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日期 |2021.04.08

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【州巧科技】職能運用實務分享

文/州巧科技(股)公司管理處 楊雅婷 小姐

接近年底,當公司正在規劃明年預算、訂定策略目標的同時,公司內,集團職能測評作業也同步展開,讓每位同仁都動了起來。每年一次,總是需要藉由再一次的測評動作,提供工具讓主管與部屬、公司與同仁間,更加瞭解彼此、促進溝通,這似乎已經成為我們的傳統了!

從2010年推行職能專案至今,即將邁入第三年,在這段不長不短的時間中,透過每次問題的反思,進而微調作法,讓職能持續深入應用於州巧科技的招募面談、績效管理、訓練發展及員工關係上,一步一腳步,在這裡與各位先進、前輩分享,若有任何回饋,還望各位讀者能不吝指教。

導入運用

透過整體需求評估,在2011年,公司決議整體專案執行範圍,包含

(1).核心/管理/專業職能模型的分析、建置

(2).職能面談技巧訓練

(3).集團職能測評作業

(4).工作分析/能力盤點

範圍如此全面、對象囊括全集團幾千人,預計於半年間完成,這項重要任務考驗著HR,尤其是第一次接觸職能這個概念的我。

在這段期間,如何讓自己跳脫一知半解的狀態、如何讓其他單位buy in,讓時程能如期地run下去,是我們首先要思考的部份。從略知皮毛到基礎通盤瞭解,全靠104顧問團隊的全力協助。仍然記得,在初期,那種從一上班就接電話到下班的日子,好在有104專案客服人員的協助,讓我們能維持問題回覆的品質,進而提升內部同仁的信賴感,這是很重要的一環,員工會相信HR,就算他有一些疑慮,但透過你的即時回應,他會願意配合;另外,讓專案順利進行的最重要原因:全賴高階主管的支持與以身作則。得到其首肯後,我們馬上決定了職能推動小組成員,將部門主管拉進來成為key man、擬訂職能建置獎懲簽呈並召開會議,說明專案目的、範圍、內容、時程並詳細列出對於員工產生的可能影響與獎懲的評比標準、各項目佔比與公式,這些作法除了讓各單位瞭解到專案的重要性外,也看見高階主管的重視程度,並能先將作業時間預排入時程表當中。

當然,過程中可能也會遇到一些非預期的狀況,需要進行員工感受的安撫。就以職能盤點這件事來看,當同仁很認真的在時限內完成系統的測驗後,公佈成績、看到分數的當下,大多數的同仁會專注於自己低分的地方,主管也開始思考部屬為什麼會得到低分,質疑測驗的準確性?更有些同仁可能會進一步懷疑低分的後果會如何?這就好像孩子在媽媽的眼中,永遠是最好的,主管的主觀觀察與系統客觀判定所產生的落差,需要事先匯總可能成因,並提供作法讓主管可理解並能合理回應。而面對同仁的懷疑,則需要事先打預防針,向大家說明:測驗是工具,工具的目的主要是提供同仁自我檢視的機會。不論高、低分,公司要瞭解的是成績背後所代表的意義與行為、趨勢,進而思考可以進一步為同仁做些什麼。建議或攻擊的感受,只有一線之隔,端賴HR的細膩觀察與持續耐心回應。

落實活化

在半年的基礎打底動作完成後,主管就會接著來問你:「下一步呢?效益是什麼?」,在這個階段,關鍵的是你要如何證明職能所產出的工具有其功效?並確保它被落實用在工作中。最有效的方式,就是將其置入到「制度」當中,並透過「活動」及「刊物」來持續不斷的宣傳它。

以州巧為例,呼應「導入運用」議題所談之概念,公司並不是直接將職能成績當作最終結果。所以,在績效管理上,我們不會將職能成績高低視為得分的依據,而是轉化將IDP的完成度列為評比項目,並由高階主管票選決議佔比分數,因為IDP(Individual Development Plan)是經過主管與部屬討論,共同決議的發展內容,每個人強弱項本來就不同,願不願意學習、改善才是重點;在招募面談中,我們則直接將職能面談的步驟、流程加入辦法當中,並修改面談紀錄表,強迫主管運用課程所學,累積解讀報表的經驗、重複實際練習CAR(關鍵行為事例)的步驟,並在新人試用期滿後,進行效標關聯效度分析,追蹤面談結果是否與績效呈現正相關;訓練發展方面,則以能力盤點為底稿,建立公司各層級之學習地圖。

另外,因為IDP的發展方式,不僅只透過訓練,也可能以書籍閱讀的方式來完成,因此,我們也在台灣/大陸各據點成立集團圖書室,將書籍與對應發展職能項目做比對,提供同仁參考。光是書籍的收集與歸類,就花了我們不少時間,尤其是在台灣翻譯的書名與大陸的書名多半不一致,比對上有一定難度。

最後,透過公司的季刊,進行核心職能宣導與職能之星票選活動。依據職能之行為描述,請台北市立動物園協助配對適合的動物選項,並提供動物所展現行為說明,再讓內部同仁票選,避免職能內容太過於僵化,同仁無法產生記憶點;同時,也進行集團管理職能故事的專欄設計,請各廠分享發生於州巧的管理故事,促進經驗交流,希望認知改變了,行為也能接著改變!

結語

或許有些人問,推行職能專案的好處有哪些?我想說,好多好多!除了可以重新凝聚企業共識、確認人才發展方向之外,還可以促進溝通、瞭解員工想法;更或者,還可以幫助你拿到TTQS的獎牌!但一切要回歸到,你想做到什麼程度、有哪些資源。

至於選擇合作廠商的依據,不知道可不可以用買衣服的方式來比喻。買一件衣服,妳要重新打版,請師傅訂做,還是挑一件現成的成衣?在於你的時間、費用、用途考量。成衣沒有不好,或許不是那麼的合身,但透過挑選並搭配適當的配件,一樣可以展現身材,不是嗎?

以上,都是州巧在導入時的經驗節錄整理,透過此次的撰稿,讓自己又再度總結、歸納了一次,提供各位讀者參考。整體而言,建立一個能實際應用職能的環境與方法,就是我們的方式;過程中,或許有不盡完善的部份,但我們也在持續修正,期望讓「員工接受、成果見效。」

※相關主題:【碁富食品】以職能為基礎的人才訓練發展

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