你的電子郵件,禮數夠周到嗎?Email必知的7大撰寫重點,禮節、格式大解密!|電子郵件撰寫範例

104職場力
2023.08.10
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電子郵件該怎麼寫才不會被認為沒有禮貌?寄給客戶的電郵怎麼到現在還沒回?其實一封電子郵件可以分成好幾個基本欄位,每個地方都有細節需要注意,讓《104職場力》為您整理電郵格式撰寫重點,謹記email禮儀,不NG不踩雷,與客戶順暢溝通往來!

文/《104職場力》小編

電子郵件基本欄位

一封電子郵件能簡單劃分以下幾個基本欄位:

  • 收件人(To)
  • 主旨(Subject)
  • 正式稱謂(Salutation)
  • 正文(Body)
    • 格式(Formatting)
    • 禮貌用詞(Polite language)
  • 結論(Conclusion)
  • 署名(Signature)
  • 附件(Attachment)

看似簡單的電子郵件卻有許多小地方需要注意,一封正式不失禮節的電郵該怎麼寫?讓《104職場力》為您整理撰寫重點,不NG不踩雷,與客戶順暢溝通往來!

撰寫Email注意事項

延伸閱讀:為什麼我發的Mail,都沒人要回我信?|職場工作術

基本欄位撰寫重點

1. 收件人(To)

首先一定要確認寄送電子郵件的收件人郵箱地址是否正確

如果需要寄給2個人以上時,可以使用「副本」(CC (Carbon Copy))或「密件副本」(BCC (Blind Carbon Copy))。

  • CC與BCC的差別
    • 副本」(CC):增加CC欄位收件人時,這些收件人都能看到彼此的電子郵件地址。
    • 密件副本」(BCC):而增加BCC欄位收件人時,這些人可以收到郵件,但其他收件人無法看到他們的郵件地址。

2. 主旨(Subject)

「主旨」是電子郵件首要之重,必須簡潔明確的表達來信用意,才能讓收件人一目了然知道郵件內容。因此盡量避免使用模糊冗長的主題,而是具體描述郵件內容或目的。

例如:某某單位詢問X月X日研究茶會參與意願

3. 正式稱謂(Salutation)

以禮貌的方式稱呼收件人。如果你與收件人不太熟悉,使用「職銜」稱呼較為安全;若與對方已有認識,則可視交情調整。

例如:陳經理您好

4. 正文(Body)

格式(Formatting)

而在正文段落中,要清晰表達你的目的或要求。使用清晰、簡潔的句子,電子郵件並非作文,避免使用太多的行文冗長或囉唆內容,才能使收件人短時間了解你的來信用意,即時做出回應、進行下一步計畫。

此外,要適度的「分段換行」,避免所有文字內容全部擠在同一段,如果有數個事項也可以列點標項,清楚顯示每件事、每個重點。

禮貌用詞(Polite language)

盡量使用禮貌、尊重、較為謙遜的用語來表達你的意思,避免使用冒犯性或侮辱性的言語,造成雙方不快。

同時也不可忽視「標點符號」使用的重要性,以下幾點要注意:

  1. 避免過多驚嘆號(!):過多驚嘆號可能給人有種情緒化或不專業的感受。僅在必要時適度使用,避免讓收件人誤解。
  2. 避免過多的問號(?):與驚嘆號相類似,過多問號可能讓人感覺困惑或不專業。謹記適度使用,僅在需要確認或提出疑問時使用。
  3. 避免過度重複符號(!!!或???):重複使用多個驚嘆號或問號會讓人感受強烈的情緒表達,質疑對方、咄咄逼人而容易造成誤解,甚至產生衝突。另外也會被認為不專業或不成熟。
  4. 避免多種標點符號混用:在一個句子或段落中同時使用驚嘆號、問號和省略符號等,容易讓人感到混亂。保持使用一種適當的標點符號來表達意思,避免短短的段落中混用多種符號。
  5. 避免使用顏文字或emoji:與朋友、較為熟識的同事,當然可以使用表情符號使對話不單調生硬。但若是較為正式的電子郵件往來,就必須避免使用誇張的表情符號。
  6. 避免一路逗號(,)不停歇,洋洋灑灑最後才句點(。):如上所述,要適度「分段換行」,跟說話一樣換氣與頓點,收件者閱讀時才不會混淆、抓不到重要資訊。

NG範例,疏忽分段換行一路逗號過度重複符號

我們將舉辦一場專注於XXX領域之研究會議,誠摯邀請您參加並分享您的研究成果,該會議將於「日期」在「地點」舉行,主要聚焦於「主題/領域」,近年因XXX趨勢…會議主軸為「變遷中的…」,您的專業知識和成就將為會議帶來獨特價值,期待您的蒞臨演講如有意願參與,請於「日期」回覆此郵件確認您的參與以及發表的標題,相關研究會議資訊,議程和表單詳於附件,謝謝您撥冗閱讀!!!

5. 結論(Conclusion)

而在電子郵件的結尾部分,大致總結你所提到的要點、清楚說明下一步的行動,另外也能感謝收件人的閱讀。

例如:我們非常重視您的意見,如有需求請在「指定的截止日期」前提供上述資訊,若對任何細節有疑問也請隨時與我聯繫,謝謝。

6. 署名(Signature)

在文末署名或附上「簽名檔」,也就是提供你的姓名、職位和聯絡方式,讓對方能夠更方便的與你聯繫。

例如:

「公司Logo圖片」
「你的名字」
「公司部門」
「連絡電話」
「電子郵件地址」
「公司地址」

7. 附件(Attachment)

是否曾收到對方有文件或圖片檔需要額外參考,電子郵件看了許久卻找不到檔案在哪?

如有附加檔案需要收件人參閱時,確認附件檔案檔名正確並非亂碼或「未命名」,而檔案也確實上傳,避免還得為了附件再往來、耗費時間。

除此之外,當檔案容量過大無法使用附件方式夾帶時,可上傳至雲端硬碟開啟分享,給予連結讓收件人自行閱覽下載。

常見NG附件檔名:「未命名.jpg」、「%e57%39%bd%e7%ad%a6.pdf」

Google Gmail 附加檔案方式
圖片來源:Google Gmail說明

最後提醒在發送電子郵件前,再三仔細檢查拼寫、語法、標點符號及數字是否有任何錯誤,除了讓資訊清楚明確,也避免因一時疏忽導致資訊傳達錯誤,嚴重可能因數字、數量誤植造成無法挽回的損失。

延伸閱讀:趕快筆記!3原則寫出收信人愛看的E-mail

電子郵件撰寫範例

假設要進一步了解客戶的需求,發信和對方窗口詢問:

主旨:關於您對「   」的需求,請提供更多細節

正文
XXX先生/女士您好,

我是「你的名字」,來自「你所在的公司或部門」,我們一直很榮幸能夠為您提供服務。繼續向前推進並確保我們雙方合作能完全滿足您期望之前,需要您的協助。

根據我們先前的討論,您表達對特定需求的興趣。為了確保我們能為您提供最佳的解決方案,需要更多的細節和具體要求。

因此還需請您提供以下資訊:

1. 需求範圍:如有任何特定…。
2. 目標期望:…。
3. 條件限制:…。
4. 時程規劃:…。
5. …
…這些有助於設計解決方案時更為周全考慮。

我們非常重視您的需求,更希望確保提供之解決方案能完全滿足您的期望。請在「指定的截止日期」前提供上述資訊,如果您對任何細節有疑問,或需要進一步討論,也請隨時與我聯繫。

感謝您的合作和支持!


祝安好,

「你的名字」
「你的職位」
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