電子郵件怎麼寫才有禮貌?寄給客戶的電郵怎麼都沒回?其實一封Email格式可以分成7個基本欄位,看《104職場力》為您整理的Email格式範例,助您在職場、商場溝通往來不NG!
文/《104職場力》
本文導覽
一封電子郵件能簡單劃分以下幾個基本欄位:
看似簡單的電子郵件卻有許多小地方需要注意,一封正式不失禮節的電郵該怎麼寫?讓《104職場力》為您整理撰寫重點,不NG不踩雷,與客戶順暢溝通往來!
延伸閱讀:為什麼我發的Mail,都沒人要回我信?|職場工作術
首先一定要確認寄送電子郵件的收件人郵箱地址是否正確,如Email因信箱格式誤植或缺漏導致訊息未傳達成功,可能因此失去好的合作機會;若電子郵件內容涉及重要的關係或業務事項,甚至可能引發公關危機。
如果需要寄給2個人以上時,可以使用「副本」(CC , Carbon Copy)或「密件副本」(BCC , Blind Carbon Copy)。
「主旨」是電子郵件首要之重,必須簡潔明確的表達來信用意,才能讓收件人一目了然知道郵件內容。不論從一般工作交流、商業合作還是求職角度來看,清楚的電子郵件主旨都有以下助益:
因此盡量避免使用模糊冗長的主題,而是具體描述郵件內容或目的。
例如:
某某單位詢問X月X日研究茶會參與意願
OOO履歷 ─ 應徵X部門X職位
X公司 ─ 商業會議安排日期確認
以禮貌的方式打招戶和稱呼收件人。如果你與收件人不太熟悉,使用「職銜」稱呼較為安全;若與對方已有認識,則可視交情調整。
例如:陳經理您好
正式程度 | 範例 |
尊敬與正式 | Greetings Dear + 稱謂 Good morning + 稱謂 稱謂 + 您好 稱謂 + 日安 |
平輩或關係親近者問候 | Hi + 稱謂 Hey + 稱謂 Hello + 稱謂 |
非常親近的友人 | 安安 嗨嗨 早啊 |
而在正文段落中,要清晰表達你的目的或要求。使用清晰、簡潔的句子,電子郵件並非作文,避免使用太多的行文冗長或囉唆內容,才能使收件人短時間了解你的來信用意,即時做出回應、進行下一步計畫。
此外,要適度的「分段換行」,避免所有文字內容全部擠在同一段,如果有數個事項也可以列點標項,清楚顯示每件事、每個重點。
盡量使用禮貌、尊重、較為謙遜的用語來表達你的意思,避免使用冒犯性或侮辱性的言語,造成雙方不快。
同時也不可忽視「標點符號」使用的重要性,以下幾點要注意:
NG範例,疏忽分段換行、一路逗號、過度重複符號:
我們將舉辦一場專注於XXX領域之研究會議,誠摯邀請您參加並分享您的研究成果,該會議將於「日期」在「地點」舉行,主要聚焦於「主題/領域」,近年因XXX趨勢…會議主軸為「變遷中的…」,您的專業知識和成就將為會議帶來獨特價值,期待您的蒞臨演講如有意願參與,請於「日期」回覆此郵件確認您的參與以及發表的標題,相關研究會議資訊,議程和表單詳於附件,謝謝您撥冗閱讀!!!
而在電子郵件的結尾部分,大致總結你所提到的要點、清楚說明下一步的行動,另外也能感謝收件人的閱讀。
例如:我們非常重視您的意見,如有需求請在「指定的截止日期」前提供上述資訊,若對任何細節有疑問也請隨時與我聯繫,謝謝。
在文末署名或附上「簽名檔」,也就是提供你的姓名、職位和聯絡方式,讓對方能夠更方便的與你聯繫。
例如:
「公司Logo圖片」
「你的名字」
「公司部門」
「聯絡電話」
「電子郵件地址」
「公司地址」
是否曾收到對方有文件或圖片檔需要額外參考,電子郵件看了許久卻找不到檔案在哪?
如有附加檔案需要收件人參閱時,確認附件檔案檔名正確並非亂碼或「未命名」,而檔案也確實上傳,避免還得為了附件再往來、耗費時間。
除此之外,當檔案容量過大無法使用附件方式夾帶時,可上傳至雲端硬碟開啟分享,給予連結讓收件人自行閱覽下載。
常見NG附件檔名:「未命名.jpg」、「%e57%39%bd%e7%ad%a6.pdf」
最後提醒在發送電子郵件前,再三仔細檢查拼寫、語法、標點符號及數字是否有任何錯誤,除了讓資訊清楚明確,也避免因一時疏忽導致資訊傳達錯誤,嚴重可能因數字、數量誤植造成無法挽回的損失。
假設要進一步了解客戶的需求,發信和對方窗口詢問:
主旨:關於您對「 」的需求,請提供更多細節
正文:
XXX先生/女士您好,
我是「你的名字」,來自「你所在的公司或部門」,我們一直很榮幸能夠為您提供服務。繼續向前推進並確保我們雙方合作能完全滿足您期望之前,需要您的協助。
根據我們先前的討論,您表達對特定需求的興趣。為了確保我們能為您提供最佳的解決方案,需要更多的細節和具體要求。
因此還需請您提供以下資訊:1. 需求範圍:如有任何特定…。
2. 目標期望:…。
3. 條件限制:…。
4. 時程規劃:…。
5. …
…這些有助於設計解決方案時更為周全考慮。
我們非常重視您的需求,更希望確保提供之解決方案能完全滿足您的期望。請在「指定的截止日期」前提供上述資訊,如果您對任何細節有疑問,或需要進一步討論,也請隨時與我聯繫。
感謝您的合作和支持!
祝安好,
「你的名字」
「你的職位」
「你的聯繫方式」
延伸閱讀:上班族收Mail可以更有效率!7個超實用的Google Gmail小技巧,可同時查看日曆等外掛程式|職場工作術
關於提升【職場生產力】的更多資訊,還有這些觀點供您參考