新手主管難題:被質疑工作分配不公,怎麼辦?「三公一私」原則讓下屬心服口服

Cheers快樂工作人
2024.06.04
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分配完目標後,卻被下屬質疑不公平,這時如何處理?新手主管因為剛被升遷,團隊成員可能是過去的同事與朋友,新手主管要如何兼顧團隊情誼與公平分配?前Nike Kids大中華區總經理陳淑芬教你運用「三公一私」原則,讓部屬對你的分配心服口服,甚至打造激發熱情的團隊氛圍。

文/Cheers編輯部 由Cheers授權轉載

新手主管,會遇到哪些棘手的難題?「如何公平地分配工作」,便是一道需要謹慎下筆的必考題。

陳淑芬擔任業務經理時,為了分配部屬業務目標,她坦言:「真的好難。在分配上,沒有『絕對的公平』,儘管想做到盡可能的公平,但每個人都認為自己手上的工作才是最困難的⋯⋯。」以下是陳淑芬的建議。

Q:覺得做到公平分配了,團隊成員卻不這麼認為,我還可以怎麼做?

相信很多時候,主管會被同仁或下屬挑戰公平性。

對於業務經理,每個月分配目標是相當基本的工作。我們有可靠的大數據、歷史紀錄做為參考,了解每家店的業績占比,因此我們是用非常科學、有邏輯的方式來分配目標。

除了數據,如果有些特別事件,如某家店附近即將有競業開幕,我們就可以預知未來幾個月,這家店銷售量將受到波及,因此必須將此事納入業績分配考量與調整。

當目標確認且發布後,所有團隊成員都能看到彼此的目標,我也很歡迎成員找我討論,展開正面且良好的溝通。

另外特別提醒,看到眼前急需分配的「業績目標」之外,還需要先看到「人」。對於員工而言,他的個人職涯發展是非常重要的,所以溝通目標時,要讓員工理解這也與他個人的未來成長目標有關,比較容易讓同仁買單。

把員工的感受與成長方向放在業績目標之前,從部屬的角度思考,我認為這是相當重要的一環。

Q:如何站在部屬角度思考,又不受關係的壓力影響?

在分配工作任務與目標上,我會採用「三公一私」原則:

1. 設定目標要「公私分明」

第一個是公私分明,新手主管因為剛被升遷,團隊成員可能是過去的同事與朋友。但談及目標數字時,絕不能抱有過多私人情感,而是要針對數字就事論事。如果有門店設定較高業績目標時,自然也要給予更多的資源與支持。

若團隊成員質疑資源分配不均,也必須理解與聆聽團隊的困難,並將其納入分配的考量。

我後來當總經理時,遇到非常多部門來爭取資源。我通常會反問:資源當然有,但最重要的是拿了資源,你能回饋給公司什麼?談論「投資報酬率」(ROI,Return on Investment),是非常的重要的。對公司來說,資源是固定的,如何分配才能獲得最多回饋,是首要考量。所以不要害怕業績目標高,因為你相對也會拿到較多資源

2. 分配任務要「公平對待」

分配任務時,每一團隊成員受到的壓力與工作困難度,應盡可能均等,也就是每個人手上都有一些困難的,也有不是這麼困難的客戶,才能比較公平。

3. 表揚員工要「公開讚賞」

表揚績效表現特別良好的員工時,必須讓他的辛勤付出被所有人看見。過往在百事食品任職時,有每月之星(Monthly Star)制度,讓團隊成員推選本月優良員工以進行表揚,希望員工的努力,被更多人看見。藉由推舉每月之星,激勵其他同仁,讓其他人也期望獲得每月之星而努力,營造出正面、積極的企業文化。

公開表揚對組織的氛圍跟文化,會有很正面的幫助,能夠激發成員的熱情與正向態度,讓團隊面對巨大挑戰時,不會說「抱歉,我做不到」,而是說「我們可以一起試試看」。

4. 了解員工要「私下關心」

確定目標分配後,主管應該了解每個員工對於目標的感受。理解從他的角度,現行目標是否太過困難,或是不具備挑戰性。最好找機會私下了解員工感受,並確認此次分配任務是否符合個人發展計畫,進而了解對整體團隊而言,目標是否需要調整。

Q:無法滿足團隊成員需求,就不是好主管了嗎?

我本身個性就比較好相處,所以對責罵團隊相當有障礙。我會試著就事論事,針對業績及每個月的貢獻等績效表現談論,而不是針對個人。做到公私分明,我覺得能較聚焦地解決問題。

另外,有一個提醒,當個濫好人會影響整個團隊。舉例來說,在業務團隊,有個業務怎麼樣都無法達成目標,如果因為想當好人,就一直放大業務碰到的挑戰與困難,甚至下修目標。這樣只會讓其他人感到不滿,甚至會讓他們有錯誤認知

覺得做得好的人反而獲得更高的目標,做不好的人卻可以被容忍,這對做得好的人是種變相懲罰。

陳淑芬小檔案
學歷:台灣大學EMBA商學組碩士、淡江大學管理科學研究所碩士、政治大學企業管理系學士
現職:光與鹽管理顧問公司創辦人暨執行長
經歷:Dyson 中國電商副總裁、Nike Kids 大中華區總經理、Nike 台灣總經理、百事食品 台灣總經理

(原文標題:新手主管101|主管只想當好人,是變相懲罰那些做得好的人!4法則都做到才公平


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