寫英文email不是中翻英就好！４步驟寫出專業有邏輯的英文信

黑狗

2 年前

中文的寫作習慣常先解釋原因，再講結果，英文正好相反。因此，在寫英文商用 email 時，如果直接將中文書信翻成英文，可能會讓對方閱讀不易，甚至抓不到內文重點。利用 4 步驟，帶你輕鬆寫出架構完整，且內容清晰的英文信件，不再懼怕用英文寫信。

文／CLN

在職場上，撰寫 email 是非常稀鬆平常的事，但要撰寫一篇清楚且易懂的英文書信並不容易，在求學階段的英文寫作課也很少教授如何撰寫英文 email 的開頭與結尾句，因此許多人常為此感到十分頭痛⋯⋯

因此本篇將從英文 email 寫作概念開始，帶你先了解中英文寫作習慣的差異後，再利用四步驟，依序介紹書信中的必備內容。

一、中英文寫作習慣差異

身為非母語人士的我們，在寫作時，常認為直接將中文書信的內容翻譯成英文即可，但由於中英文的寫作習慣有所差異，所以直接照翻的話，反而會讓母語人士難以抓住書信重點，造成不易閱讀的問題，學習掌握才能寫出清楚的英文 email。

英文習慣先講重點，中文習慣先解釋原因

所謂寫作習慣的差異在於「重點的擺放位置」，英文習慣先在開頭闡述「主旨」、「大意」，所以許多英文老師在教授英文寫作時，一定會叮嚀要在文章開頭撰寫「主題句」，讓讀者能快速抓到段落主旨；反之，中文的書寫習慣常先說明原因，再呈現結果，如以下例句所示：

英文： Many people prefer to work from home becuase they can have better work-life balance and less commuting stress. （先敘述結果再解釋原因）

中文：因為可以達到更好的生活平衡以及省去通勤的時間壓力，許多人偏好在家工作。（先說明原因再敘述結論）

正因為中英文寫作習慣有所差異，因此在寫作時，不建議直接將中文書信翻成英文，否則可能導致母語人士閱讀不易，甚至抓不到內文重點。

而到底該如何撰寫一篇完整的英文書信呢？英文 email 的開頭及結尾又該如何撰寫才能言簡意賅又不失禮貌呢？以下筆者將利用 4 大步驟，帶你了解英文 email 必備內容，以及開頭、結尾萬用句。

二、撰寫英文 email 簡單 4 步驟

Step 1：Opening 開頭

承上述，英文書信開頭習慣先說明大綱與主旨，因此開頭語句常先表明來信原因，開頭常用句型如下：

I'm writing to let you know that… 我來信的目的是⋯⋯
I would like to… 我想要⋯⋯
This email is to notify you that... 這封信主要通知您⋯⋯
I'm writing in reference to ... 這封信是關於⋯⋯
This letter serves as… 本封信主要⋯⋯

例句：I'm writing to let you know that we want to reschedule the meeting.

我來信的目的為更改會議時間。

Step 2：Reason 原因

說明來信的主旨後，接著多加說明主旨事由，如相關細節或來信主旨的原因，舉例如下：

Our plans are unexpectedly changed, so we want to reschedule the meeting.

我們的計畫出現了意外的變化，因此我們想更改會議時間。

unexpectedly (adv.) 意外地；出乎預料

The woman had a trip to Japan, where she died unexpectedly.

那位去日本旅行的女士在當地意外死亡。

Step 3：Action 行動

清楚說明來信原因與事由後，接著在信中說明自身或期望對方採取的行動，如：

I hope we can postpone the meeting to next Tuesday.

我希望我們可以將會議延期至下週二。

postpone 延後；使延期

They have to postpone their holiday until next summer because of the pandemic.

因為疫情，他們必須將假期延後到明年夏天。

Step 4：Closing 結尾

書信結尾多用來表示自身想法或期待，以下為常見的結尾句：

表示自身想法（歉意）

We’re sorry for your inconvenience.

我們很抱歉為您帶來不便。

表達期待

I am looking forward to hearing from you soon.
我期待近日能收到您的來信。

表達禮貌與客氣

Let me know if you have any questions.
若有任何問題請再告知。

Please do not hesitate to contact me if you have further questions or concerns.

若後續有任何問題或疑慮，歡迎立即與我聯繫。

結語

其實撰寫英文 email 並沒有想像中困難，只要了解英文的寫作習慣與邏輯，在開頭撰寫來信主要目的，讓閱讀的人能快速抓到文章重點，再運用上述 4 步驟撰寫 email 內文，就可以輕鬆寫出架構完整，且內容清晰的英文書信，讓你日後不再懼怕用英文寫信。

（原文標題：撰寫英文書信的 4 個必備步驟，開頭、結尾一次學會！）

【關於CLN】
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