成長中企業將薪資計算「外包」的理由?為什麼由老闆、財務兼職薪資管理容易搞砸?

近年來,公司逐漸將行政事務外包處理,把資源留給核心、能獲利的業務,而薪資代管便是最常見的委外項目之一。為什麼外商、成長型企業開始選擇將薪資外包處理,不會很貴嗎?有什麼實質效益?自己管理薪資的風險又在哪裡呢?

文/104人資學院

會點進這篇文章,表示你正在自己管理薪資、或是正要準備開始管理薪資。你不是公司唯一的人資、就是身兼多職的財務或行政人員;不然你就是公司的老闆。當然另一種可能是外商人員。

不論你現在是上面哪個角色,你一定在管理薪資上遇到困難。因為當你深入瞭解後,你知道薪資管理包含出勤紀錄統計、加班費計算、投保級距調整、薪資袋處理、所得稅代扣等,不是只有到銀行發薪這麼簡單。

那些促使企業不再自己管理薪資的三大原因:

1. 花費過多精力與時間在「無法獲利」的工作

成長中的企業雇用人員的優先順序,大部分以開發、行銷、業務等能為公司開發產品、帶入新客、或是提升營收的業務為主。行政、財務、人資通常僅由一人擔任,因此「薪資管理」不是老闆自行管理、就是由這些人員兼任。

隨著企業規模擴增,薪資管理相關的行政事務越來越繁雜。然而,這項職務內容不但無法為公司帶來新客戶或營收,還需要每月撥出 2-4 天來處理,佔用掉發展公司核心業務的時間,不利於正在成長中的企業。這也是為什麼國內外有越來越多的企業開始將薪資管理外包

2. 變動的焦慮與風險:法律的快速更新、單一管理人員的風險

當公司僅有一位 HR、或是由其他無人資背景職位兼任,一不小心可能會因為對於法律的不了解,讓公司暴露在違法的風險之中。

以 2020 為例,為防止疫情的擴散,政府迅速地成立小組、頒布各式政策來防範,光是要釐清防疫隔離假、防疫照顧假對出勤、薪資的差異就需要耗費許多時間,還要每日確認是否有法律更動,若沒有專業知識背景、3-5人的團隊協助,要快速擬定相關政策以因應,十分困難。

薪資的管理以及發放,是每個月必須完成的行政事務,且不容出錯。當公司 HR 人力不足時,交由薪資外包廠商,除了可以諮詢法律變動相關的資訊,也可以避免將責任、風險集中於單一管理人員,讓薪資穩定發放。

3. 金錢成本與企業擴張程度成正比

當公司人數僅有 5-10 人,或許只要利用 Excel 就能管理所有的出勤狀況、以及薪資細節。然而,當人數擴張至 50 人以上,勢必要花費更多的資金來雇用更多的 HR 人員、購買與維護相關的系統等。由此可見,公司的規模越大、成長越快,薪資管理的費用就隨之提高,更別提招募、公司訓練時所花費的成本。

為了避免在這塊的花費無限上綱,許多成長型企業會選擇將薪資外包,把資本留用於可以協助企業盈利的部分,而非內部人事行政管理。

外商公司「東方馬達」為例,為了避免耗費大量人力、時間成本於行政庶務上、難以最大化員工的專業才能、往業績目標前進,便將薪資管理外包給 104 協助。

➤ 延伸閱讀:關於薪資委外,為什麼中小企業更該找擁有「人資系統」的廠商?

成長中的企業這樣選擇外包廠商:擁有多年人資經驗、擁有系統、專業諮詢

台灣勞動法規常常以「公司人數」為一個分水嶺,人數愈多企業會有更多義務需執行與遵從,例如福委會成立、身心障礙保護,又或是 2022 年元旦起的勞工人數在 50 人以上、未滿 99 人,且從事特別危害健康作業的事業單位,必須提供臨場醫護服務等,而勞動薪資、休假、保險級距更是年年變動。

在挑選薪資外包的合作對象時,建議可以選擇「有多年人資經驗」的公司為主,像是104 代管服務便是許多企業合作的首選對象。除了原本委外的薪資管理,也提供相關的「諮詢服務」,例如當地法規諮詢人才培訓計畫選才測驗績效考核優化等,讓公司可以從容應對所有政策的變動。

同時, 104 的薪資外包服務,還提供相關的「人資管理系統」,方便公司在系統上直接查看相關的出勤、保險、薪資資料,以及進行數位化的管理。更多資訊可以參考官方網站:https://104ha.com/jrzTe/索取簡介

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