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2023.05.26 | 3124次觀看

想要會議快狠準,開始前先確認好「這件事」

「時間有點趕,直接從第一個議題開始吧!」這樣的會議起手式想必你我都不陌生,常常一不小心就陷入冗長又發散的環節裡。專家建議會議開始時直切重點「這個會議的目標是○○」,分成五個類型一一確認,讓大家更勇於開口回饋。

這場會議的目標是這個!」請從共享、確認目標開始進行會議,如此將會造就一場全體參加者都容易開口說話的會議。這邊所說的「目標」,是指在會議結束後,應該變成什麼樣的狀態,可以分成下表中的五個類型。

會議的目標

【共享】能達成訊的共享與瞭解
進行報告、確認資料或分析結果、互相提出假設、瞭解影響範圍等。
【擴散】想法的擴散
對想法進行腦力激盪、討論方計、從對方的視角來思考、檢討其他視角及手段、說明,討論或委託或共享資料等事項。
【整理】排定優先順序
考慮急迫程度、重要程度,整理時間軸與任務的關係,檢討成本、風險、回報等。
【決定】決定是否要做
要做、還是不做,決定是否要繼續評估。
【過程】就推展方法取得同意
確定工作分離及時程表,決定監測指標或下一次的檢查點。

這裡我們把目標區分為五個種類,【共享】【擴散】【整理】【決定】【過程】。不過,舉例來說,雖然每週舉辦一次的會議可能是以【共享】為中心來進行的;但當偶爾出現什麼重大問題時,就會變成以【擴散】來找出能夠解決的想法,並以【整理】來決定優先順序、討論與其他部門的聯繫合作,然後以【決定】來承認解決的方針,最後用【過程】來同意應該由誰負責哪個部分—有時候確實也會出現這樣異於平時目標的會議。

今天會議的目標是【共享】【擴散】討論新的促銷方案』及『【整理】【決定】新商品的宣傳用語』這兩者,雖說這些項目也可以用電子郵件來傳達,不過我們還是決定要以會議形式來進行。

就像這樣,看當天的會議是要依【共享】目標,來各自進行報告、讓大家對狀況有共識就好;或是要召開個【決定】會議,來決定某些事項。只要瞭解目標是什麼,就容易召集相應的成員來參加,也容易就該目標來提出意見。

雖然在人數較多的場合上會有些困難,但也有團隊會以電子郵件或談話工作來完成【共享】的基本部分,其他四者則集合成員來進行。

加入目標,確認「重要事項」

截至目前為止,提到的都是「會議目標」,在此建議還要「在會議開端就確認好『重要事項』」。所謂「重要事項」,舉例來說就是諸如:企業整體的任務(使命、企業理念)或目的等。在這些事項太過寬廣的狀況下,確認組織或團隊有無認真看待是很有幫助的。

如果你們是業務組織,此重要事項可能是「藉由業務活動,把客戶變成『夥伴』」;若是法令遵循單位,就可能是「不僅只是守法,還要確保『做一間好企業』」。

在團隊當中,有著各式各樣的人。年輕人、快要退休的人、剛轉調過來的人,或者當下正因成果或業績不佳而感愧疚的人……。為了讓屬性與狀況都完全不同的成員們能夠朝著同樣的方向前進,擁有共通任務、設定意義是很重要的。如果你們還沒辦法明確表達出來,請另外設定時間來與團隊談論「對團隊來說重要的事項」。

一旦團隊裡的「重要事項」足夠明確,光只是說句:「對目標及重要事項有意見的人,請試著說出來吧!」就能夠提升「敢言」要素,讓會議活性化。

節錄自:方舟文化《全球最強團隊都在用的「心理安全感」溝通用語55/原田將嗣 著 》


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