人資充電

日期 |2020.08.14

文字 | 104人力銀行

觀看數 | 13708次觀看

如何避免一秒惹怒人資,這十件事千萬別做!

人資充電

日期 |2020.08.14

文字 | 104人力銀行

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文/104小編 整理

儘管每間公司的人事資源管理人員都很樂意友善、主動、積極的協助公司同仁,但擅長管理「人」的人資夥伴們也是凡人,也有喜怒哀樂,多數時候他們會在遇到麻煩情況或是被惹怒時壓下心中的情緒,維持專業的形象處理每個事件,但其實很多糟糕的情況是可以被避免的。

以下是104小編為大家整理出來,千萬別拿這些事情去煩你們家的人資夥伴,這絕對都會讓他們一秒爆怒,點燃導火線的。

1. 從不即時閱讀重要公告、或是已讀不回

這真的是最常見的辦公室抓狂現象了,通常人力資源管理部分會需要協助公佈公司最新的規章、制度,或是敦請全部門員工都要留心的注意事項,有些事件甚至會需要各部門同事協助作具體的執行回報、填寫制式表單,因此人資夥伴常會在訊息發佈的同時,附上表單格式(或範例)、填寫教學、回覆時間、截止日期…….等等。

然後,就被各部門無視、已讀不回了。

遇到這種情況真的會讓人資很沮喪,我們常會在人資辦公室聽見以下的對話:「我沒有收到那封信啊?」、「怎麼會,我沒有看過耶?」、「所以這是要怎麼填?」……通常這會是你第二次激怒HR,因為他們就必須在百忙中抽空來當面向你說明,那些你本來應該仔細閱讀、並完成動作的事項。

2. 老是不肯閱讀說明文件

請別誤會人資夥伴,通常的情況下他們都很樂意為每位企業員工釋疑解惑,但是如果每次他們費心為大家附上了詳細的說明,甚至開了教學會議、附上教育文件,確保公司每位同仁都能理解每一步的流程之後……還是一堆人拿著空白的單據來到辦公室,大聲嚷嚷:「我不會填」、「你可以幫我填嗎?」,真的很容易讓人會一秒失去理智。

請記住,人資夥伴會是協助您工作上軌道的角色,並非專業代書服務。

3. 把所有過錯都推給人資部門

在職場上,很多經理人會有這種壞習慣:壞人留給別人當

最常見的狀況,就是當要宣佈壞消息時,就決定把一切問題都歸咎於人資部門,像是績效考核分數不如預期、不再發放獎金,甚至是縮減預算、裁員等事項,還曾有案例是主管對員工說:「我已經積極爭與要幫你加薪,但是人資單位不肯核準,所以如果你有意見的話要怪人資他們。」,或是「我只能告訴你,是人資部門要我這樣做的,原因我也不確定。」,這些推託之詞都有可能造成人資在一頭霧水的情況下被員工當成出氣筒。

4. 永遠都在要求規範中的例外

人資夥伴最常處在的尷尬位置,就是許多部門在營運時要求的「彈性空間」,一般往往和公司規章有所抵觸,但是部門主管希望能為其部門爭取相關的福利,讓人資單位十分兩難。

常見的案例像是招募人才時,部分用人主管會希望能任用自己的親友或是舊識,但即便雙方有工作默契、不需要磨合、能夠馬上快速上手工作,但對於人資而言,需要維護的是公司的既有招募流程,以及招募新人需承擔的風險管理,通常還是期望能找既定的招募流程來篩選人才。

此外還有許多與辦公室禮節、上班時間、薪資福利、獎金酬勞等相關的「例外」需求,說實話人資部門也非不通情理,但如果「例外」太多之後,應該做的事情是修訂公司的規章制度,讓這些「例外」變成「常態」,而不是永遠都視規章如無物。

5. 總是把比較艱難的工作推給HR

如果是人資自己份內該處理的工作,就算再艱難,事實上也該由人資自己克服,譬如說:「我會親自打電話給那些確定錄取的求職者,至於那些落選的求職者,就麻煩你這邊負責聯絡了。」,儘管要面對比較多的負面情緒,但招募前後的聯繫本就是HR的工作,並不惱人。

