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2023.10.20 | 1800次觀看

我的提案老闆總是不買單?先搞懂提案「本質」,清楚問題定位再加上一點好的對策

對於「提案」你是否也有疑問:明明是同樣的點子,為什麼同事說的就是特別精彩、老闆頻頻點頭同意?好點子就是成功的關鍵嗎?事實上,不是好的點子就會被接受,而是被接受的才是好點子。提案也是相同道理,先了解正確問題定位,加上好的對策與效益才能有助對方做出決定。

文/劉奕酉 由方格子授權轉載

說到「提案」你會想到什麼呢?在工作場景中,什麼時候又會使用到提案呢?

對於幕僚角色來說,懂得將想法、建議或觀察,用適當的方式讓對方接收到,是一項相當重要的能力;相較於素養力、會議力、管理力與賽局力大多屬於在無形中發揮價值,提案力則是屬於能夠具體展現自身價值、也會被旁人所看到的一種「說話」技巧。

「明明是同樣的點子,為什麼別人說起來就是比較精彩、容易被買單?」

許多人以為想出了好點子就是成功的關鍵,是金子總會發光。事實上,不是好的點子就會被接受,而是被接受的才是好點子;提案也是如此,需要將好點子經過打磨、拋光,加上適當的話與鋪陳與包裝,才會發出人人可見的光芒。

並不是每個人都具備鑑寶專家一樣的眼光,一眼就辨識出提案的價值。

「提案的本質是什麼?能不能用一句話說清楚?」

曾經在企業內訓的過程中,聽過各式各樣的答案。我想可以簡單總結為四種類型:解決一個問題、掌握一個機會、提出一個做法、做出一個決定。

關於提案這件事

舉例來說,公司的產品市占率下滑,身為營運幕僚的你被要求在下周會議上提出有效的改善對策,這是為了解決問題而做的提案。

根據調研機構的最新報告顯示新市場的機會出現了,該如何掌握住這個機會?也許是推出新產品、策略結盟,或是其他可行的方案,做為幕僚的你,需要為高層出謀劃策,這是為了掌握機會而進行的提案。

如果高層看完提案後,想要進軍歐美市場,要求相關單位擬出品牌行銷的具體做法與計劃,這是為了提出做法而進行的提案。

最後,主管在決策時面對多個可行的方案,作為幕僚的你需要提出決策參考的評估與建議,讓主管做出最終方案的決定。

這些都是工作場景中會使用到提案的常見目的與時機。

提案的本質:正確的問題定位,加上好的對策與效益

不過,這四種類型的提案,都可以說是在解決問題:解決對方的問題、解決自己的問題,或是解決彼此的問題。換句話說,提案就是在解決問題,而我們所要面對的第一道難題,就是:清楚問題是什麼嗎?

比方說,為了掌握一個機會而做的提案。

對方的問題,可能是這個機會是什麼?該不該掌握機會?如何掌握機會?掌握機會又能創造多大效益?那麼,作為提案方的你覺得這些問題的優先順序會是什麼?自己又該如何回應呢?

釐清對方的問題,然後做出合理的問題定位,就是做好提案的第一步。

但是你不能只提出問題,還必須有相應的對策,這是作為一位稱職的幕僚角色所要做到的。所以說提案的本質,就是問題定位對了,再加上好的對策與效益。

提案的本質:正確的問題定位,加上好的對策與效益

那麼,問題該如何定義與定位?對策的擬定有會有什麼不同呢?

問題類型的四種定位與對策擬定

一般來說,問題類型可以分為四種定位:

  1. 回復原狀:可能是發生了損壞,希望回復到原本的狀態。像是機台、設備的損壞或是有一個明確基準值的情況下,都會是這類型的問題定位。
  2. 追求卓越:希望變得更好,比方說能力的提升、營運規模或業績的成長。主要會著眼於未來性。組織中與人有關的問題,大多會將問題設定成這類型的定位,強調為來如何提升、而不是執著於造成現狀的原因是什麼。
  3. 防範未然:預期未來可能會處於不利的情況,或是逐漸走下波,需要提前做出回應。比方說產業的發展終究會趨於成熟、然後衰退,當我們來到成熟階段時,就會警覺為接下來的局勢提早做準備。
  4. 把握機會:這是相對於別人產生前三種問題時,我們該如何做出應對?換句話說,別人的問題,可能是我們的機會;而別人的機會,也可能會成為我們的問題。

你可能會在不少談論問題解決的書中,看過前三種問題定義的說法,而第四種「把握機會」的定位類型是我加進去的。在真實世界的商業競爭,其實是一種動態賽局,當一方面臨問題時,就意味著另一方的機會出現了;因此,在思考如何解決問題的同時,也別忘了專注別人出現了什麼問題?而我們能夠如何做出回應、把握這個機會?

