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2022.09.20 | 7361次觀看

寫英文email不是中翻英就好!4步驟寫出專業有邏輯的英文信

中文的寫作習慣常先解釋原因,再講結果,英文正好相反。因此,在寫英文商用 email 時,如果直接將中文書信翻成英文,可能會讓對方閱讀不易,甚至抓不到內文重點。利用 4 步驟,帶你輕鬆寫出架構完整,且內容清晰的英文信件,不再懼怕用英文寫信。

文/CLN

在職場上,撰寫 email 是非常稀鬆平常的事,但要撰寫一篇清楚且易懂的英文書信並不容易,在求學階段的英文寫作課也很少教授如何撰寫英文 email 的開頭與結尾句,因此許多人常為此感到十分頭痛⋯⋯

因此本篇將從英文 email 寫作概念開始,帶你先了解中英文寫作習慣的差異後,再利用四步驟,依序介紹書信中的必備內容。

一、中英文寫作習慣差異

身為非母語人士的我們,在寫作時,常認為直接將中文書信的內容翻譯成英文即可,但由於中英文的寫作習慣有所差異,所以直接照翻的話,反而會讓母語人士難以抓住書信重點,造成不易閱讀的問題,學習掌握才能寫出清楚的英文 email。

英文習慣先講重點,中文習慣先解釋原因

所謂寫作習慣的差異在於「重點的擺放位置」,英文習慣先在開頭闡述「主旨」、「大意」,所以許多英文老師在教授英文寫作時,一定會叮嚀要在文章開頭撰寫「主題句」,讓讀者能快速抓到段落主旨;反之,中文的書寫習慣常先說明原因,再呈現結果,如以下例句所示:

英文: Many people prefer to work from home becuase they can have better work-life balance and less commuting stress. (先敘述結果再解釋原因)

中文:因為可以達到更好的生活平衡以及省去通勤的時間壓力,許多人偏好在家工作。(先說明原因再敘述結論)

正因為中英文寫作習慣有所差異,因此在寫作時,不建議直接將中文書信翻成英文,否則可能導致母語人士閱讀不易,甚至抓不到內文重點。

而到底該如何撰寫一篇完整的英文書信呢?英文 email 的開頭及結尾又該如何撰寫才能言簡意賅又不失禮貌呢?以下筆者將利用 4 大步驟,帶你了解英文 email 必備內容,以及開頭、結尾萬用句。

二、撰寫英文 email 簡單 4 步驟

Step 1:Opening 開頭

承上述,英文書信開頭習慣先說明大綱與主旨,因此開頭語句常先表明來信原因,開頭常用句型如下:

  • I'm writing to let you know that… 我來信的目的是⋯⋯
  • I would like to… 我想要⋯⋯
  • This email is to notify you that... 這封信主要通知您⋯⋯
  • I'm writing in reference to ... 這封信是關於⋯⋯
  • This letter serves as… 本封信主要⋯⋯

例句:I'm writing to let you know that we want to reschedule the meeting. 

我來信的目的為更改會議時間。

Step 2:Reason 原因

說明來信的主旨後,接著多加說明主旨事由,如相關細節或來信主旨的原因,舉例如下:

Our plans are unexpectedly changed, so we want to reschedule the meeting.

我們的計畫出現了意外的變化,因此我們想更改會議時間。

  • unexpectedly (adv.) 意外地;出乎預料

The woman had a trip to Japan, where she died unexpectedly.

那位去日本旅行的女士在當地意外死亡。

Step 3:Action 行動

清楚說明來信原因與事由後,接著在信中說明自身或期望對方採取的行動,如:

I hope we can postpone the meeting to next Tuesday.

我希望我們可以將會議延期至下週二。

  • postpone 延後;使延期

They have to postpone their holiday until next summer because of the pandemic.

因為疫情,他們必須將假期延後到明年夏天。

Step 4:Closing 結尾

書信結尾多用來表示自身想法或期待,以下為常見的結尾句:

  • 表示自身想法(歉意)

We’re sorry for your inconvenience.  

我們很抱歉為您帶來不便。

  • 表達期待

I am looking forward to hearing from you soon.
我期待近日能收到您的來信。

  • 表達禮貌與客氣

Let me know if you have any questions.
若有任何問題請再告知。

Please do not hesitate to contact me if you have further questions or concerns. 

若後續有任何問題或疑慮,歡迎立即與我聯繫。

結語

其實撰寫英文 email 並沒有想像中困難,只要了解英文的寫作習慣與邏輯,在開頭撰寫來信主要目的,讓閱讀的人能快速抓到文章重點,再運用上述 4 步驟撰寫 email 內文,就可以輕鬆寫出架構完整,且內容清晰的英文書信,讓你日後不再懼怕用英文寫信。

(原文標題:撰寫英文書信的 4 個必備步驟,開頭、結尾一次學會!)

【關於CLN】
CLN 創辦於 2014 年,位於國際地標台北 101 辦公大樓第 37 樓,擁有教學經驗豐富的顧問團隊,旨在提供高品質的企業英語培訓課程、翻譯、駐點諮詢、英文師資訓練、一對一顧問與商用英文家教等服務。歷年來合作客戶涵蓋各大產業,包含 Google、Yahoo、聯發科、Shopee、IKEA、賓士、GSK、Deloitte 等知名企業。


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