我們這邊所討論的「艱難工作」,指的是有些本不該屬於人資工作範躊的工作。

例如有些需求是:「我不知道該怎麼評估這項新專案需要的人才有何特徵,你可以先作完初步篩選再讓我挑嗎?」、「我的部門想規劃一個外訓行程,你可以幫我們訂場地、聯絡講師、談好合約嗎?」、「我不想去佈達那些公司的新規定,可以找個時間請你們來講嗎?」……還是那句老話,人資很樂意協助公司內的每位員工 ── 在合理的範圍內。

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Photo by Andrea Piacquadio on Pexels.com

6. 把問題拖了很久才回報給人資部門

很多經理人喜歡這麼做:我先嘗試看看自己能否解決問題,真的無法化解時再回報給人資……否則好像會顯得我很軟弱、靠不住。結果通常等到他們回報部門狀況時,都已經讓情況糟到難以弭平,人資部門也很難提出挽救方案。

常見的狀況是人事任用,部門主管往往在已經面臨解僱員工時才會提出回報,但在此之前人資部門能夠透過績效考核、改善指導,甚至是員工關懷來幫助員工(和部門),並非所有的行為最終都只能採用紀律處分來解決。下次再有碰到員工的管理問題,經理人們千萬別讓它拖上個把月才甩鍋給人資部門,及早回報,就能及早讓人資部門介入協助。

7. 從不即時更新人事資料

當員工未能即時更新自己的相關資訊時,多數的人資夥伴會對此感到困擾,特別是有些時候跟員工的福利、權益有關時,很容易讓公司在無形間落入「沒有好好照顧員工」的處境。

多數時候這種狀況很常發生在管理多人的中、高階經理人身上,因為部門人員眾多、如果沒有認真督促大家回填相關資料,往往都會讓資料停在古早年代、失去人事建檔的目的。。

8. 跑來對別的部門說三道四

有些時候人資夥伴需要扮演出色的聆聽者,並且和那些因為混雜情緒、情報而有些零亂的資訊為伍,試圖在保密和積極介入當中作取捨,排解糾紛當然也是人資工作的重要一環,但面臨更大的挑戰,是職場中很多人只是「喜歡不斷抱怨」,他們不見得想改變現況、調整模式,單純只是希望有人能聽聽他的不滿,不期望(也不希望)有積極的作為。

但事實上,當你尋求人資部門的協助時,HR應該要提供你的是快速解決方案、或是建議作法,而不是無止境的當你的垃圾桶。

9. 期待人資部門幫你收拾爛攤子

很多主管在碰到員工有紀律問題、或是需要做出關鍵的人力去留決策時,出於各種理由(如自己不想扮黑臉、不知道該如何提點下屬、不願意弄壞部門氣氛),總是期待由人資單位出面協助,甚至會出險招,假人資部門之手、行決策之實,把一切都推給「人資部門所決定的政策」,反而造成組織更多的混亂。

通常人資部門可以協助的,是部門主管所提出的相關回報、績效考核成績,有實際的數字依據來處理相關的人事問題,但第一時間的改善建議、員工約談、關係維護,仍需要各部門自己多費些心神來處理。

10. 不讓人力資源管理部門參與決策

在很多公司當中,都將人力資源管理部門視作「後勤支援單位」,因此不會讓人資成員參與重要的計劃或策略會議,此舉很容易惹惱人力資源管理者,因為公司的年度計畫牽涉甚廣,會影響人才招聘、預算、人力分配等等,如果總是等到事情變嚴重時才下令:「我們讓人力資源管理部門進來檢查看看,是不是有人員分配不當的問題?」,往往已經造成傷害,只能止血。

因此,讓人資部門適時的參與公司決策、提供他們的專業建議,還是比較妥善的作法。


雖然多數人的工作當中,不一定會每天都面對HR,但是若您需要幫忙的時候、人資夥伴絕對會是您最好的幫手,所以千萬要記得這些小細節,別再讓自家人資不開心啦!


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