停止「一早打開所有Email」！專家：找回專注力，3類電子郵件根本不該收
每天早上第一件事就是打開所有電子郵件？這個習慣可能正在消耗你的專注力，影響一天的工作效率！作者為高階主管教練、人才開發顧問，指出早晨將判斷力用於「處理電子郵件」極為浪費，此外還有3類電子郵件其實根本不該收取，解析如何有效過濾信件，提升你的生產力！本文節錄自《麥肯錫瞬間專注技巧》。
文／大嶋祥譽
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以主旨判斷哪些電子郵件該看
還有一項東西會顯著消耗我們的判斷力容量，就是第2章提到的「處理電子郵件和聊天訊息」。應該也有許多人跟我一樣，一天必須處理超過百封電子郵件。
但實際上，其中真正重要的電子郵件，並不是多數。然而，「這封電子郵件不必回覆」、「這封信可以待會再處理」，一封接一封信打開閱讀，都會占去你的判斷力容量。
我認為特別有問題的是一大早處理電子郵件。這是一天中腦袋最清醒的時段，而接下來要開始做重要的工作，在這個時間點將判斷力用於「處理電子郵件」，極為浪費。
因此，切勿一大早先從將收到的電子郵件一一打開閱讀。首先，只從主旨「判斷該閱讀哪封電子郵件」。如此一來，只需「一個判斷」就解決。最後，只處理認為「這封最好要閱讀」的電子郵件。
當然，有時候無法只憑主旨判斷，結果將緊急的要事「置之不理」。有時候我也因此造成了對方的困擾。可是，假如堅持立即回覆，自己的輸出品質降低，終究自己也會成為對方的困擾。
早上要致力於早上才能做的事。我在一大早腦袋清醒的時段，不會處理電子郵件，而是製作企劃內容，或者進行重大的決策。
我認為，習慣「早上先打開所有電子郵件」的人，光是停止這麼做，專注力就會大不相同。
根本不該接收的電子郵件
有許多人每天接收到幾百封電子郵件，習慣早上先處理。
如同我一再重申，人的判斷量有限，那和聰明與否完全是兩回事。判斷量越多，大腦越疲勞，判斷的品質越來越低。
每天花時間處理2、3百封電子郵件的人，該懷疑自己是否做到了正確的判斷。
電子郵件太多的人的特徵，大致上分成3種。
1. 接收到一大堆無謂的電子郵件
第一種是「接收到一大堆無謂的電子郵件」。其實那些電子郵件可能大部分是電子報、新消息的通知和定期的報告這種內容，而且幾乎不用看就能刪除。
可是，光是「要看電子報還是要刪除」，就會消耗大腦的判斷力容量。請立刻取消幾乎不看的電子報、新消息的通知和報告的訂閱。
2. 無謂的簡訊往來
接著，第二種是「無謂的簡訊往來」。舉例來說，和某人約時間時，若是進行下列這種對話：
- 「我要約時間。」→「OK」
- 「什麼時候可以？」→「月底」
- 「那麼，30號如何？」→「OK」
- 「30號下午5點可以嗎？」→「OK」
- 「地點要在哪裡？」→「那麼，在貴公司。」
光是這樣就會產生5個訊息。
我建議的對話如下：
- 「我要約時間，最好是月底。」→「OK」
- 「那麼，30號下午5點在敝公司如何？」→「OK」
如果採取這種對話，簡訊的數量就會減半。
3. 部分CC電郵（副本發送）
而最後的第三種情況，出乎意外十分多：「CC（副本發送）」。
有些公司明文規定「小組內的對話全部要CC」，大多無法依照自己的意思減少電子郵件，有時候光是副本一天就有一、兩百封信。
既然這是公司內部規定，或許無可奈何，但是你的腦海應該會產生「這種CC真的有必要？」這種問題。希望你起碼規定自己「所有副本在一天結束時一併閱讀就好」。要想方設法減少電子郵件的閱讀量。
節錄自：遠流出版《麥肯錫瞬間專注技巧：掌握自己的「專注力容量」，快速完成工作與學習，表現更好，自由時間更多！》／大嶋祥譽 著
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