想要會議快狠準，開始前先確認好「這件事」
「時間有點趕，直接從第一個議題開始吧！」這樣的會議起手式想必你我都不陌生，常常一不小心就陷入冗長又發散的環節裡。專家建議會議開始時直切重點「這個會議的目標是○○」，分成五個類型一一確認，讓大家更勇於開口回饋。
「這場會議的目標是這個！」請從共享、確認目標開始進行會議，如此將會造就一場全體參加者都容易開口說話的會議。這邊所說的「目標」，是指在會議結束後，應該變成什麼樣的狀態，可以分成下表中的五個類型。
會議的目標
| 【共享】能達成資訊的共享與瞭解 |
| 進行報告、確認資料或分析結果、互相提出假設、瞭解影響範圍等。 |
| 【擴散】想法的擴散 |
| 對想法進行腦力激盪、討論方計、從對方的視角來思考、檢討其他視角及手段、說明，討論或委託或共享資料等事項。 |
| 【整理】排定優先順序 |
| 考慮急迫程度、重要程度，整理時間軸與任務的關係，檢討成本、風險、回報等。 |
| 【決定】決定是否要做 |
| 要做、還是不做，決定是否要繼續評估。 |
| 【過程】就推展方法取得同意 |
| 確定工作分離及時程表，決定監測指標或下一次的檢查點。 |
這裡我們把目標區分為五個種類，【共享】【擴散】【整理】【決定】【過程】。不過，舉例來說，雖然每週舉辦一次的會議可能是以【共享】為中心來進行的；但當偶爾出現什麼重大問題時，就會變成以【擴散】來找出能夠解決的想法，並以【整理】來決定優先順序、討論與其他部門的聯繫合作，然後以【決定】來承認解決的方針，最後用【過程】來同意應該由誰負責哪個部分—有時候確實也會出現這樣異於平時目標的會議。
「今天會議的目標是『【共享】【擴散】討論新的促銷方案』及『【整理】【決定】新商品的宣傳用語』這兩者，雖說這些項目也可以用電子郵件來傳達，不過我們還是決定要以會議形式來進行。」
就像這樣，看當天的會議是要依【共享】目標，來各自進行報告、讓大家對狀況有共識就好；或是要召開個【決定】會議，來決定某些事項。只要瞭解目標是什麼，就容易召集相應的成員來參加，也容易就該目標來提出意見。
雖然在人數較多的場合上會有些困難，但也有團隊會以電子郵件或談話工作來完成【共享】的基本部分，其他四者則集合成員來進行。
加入目標，確認「重要事項」
截至目前為止，提到的都是「會議目標」，在此建議還要「在會議開端就確認好『重要事項』」。所謂「重要事項」，舉例來說就是諸如：企業整體的任務（使命、企業理念）或目的等。在這些事項太過寬廣的狀況下，確認組織或團隊有無認真看待是很有幫助的。
如果你們是業務組織，此重要事項可能是「藉由業務活動，把客戶變成『夥伴』」；若是法令遵循單位，就可能是「不僅只是守法，還要確保『做一間好企業』」。
在團隊當中，有著各式各樣的人。年輕人、快要退休的人、剛轉調過來的人，或者當下正因成果或業績不佳而感愧疚的人……。為了讓屬性與狀況都完全不同的成員們能夠朝著同樣的方向前進，擁有共通任務、設定意義是很重要的。如果你們還沒辦法明確表達出來，請另外設定時間來與團隊談論「對團隊來說重要的事項」。
一旦團隊裡的「重要事項」足夠明確，光只是說句：「對目標及重要事項有意見的人，請試著說出來吧！」就能夠提升「敢言」要素，讓會議活性化。
節錄自：方舟文化《全球最強團隊都在用的「心理安全感」溝通用語55／原田將嗣 著 》
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