即使訂好了一天的工作計畫,突如其來的意外總是難以預料──像是上班途中遇到塞車,導致整個行程延誤,讓人不禁懷疑是否該整天「砍掉重練」。事實上,計畫不是用來完美執行的,而是提供方向與彈性調整的依據。本文節錄自《減法》,分享兩個簡單有效的做法,面對突發狀況也能穩住步調、維持高效!
文/王世民
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假如你本來的計畫是在9點到公司開始做第一件要事,但不巧的是,路上堵車,導致在9點15分才到達公司。在這種計畫剛開始執行就遇到了意外的情況下,你會怎麼辦呢?
大部分人可能會選擇放棄當天的整個計畫,但其實大可不必。
只要做好兩個調整,計畫依然能發揮作用,讓你的一天保持高效率。
在一天的執行過程中,完全按照計畫執行的情況非常罕見。更常見的情況是計畫無法如預期般執行。
制訂計畫的本質,並不是要求執行情況必須與計畫完全一致,計畫的作用是提前做了一次預演,讓你在執行時心裡更有底,遇到問題後能快速調整。
既然這樣,為何大多數人在計畫未如期執行後,就會選擇放棄呢?
這就是完美主義在作祟:要嘛做到完美,要嘛就不做。
所以,只要心態上接受不完美,就不會輕易放棄一天的計畫了。
當計畫執行情況出現偏差後,需要考慮哪些任務或時段可以進行調整,以適應變化後的情況。
以早上因為堵車而晚到公司15分鐘為例。
在這種情況下,可以接受稍晚開始做第一件要事,並利用上午預留的11點至11點半這個留白時段來做彌補,如圖5-42所示。
需要注意的是,調整當天計畫時,不要修改原計畫時段的內容,而是使用藍色字體在實際執行中填寫新的計畫安排。
節錄自:商周出版《減法:少即是多,慢即是快。關於時間、精力、效能與人生管理的核心科學。5%精英都在做的減法工作術》/王世民 著
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