文書高手的效率秘密！Excel常用快速鍵與實用技巧｜職場工作術

小編的話：Excel是辦公室文書的必備軟體工具，包括統計數據、製作表單、分類整理，使用到的機率甚至遠遠超過純文字編輯軟體Word。但是使用同一份軟體、同樣是Excel，高手整理文件的時間就是快過一般人，到底有哪些高手在用的快速鍵和實用技巧呢？本文要一次告訴大家哦！

文／ARON HACK 亞倫害的　由方格子授權轉載

跟工程師學懶人技巧

眾多行業中，軟體工程師或程式設計師算是每天都努力敲鍵盤的一群人，甚至可能是次數最多的一群人。因為每天都在敲鍵盤，敲著敲著就敲出心得，或抱怨。

「為什麼我每天光是處理這個小動作就要花那麼多時間？沒有快一點的方法嗎？」，甚至有研究指出，工程師每天花最多時間的動作，就是滑滾輪找指定段落。

工程師被賦予的天賦是發現問題，並解決問題。那他們怎麼解決上述問題？

通常，工程師們會有自己習慣的程式編輯器，程式的本質是文字，所以編輯器說穿了就是像Windows裡面的純文字文件，或Word，只是它的功能更多一點。透過編輯器的功能，能夠提升敲鍵盤的效率，甚至對許多工程師來說，最好的編輯器就是可以不需要滑鼠的編輯器，因為這樣更快！

因此，這篇文章會採用這個模式，能用鍵盤的動作就不用滑鼠，能按快速鍵的指令就不按選單。

行前說明

以下列出的快速鍵皆會將Windows和Mac版本用/分開，如果沒有特別標示代表相同。

鬼速奧義

1. 選取文字

Shift + 方向鍵

不管在Windows或Mac中，只是「按Shift+方向鍵」就可以用鍵盤選取文字，不管在什麼軟體中都適用。

如果你用滑鼠做同樣的事情，可能會不小心選過頭，尤其公用電腦的滑鼠都很難用；或是你現在用的電腦根本沒有滑鼠，你正按著筆電的觸控板按得很痛苦。

2. 快速移動

Ctrl + 方向鍵 / Cmd + 方向鍵

在Excel中，最常做的事情就是檢視資料和選取儲存格，這個快速鍵可以快速地在單一表格內移動，如下圖的選取範圍。

如果你有一個超大張的表格，你就可以用這個技巧快速檢視列數和行數。
但有一點要注意，如果表格中有空的儲存格，我們的瞬間移動在這個地方就會卡住，需要再多按一次或兩次。

3. 快速選取儲存格

Ctrl + Shift + 方向鍵 / Cmd + Shift + 方向鍵

這個快速鍵是從第一點與第二點衍生而來。
第一點可以快速選取，第二點可以快速移動，兩者相加就可以「快速移動+選取」。

4. 全選

Ctrl + A / Cmd + A

這也是不管在什麼軟體都適用的快速鍵，按一次可以選取整張表格，再按一次可以選取這個工作表中的所有範圍，如下，這樣就可以快速刪除所有內容了。

這裡有個冷知識，雖然目前意義不明。

從上圖可以看出，當所有儲存格都被選取時，只有一個儲存格保持空白，這個格子就是我們在全選前點選的儲存格。

另外，從這個快速鍵可以延伸出另一個表格設定技巧。
許多人經常會讓表格的標題「跨欄置中」，如下圖的標題「表格1」和「表格2」。
這個方式沒什麼問題，但我會習慣在標題和表格中間留一個空白行，如右邊的表格。

