人資充電

日期 |2020.08.21

文字 | 104人力銀行

觀看數 | 4835次觀看

5個步驟,建立完美的新進員工入職流程!

人資充電

日期 |2020.08.21

文字 | 104人力銀行

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文/104小編 編譯整理

想像一下這幅場景:一名新進員工在訓練有素的人資領導下,在到職第一天走進了培訓說明會議室,手裡拿著印刷精美的「新人到職須知講義」,會議室裡正展示著高規格製作的企業宣傳影片,大談公司理念、願景,桌上配備一應俱全,識別證、新電腦、筆記本,以及公司贈予新進員工的小禮品。

這是很熟悉的新人到職景色吧?明明企業提供了完整的訓練課程,也依循著新人到職流程引導他們,為什麼還是常常讓新進員工感到不自在、在工作中不知所措,甚至很容易在剛進公司的那段時間感到被孤立、甚至不受歡迎,到底我們做錯了什麼呢?

很多人資會誤解招募工作的完成處,認為只要招募的人才前來報到、如實繳交應提供予公司的基本資料、表單,完成資料建檔,渡過新人報到的那一天之後,就算完成自己的招募工作了。事實上人力資源管理者可以做的不只如此,優秀的HR會和新員工的單位緊密合作,在新人剛進入公司的一開始就規劃有系統的流程、協助新人快速融入團體,盡快發揮他的最佳戰力,能夠在上手職掌後、獨當一面協助公司處理相關業務。

因此完成招募工作的終點,其實不是在新人報到的那一天;而是確保新人能夠完整發揮他的實力、勝任自己的工作職位,才算完成一個招募。

下面我們就來看看,如何透過5個步驟,建立完美的新員工入職流程,事半功倍的幫助每位人才都能發揮所長,成為公司重要的一份子吧!

1. 請記住,別一開始就把人嚇跑

面試時,我們會透過各式的詢問、試鍊來查核求職者的能力、專業技能,因此會嚴格看待求職者的一言一行。但是當他的身份已轉換成新進同仁時,我們必須調整自己的相處模式,將他們視為公司全新的一份子,是我們的工作夥伴、而不是接受我們考驗的菜鳥。

很多新進員工在入職第一天會對這些事情感到有壓力:

  • 一整天八個小時內,突如其來必須熟記部門營收、季/年目標、所有同事的長相、名字。
  • 無趣而冗長的教育訓練課程,一口氣要求新進員工在一週內熟記公司過去的歷史和所有長官。
  • 欠缺「人味」的訓練方式,只透過教育訓練文件、影片讓新人自己摸索、學習。
  • 完全空蕩的辦公桌,沒有電腦、螢幕,甚至電話,未替新人準備好可以立刻上工的工具。

如何讓新進員工別在第一天就感到不自在,甚至「萌生退意」呢?不論國內外的專欄文章,都建議採用「同理心思考法」來應對,即是設身處地的去思考:

「如果今天是我換去一個新的工作環境,我會希望獲得什麼幫助?」

良好的公司第一印象,將有效提升新進員工的留任率,美國的人資機構研究顯示,在入職期間透過循序漸進的培訓方式,不要過度施加壓力給新人,不僅能加速新舊員工的工作整合、提高生產率,最重要的是能讓新進員工在適應期過後的離職率,下降約25%。

因此,盡可能的在新進員工入職的第一天,在「展現公司最好一面」之餘,務必要對新進人員多點體貼、多些關懷,不要期望他在第一天、第一週就學會所有事情。

2. 讓新員工的第一天變成團隊慶祝日

舊金山州立大學的人力資源管理計劃負責人 John Sullivan 在研究中整理出幾個要素,是從新人到職開始、最有利推動培訓計畫實行的要點,或許計劃很嚴謹,但執行起來可以很人性化。

其中包括幾個項目:

  • 制定清楚的目標,並帶領新人實現。
  • 讓新員工的第一天變成團隊慶祝日。
  • 透過日常興趣、喜好的閒聊,讓同事間產生連結。
  • 在第一天就提供新員工足夠的生產工具。
  • 不要給予新同仁倉促、乏味或無效的工作來消磨時間。
  • 在雙方剛開始合作時,就透過大量的反饋來互相提升改進。