問題定位對了,才有可能找到好的對策。

問題的定位不同,擬定對策的過程也會有不同的方式。比方說:

  1. 恢復原狀:先掌握現狀、做出緊急處置是優先採取的行動,目的是為了先止血、避免問題造成的影響繼續擴大,其次是分析原因、原因處理,然後也需要找出避免再發的對策。
  2. 追求卓越:先盤點現況的資源條件與限制,然後選定目標、展開行動計畫。
  3. 防範未然:先設定問題,然後找出誘發這個問題產生的條件是什麼?接著是規劃預防對策,以及萬一預防無效、問題還是發生時,因應對策又會是什麼?
  4. 把握機會:與追求卓越的對策相似,都是從盤點現有的資源條件與限制出發,了解自己能做什麼、不能做什麼,然後是針對對手可能採取的行動擬定因應對策。

有的問題,先止血、再溯因,會是解決問題的當務之急;有的問題,你會發現探討原因根本無濟於事,將時間精力放在如何達到期望目標,反而才是解決問題的最好方向。

問題的定位不同,擬定對策的過程也會有不同的方式。

同樣的問題,根據你所給定的定位不同,提出的對策也會截然不同,而且會影響對方的觀感與對提案接受的意願

舉例來說,部門有一批電腦老舊需要汰換,準備向上級主管提案。

你認為應該定位為哪一種類型的問題?

如果你認為「電腦老舊會影響到工作效率」所以應該將問題定位為「恢復原狀」的類型,那麼可能會陷入一個瓶頸:你會無法說清楚原狀是什麼樣的狀態?而工作效率要恢復到什麼程度?模糊不清的現狀與目標,是無法清楚定義問題的,這樣的提案自然缺乏說服力。

讓我們換一種想法,假設以「汰換電腦可以提升工作效率」這個想法出發,將問題定位為「追求卓越」的類型如何?可是如此一來,就必須明確設定工作效率提升的目標,這豈不是在替自己找麻煩嗎?況且協同單位能否認同這個目標也是個問題。很有可能連提案內容都無法取得共識,更別說要提案了。

因此,在這個案例中較佳的選擇,是將問題設定為「防範未然」的類型。

以防範未然為出發點的訴求,對於聽取提案的人或決策者來說,可能會因為感受到造成影響的急迫性而提升買單的意願;對於提案者來說也不至於造成負擔,因為提出的是一種風險概念,而需要承擔主要風險的是你的提案對象。

舉例來說,你可以在提案時說明電腦老舊會造成資料損毀的風險,萬一遭到駭客入侵而發生資安問題,對公司來說將會是不可承受的傷害;如果能附上風險損害的估算數據和購換電腦所需的成本,更有助於對方做出決定。

兩種常見的提案架構:5W2H、PCAN

除了問題定位與對策擬定,一份完整的提案中還需要哪些內容呢?這裡提供兩種常用的架構。

第一種架構,是由5W2H來著手

  1. 首先從「問題」的類型定位出發,確認對方的、我們的「目的」(Why)
  2. 然後是「對策」包含「做什麼」(What)、「誰來做」(Who)、「何時做」(When)、「在哪做」(Where)以及「如何做」(How to)
  3. 最後是「估算」(How much)包括效益(Benefit)、成本(Cost)與風險(Risk)讓對方能夠判斷是否符合或超出他的期望,以及對應的備案(Plan)

一份完整的提案,通常會包含這些面向的內容;也可以用5W2H來檢視提案的完整性。

如果是「恢復原狀」的問題類型,可以簡化為第二種架構:PCAN

同樣是從「問題」(Problem)出發,以及對應的「原因」(Cause)及「對策」(Answer)是什麼,最後是解決問題後帶來的效益(Next Benefit)。

兩種常見的提案架構:5W2H、PCAN

在幕僚提案力系列的第一篇文章中,為你摘要了三個重點:

  1. 提案的本質:正確的「問題」定位,再加上好的「對策」與「效益」。
  2. 問題的定位:包括恢復原狀、追求卓越、防範未然與掌握機會這四種。同樣的問題,根據你的定位不同,所提出的對策也會截然不同。
  3. 提案的架構:透過5W2H來展開架構,如果是「恢復原狀」類型的問題,可以將架構簡化為PCAN,也就是問題、原因、對策與效益。

在下一篇文章中,我將告訴你幕僚角色讓好提案發揮成效的關鍵是什麼?

(原文標題:打造超級幕僚#21|幕僚的提案力:提案的本質是什麼?問題定位對了,再加上好的對策與效益

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