為什麼要這樣做？這牽涉到另一個常用功能，「籂選 (Filter)」。

我們每次按下籂選的時候，可以想像成Excel默默幫我們做了一次「全選」的動作，然後才進行籂選。在表格1中，因為籂選的內容包括了標題，所以會變成下圖的樣子。

相反，表格2的籂選方式才是我們真正需要的格式。

如果沒有這樣做，我們每次在籂選前都要手動選取範圍，然後才能按籂選，超！級！慢！

可能有些人會覺得中間多一欄空白很醜，那你可以考慮把這一欄的欄高縮小，或是乾脆隱藏。

5. 刪除/插入列或行

Ctrl + / Ctrl -
Cmd + / Cmd -

刪除與插入是在Excel裡面超級常用的功能之一，但這個快速鍵竟然沒有列在滑鼠右鍵的快鍵選單裡面，必學！

6. 編輯格存格內容

F2

別人還在晃啊晃的找滑鼠的時候，你已完成編輯了，簡潔俐落。
如果你使用的電腦是Windows系統，你也可以使用F2來重新命名資料夾或檔案。

7. 快速跳行

Ctrl + G

在Excel中，儲存格座標有很多種表示方法，其中一個是像「A50」、「B100」，這個快速鍵可以透過座標，快速跳至指定的儲存格。

和第二點的快速跳至表格底部有點不同，這個方式可以跳到表格的中間，不用怕跳過頭。

8. 自動填滿

對黑色十字點擊滑鼠左鍵兩次

在Excel中，拖拉儲存格右下角的黑色十字可以「自動填滿」，這大家都知道，但許多人不知道，只要對黑色十字點左鍵兩下，Excel就會自動填滿至最後一列！當你有上百上千列資料要自動填入的時候，這個方法超好用。

填滿的預設結果是複製第一個儲存格的內容，可以在填滿後透過選項調整。

必須注意一點，自動填滿的判斷模式和「2.快速移動」有點像，如果隔壁的表格中間有空白的話，填滿的動作就只會進行到空白處。

9. 快速切換工作表

Win : Ctrl + PageUp / PageDown
Mac : Option + ← / Option + →

如果你的Excel中有多張工作表，用這個快速鍵可以快速在不同工作表間切換。

這個快速鍵也適用於網頁瀏覽器，如Chrome和Firefox，如果你和我一樣經常開一大大大堆分頁，那這個快速鍵就超適合你，但是在Mac中要更改如下：

Option + Cmd + ← / Option + Cmd + →

至於IE嘛，就別勉強它了。

10. 移動欄位順序

滑鼠選取整欄後，按住Shift並拖曳

這是個經常需要使用，但很多人不知道的快速鍵。

記得拖曳前要確實按住Shift，否則會變成覆蓋其他欄位而不是排列順序。

11. 還原/重做

還原
Ctrl + Z / Cmd + Z

重做
Ctrl + Y / Cmd + Y

這組快速鍵在作業系統和大部份軟體中都好用！但要注意一點，在有些軟體中，有重做是Ctrl + Shift + Z / Cmd + Shift + Z，如最有名的就是Photoshop系列軟體。

這個功能在網頁瀏覽器，如Google Chrome和Firefox中都可以使用。我猜你一定遇過這種情形，花二十分鐘在FB打了一篇文情並茂的長文，結果不小心Delete掉了！沒關係，Ctrl + Z就好。

12. 籂選

Ctrl + Shift + L

籂選是Excel中超級常用的功能，重要！

應該怎麼學快速鍵

學英文單字，最笨的方法是找一本字典，把裡面的單字全部背起來。許多人都曾這麼試過，而且最後都放棄了。比較理想的方式，你可以閱讀自己有興趣的內容，像是小說、雜誌、影集，遇到不會的字再查，查越多次的字代表重要性也越高。

學Excel的快速鍵也是這樣，遇到再查。有些快速鍵在Excel中就會備註，有些Google一下就可以得到答案。

至於困擾許多人的Excel公式，當然也能用同樣的方式學習。微軟提供了官方說明文件，Excel 函數 (按字母排序)和Excel 函數 (依類別)，裡面列出了所有的Excel公式，不要傻傻地全部背起來，那和背字典沒有兩樣。只要你懂得定義問題，並抓出關鍵字，大部份的問題都可以得到解答。千千萬萬人在用Excel，你通常不會是第一個遇到這個問題的人。

（原文標題：鬼速Excel，瞬間提升效率的快速鍵與實用技巧）

【關於方格子】以多元模式創造價值，期望讓每位專注的創作者自在分享、交流。在104發表的文章，都是由方格子創作者各別創作，透過「方格子直送」計畫授權轉載。
方格子網站　 方格子臉書粉絲頁

---

職場Excel相關課程，小編整理推薦：

	課程名稱	課程觀看數
	王作桓 | 職場救星! 從Excel基本功到進階實務精華	30,000次up瀏覽
	一日速成-零基礎Excel入門班	21,000次up瀏覽
	ChatGPT x Excel | 職場必學商務數據分析術	17,000次up瀏覽
	無痛起步-Excel VBA超入門實戰	17,000次up瀏覽

延伸閱讀：
57招常見Excel試算表設定技巧，助你事半功倍！｜職場工作術
誰說職場技能只能上班後再培養？3個讓你贏在起跑點的辦公室必備技能！
想讓工作目標實現？每個人都需要的12步驟思考法｜職場工作術