其中最有趣的,要算是「讓新員工的第一天變成團隊慶祝日」這件事。

很多組織非常擅長於「歡送一名親愛的同事離職」,可能會舉辦送別餐會、辦一個體面的辦公室離別Party、眾人一起舉杯互道珍重,甚至去KTV夜唱通宵、以顯情誼。奇怪的是,當這名員工當年初來乍到公司時,卻沒有人想這麼做。

一個組織如果在歡迎新員工時,透過輕鬆的聚會拉近彼此的距離,可以不用在雙方都還未熟識、仍在試探階段時就滿口公事、生硬的數字,而且可以在溫馨的氣氛下迎接新員工的到來,不再放他在辦公室裡,默然面對因公事忙得團團轉、無暇帶領他的同事、主管們。

不一定所有的組織都會舉辦豪華的歡迎式、同樂餐會、或是另覓場地的團康活動,多數組織的作法是在員工到職的第一週,安排數名資深同仁帶領他去公司附近覓食,藉由午餐邀請認識週邊環境,包括餐館、停車場、大眾運輸系統、生活機能介紹等等,也是很棒的作法。

3. 安排一名部門輔導員

雇主很常忽略新進員工常會有一些「基礎、非專業」的問題,即便安排再多的訓練文件、課程,也不見得能回答出一些職場中會遇上的細節,譬如:公司是否有些特殊用詞(黑話)?主管們習慣使用的文件格式?某位主管閱讀報告的習慣?辦公室是否有特殊的禮節需遵守?(甚至是更基本的問題,辦公室的wifi密碼?我們公司有提供衛生紙或水杯嗎?文具如果用完該跟誰申請?)

這些問題隨著員工一步步上手工作後,總有一天他會在碰撞中摸清答案,但是與其等待新進員工在遍體鱗傷後才知道解答,何不一開始就讓較資深的同仁來引領他,快速讓新人知道解答,盡快專注在工作上呢?

許多公司會直接安排一位專屬新人的「輔導員」,透過該名資深員工幫助員工在第一個月解決各種大小問題、確保新人在各方面都可諮詢,以利入職流程更順暢。

4. 人資部門務必掌握新人的訓練進度

在新人剛到職的期間,和部門主管間的溝通是非常重要的 ── 這邊指的是對HR而言。

很多公司會讓人力資源管理部門協助設計訓練清單、培訓計畫,希望新人能夠在進入公司後順利融入,不要發生在適應期間就人才夭折的情況。但是清單設計完成、也交付到部門手中,新人一到職後,所有的工作卻由部門主管來接手,而他們會不會按照清單上按表操課,沒人能肯定。

因此,如何確保部門主管和資深員工會如實執行訓練規劃,仰賴人資部門主動積極的詢問(但不適合過度頻繁),透過訓練進度、狀況回報,掌握目前新人的學習進度。

通常部門的訓練應包括具體的培訓計劃、鼓勵主管和新員工分享對於工作的期待、短期目標的設定、職掌範圍,然後在最初的階段密集、積極的主動關心新員工的狀況。

最糟糕的情況就是新人被部門閒置一旁,等待他自行摸索、期望他能自己跟上大家的腳步,這是所有人資都該避免的。

5. 利用意見回饋,不斷優化新進員工入職流程

良好的培訓計畫必須伴隨著與時俱進的優化,人才會隨著世代不同、相應的訓練方式也不同,如果企業運用的訓練培訓計畫是十年如一日、墨守成規的作法,勢必會和不同世代產生代溝隔閡,無法達成訓練目的。

因此在每次的新進員工訓練流程中導入意見回饋,蒐集受訓者(新進員工)、訓練執行者(資深員工或主管)雙方的意見,找出哪些訓練項目過於繁重、或是不合時宜的作精簡,或是訓練內容過淺、對實際執行幫助有限,建議擴充訓練項目、或是提出更好的作法,改善公司的入職培訓計劃,讓新人、單位、公司三者皆贏。


一個企業如何對待新進員工,將是企業最佳的福利行銷素材,懂得在人才入職的第一天就善待他、幫助他進入狀況,絕對能激發他的效力熱情,願意和公司建立長期而穩定的積極關係,而新人若能如期發揮戰力,對於組織的工作分配、目標達成也有絕對正向的幫助。

沒有一個人希望在進入新環境時被當作棄子,任其自生自滅。下回再有新人來報到時,不妨試試看利用這5個步驟,絕對可以幫助新進員工快速融入公司、成為即戰力哦!


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