告別打卡鐘!聰明考勤這樣做,幫您遠離吃掉公司成本的隱形殺手

「考勤管理」是每間企業都會遇到的工作,相較於傳統的Excel搭配卡鐘來管理出勤,考勤系統可以增加資料正確性、快速調閱資料、便於保存、法規更新快速等,因此現今越來越多企業走向系統化管理,來省下看不見的隱形成本;無論企業規模大小,導入好用的考勤管理系統,來感受E化帶來的好處吧!

文/人資學院

傳統打卡鐘的缺點

你的公司是用打卡鐘打卡嗎?

不少中小型公司使用是傳統打卡鐘,搭配Excel紀錄來管理出缺勤。拿起打卡片放入打卡鐘,咖的一聲打卡片跳出完成打卡,是以往常見的出缺勤紀錄模式,雖然成本不高,但對於記錄保存與查詢、考勤管理與計算薪資等卻相當的不便,可讓人十分頭疼。傳統的打卡方式有什麼缺點呢?

  1. 出缺勤紀錄不易整合
    每個月必須回收打卡片算薪水、核對出勤紀錄,當碰到忘記打卡的員工,或打錯別人卡片還得一一核對校正,光是整理就得花上許多時間。
  1. 遲到、加班紀錄難管理
    遲到、加班工時紀錄難管理,如果員工忘記申請或碰上代打卡的情況,一不小心就可能踩到勞檢雷區。

考勤管理系統四大優點

筆者整理出系統化管理相較傳統Excel搭配卡鐘的四大優勢,了解系統管理幫助您省下的隱形成本:

  1. 節省人力並增加資料正確性
    成堆的打卡片與請假、加班、排班的紙本記錄,在每月計算薪資時皆須人工逐一比對,計算正確後才能結算薪資,因為事關員工薪資,資料核對一點都錯不得,因此傳統的方式耗時且容易出錯;使用系統管理則可透過系統功能比對、資料整合、報表等方式快速檢視與管理,考勤管理輕鬆上手。
  2. 出缺勤資料調閱快速
    當面對勞檢或員工對於薪資有疑義時,使用紙本管理除了調出打卡片外,還要額外翻找出請假加班等假勤相關紙本記錄,不僅耗時且資料易有缺漏導致公司面臨罰鍰;而系統管理可以利用搜尋功能輕鬆調閱每個員工的出缺勤紀錄,整合過後一目了然!
  3. 資料保存簡易
    根據勞基法規定,企業須保留每位員工出缺勤紀錄至少五年,無論企業人數多寡,紙本資料的保存不易且佔實體空間,若公司有多個門市或廠區,又更多了整合資料的成本;系統管理則將資料存放於雲端或硬碟中,無論檔案多寡皆可有合適的儲存方案,最重要的是能夠多處備份,降低資料遺失的風險。
  4. 法規更新快速
    近年來勞動相關法規更新頻繁,若無系統則需HR時刻注意法規變動並留意紙本作業連動的細節,稍有疏失將會面臨重新作業的重工成本,更甚者觸犯法規導致罰鍰產生;而系統管理可透過版本更新獲取調整好參數的版本,自動符合相關法令!

好的系統讓管理考勤更省力

市面上這麼多考勤管理系統,那要怎麼做評估呢?我認為系統須符合:標準化系統但又能彈性設定、除了記錄外並可提供整合的出勤紀錄以供快速查詢、能夠支援多種打卡方式、針對異常狀況能夠提醒並做好把關;104的出勤管理系統「企業大師」就具備上述的條件。104是台灣知名且在人資領域深耕多年的專業品牌,其開發的系統規格和管理邏輯經過多家企業 HR 和員工的考驗,因此介面與邏輯能更貼近使用者角度與人資流程。

以下簡單介紹企業大師的系統頁面與管理功能:

  1. 人資管理出勤系統:出勤與刷卡能夠自動比對,透過班別、假勤規則與加班的設定,比對出每個員工的出勤狀態,檢視員工假勤合理性;系統提供標準模板,並可另依據企業的需求彈性設定規則。
可設定不同班別、多種假勤規則、加班設定、出勤查詢
  1. 私人秘書
    HR可透過系統查詢員工的假額剩餘狀況,系統並可自動判定假額是否不足來擋下超休的假單;員工也可透過此功能查詢自己的剩餘假額,對雙方來說都省時又便利!
即時查詢個人年度假勤資料,包括各種假勤已休及剩餘可申請時數,系統會自動擋下時數超過的假單
  1. 支援多種打卡情境
    系統提供多種打卡情境,可使用手機、電腦與門禁系統打卡,並可同時支援手機App與保全門禁資料拋轉,讓公司同時管理遠距辦公的同仁與進辦公室同仁的出缺勤狀況。
支援GPS、Wi-Fi、網路打卡、人臉打卡
  1. 出勤規則
    系統可建立不同部門的出勤規則,例如:業務部門的同仁無需比對打卡資料、研發部門可事後申請加班單無需預先申請等。
  1. 防疫管理
    員工在每日進行上、下班打卡時,可同時回報自主量測體溫;此功能協助中小企業打造自主健康管理紀錄,當有出勤異常或體溫異常時系統皆會警示提醒。

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