學習成長

日期 |2020.11.05

文字 | 104人力銀行

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上班時間永遠不夠用、只好加班處理?你是不是也犯了「工作時間碎片化」的毛病?|職場工作術

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日期 |2020.11.05

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你知道什麼是職場的「時間管理」嗎?工作效率不高的人,容易把「工作時間碎片化」而讓自己看起來很忙、卻沒有什麼工作進展;而那些在職場表現前5%的人,其實個個都擅長「碎片化時間工作」,兩者之間到底有什麼差異讓效率天差地遠呢?

利用碎片化時間工作和將工作時間碎片化,其實是兩種截然不同的工作態度,

前者是充分利用可能被浪費的零碎時間來處理工作,後者則是將本來完整的工作時間分割成多個小塊時間,穿插處理不同的事情。

舉一個簡單的例子。如果你在等電梯的時候用手機回覆了一封工作上的郵件, 那麼就可以理解為利用了碎片化時間工作。有的郵件需要回覆的內容可能很簡單,用手機打幾個字就可以,這種工作完全可以利用碎片化的時間來完成,沒有必要一定要到自己的電腦前去回覆。

相反的,如果你本來計畫下午用三小時整理一份報告,但是在這個過程中你一會兒看看群組,一會兒用微信聊天,工作時間總是被很零碎的私人事情打斷,這就是將工作時間碎片化。或者是寫一會兒報告又去回覆郵件,再寫一會兒又去打個電話。這樣看似一直在工作,但這也是一種將工作時間碎片化的行為,也會導致工作效率不高。

不難看出,利用碎片化時間工作使自己看上去很忙是一種高效率人士的工作行為,他們對於哪些工作可以利用碎片化時間處理,有著很清晰的判斷,這些人的能力通常都不會差。而將工作時間碎片化後使自己看上去很忙,則是一種低效率人士的工作行為,他們工作的時候不聚焦,容易被外界干擾,所以這種忙是瞎忙。

我們再來看看兩個程式設計師的例子。他們兩人坐在離我很近的位置上,所以
我對他們的工作態度和作息時間比較瞭解。我們公司的App有安卓和iOS〈蘋果移動設備作業系統〉兩個版本,分別由這兩個程式設計師負責。因為App的功能是一樣的,只是平台不一樣,所以可以認為兩個人的工作內容和難度是大致相同的,但是他們的效率卻截然不同。

我們是彈性工作時間,每天保證至少八個小時的工作時間即可,早來就可以早 走,晚來就得晚走。程式設計師A每天早上八點半之前一定會到達公司,上午是他集中精力編代碼的時間,這期間除了工作就只有上廁所和喝水。為了避免被打擾,他不會打開郵件系統的提醒,內部的IM〈即時通訊〉也會關閉,手機調成靜音,更不會掛著QQ〈騰訊公司推出的即時通訊軟體〉或是聊微信、檢查群組對話。有時候甚至為了安靜,他還會特意找一個沒有人的小會議室工作。

上午的時間他不跟別人討論問題,不跟別人開會,就算測試、設計中發現bug〈程式錯誤〉,他也不會中斷手上的工作去處理。

中午吃完飯,他只做短暫的休息,看看手機上有沒有什麼重要的來電或是資

訊,然後就打開折疊床午睡。午休結束後,他才會把郵件系統和內部的IM打開,因為剛睡醒時適合處理一些簡單的郵件和留言。下午的時間他主要用來修改bug,也會參加相關的會議或是和別人討論問題。一到下班時間他就會關了電腦去趕車,幾乎沒有加過班。

程式設計師B則不同,他經常早上十點半才到公司,看看前一天的郵件,或是跟人討論一下問題就到午飯時間了,整個上午都沒怎麼寫代碼。午休時間他不午睡,不是在玩手機就是在看網頁。下午也是昏昏欲睡的樣子,不論是當面還是在IM上,不管誰找他,他都不會拒絕,沒寫幾行代碼他就又去看看郵件或是玩玩手機。

