36個與眾不同的反轉思考術/野呂映志郎 著 》


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