程式設計師B則不同,他經常早上十點半才到公司,看看前一天的郵件,或是跟人討論一下問題就到午飯時間了,整個上午都沒怎麼寫代碼。午休時間他不午睡,不是在玩手機就是在看網頁。下午也是昏昏欲睡的樣子,不論是當面還是在IM上,不管誰找他,他都不會拒絕,沒寫幾行代碼他就又去看看郵件或是玩玩手機。

由於來得晚,白天沒有什麼工作輸出,所以晚上必須加班,按照他的說法就是晚上人少,可以集中精力編代碼,於是他總是加班到很晚。因為晚上回去得晚,早上又起不來,導致第二天到公司又比較晚,如此反反覆覆。

這兩位程式設計師的技術能力我個人感覺差別不大,但正是對工作時間的把握

不同,導致工作效率有很大的差異。A能充分利用整塊時間,盡可能的避免工作時間被碎片化,並結合大腦的興奮度來處理不同類型的工作,因此有著更高的工作效率。B則完全相反,整塊的時間都被碎片化了,又不注意勞逸結合,每天搞得自己很忙的樣子,但其實工作量跟A差不多。

A是避免工作時間被碎片化的例子,B則是把工作時間碎片化的例子,但是都還不是利用碎片化時間工作。利用碎片化時間工作有著更高的要求,常見於一些高端人士。

善用零碎時間,把更多完整時間留給生活

那麼,哪些時間可以算是碎片化時間呢?等車、坐車、行走、排隊、候機、 搭機、上廁所、睡覺前等時間,都可以看作是碎片化時間。這些時間有個共同的特點,那就是你通常不在辦公桌前,時間長度可能有長有短,所處的狀態也可能不同。

不同的碎片化時間,能處理的工作內容也不一樣。在等車、排隊時一般只能 使用手機,你可以處理像是查看郵件,用移動辦公App審批電子流程,在工作的群組裡發消息、討論問題,設置工作日程等;但在坐車、候機、坐飛機時一般時間會較長,可以用筆記型電腦做一些複雜的工作,比如寫計畫書,做方案PPT〈簡報〉,寫出差匯報、工作總結等;如果是處於行走、運動中,這個時候可以用藍牙耳機打電話、聽匯報等。

安‧海瑟薇〈Anne Hathaway〉在電影《高年級實習生》中飾演的女創業家就是一個善用碎片化時間工作的典範。例如,在司機開車送她上下班時,她會一邊用車上的視訊電話討論工作上的事情,一邊用手機回覆工作郵件,甚至還用另一個手機又接聽其他電話。

不過,很多利用碎片化時間工作的人難免給人留下工作狂的印象,彷彿閒置時間都被工作塞滿了。所以要注意,利用碎片化時間工作並不是為了時時刻刻工作,而是將省下的整塊時間回歸到生活,從而讓工作和生活的關係更平衡。

這裡還要提一下「番茄工作法」,這個方法主要講的是集中精力工作二十五分鐘就休息五分鐘。這並不能單純的認為是將工作時間碎片化,而是一種勞逸結合的工作方法,只是這個方法將二十五分鐘看成一整塊的工作時間,不能再碎片化。而且連續的幾個二十五分鐘都要儘量處理同一項專案的事情,而不是前二十五分鐘處理一件事,下一個二十五分鐘又處理另一件事。所以本質上還是一種避免將整塊時間碎片化的工作思路,因為手機上的各種推播和提醒實在太容易讓人失去專注。

如果你是一個有拖延症,而且不論做什麼事總是隔一會兒就要看手機的人,那麼可以先嘗試在較短時間內集中精力,比如半小時,然後再嘗試一段稍長的時間避免被打擾和碎片化,此外,在這更長的時間段中要處理同一項事務。

利用碎片化時間處理合適的工作有助於提高工作效率,但是目的仍是平衡工作

和生活的關係,而不是把自己搞得特別忙。你是在利用碎片化時間工作,還是將工作時間碎片化,通過上面的解釋,應該清楚了吧?

原文標題:〈你能善用時間碎片,還是把時間變成了碎片?〉
文章授權:樂金文化《職場前5%的人憑什麼贏?:菁英都具備時間管理、解決問題的6項致勝關鍵 / 沐丞  著》
職場前5%的人憑什麼贏?

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