2020.10.19 ｜ 37456次觀看

沒人教，該怎麼當主管？新手主管最該優先掌握的4件事｜職場管理

「當主管」這件事不一定是天生所成，有些人是主動追求、有些人則是被動上位，但不論主、被動，學習如何當個稱職的主管，是許多菜鳥管理者的一大難題，本篇文章提出幾個新手主管務必要具備的心態，以及成為主管之前該思考的問題，換位思考和不斷成長會是一大重點，與其辛苦的「做中學」，不如看看前輩的經驗談吧！

文／MH　原文出處

前情提要

新的一年來了，我在工作上的事物也有些調整，原本我就是一個四人團隊的小主管，現在要再兼管另外一個四人團隊。兩個團隊目標不同、工作內容也不一樣，所以難度增加不少，因為不想面對現實（？），我開始思考最剛開始「當主管」這件事情到底是怎麼發生的，也就是：怎麼從一般的 individual contributor 變成一個團隊的小主管。

在成為主管之前

我沒學過專業的企業管理或組織經營理念，也沒有想過我會那麼快被賦予管理權，所以就粗略分享個人經驗。以「當主管」這件事情來說，我覺得分成 2 種方向：

主動追求管理機會：在你還沒有被賦予管理權力的時候，先展現你管理的能力
被動賦予管理責任：沒有人是天生會當主管的，當你遇到了，就好好學習吧

我的情況跟 2. 比較像，我從沒想過我會在任何公司接下管理職，對於「當主管」更是沒有特別嚮往，現在當起主管也沒有優越感，只覺得肩膀很重……

但既然「被成為」主管了，我就開始去學習和觀察，現在帶人的經驗加起來也有三年多吧，就把自己的經驗整理了一下。如果你想成為主管，或者被賦予管理責任，你或許可以試著做做看：

1. 展現你的動員能力

這或許就是很多公司徵才時強調的 “ownership”，當公司有個任務出現，你願不願意當那個第一個說「我來」的人？

其實「當主管」可以拆解成兩個步驟，第一步驟是要「被看見」，第二才是「被拔擢」，基本上有一才有二，而作為部門主管，帶動士氣、調配資源、組織架構的能力及其重要，所以如果你想成為主管、想要有帶人的歷練，就從「被看見」開始吧，比如主動整理開會筆記、主動提出工作職責以外的專案，或者多跟主管聊聊，表示出你願意了解且好奇公司現況與目標等，都是一種方式。

2. 換位思考

不只是「你懂不懂別人在想什麼」，更重要的是「你懂不懂別人為什麼會這樣想」。如果你能把自己切換為不同職位 / 位階 / 部門的同事的角度，你或許更能明白並理解甚至接受他們做某些決定的原因。

● 換成「你的同事」的角度思考

舉例來說，作為需求端，我最初在做行銷的時候，常覺得為什麼我提出來的需求都很晚才被受理，但直到在上間公司有機會直接和工程師交流，才知道很多東西乍看簡單，但他們需要經過重重邏輯思考。

比如我前公司在做線上課程，有次我提了一個「舊會員回購課程可打 9 折」的需求，我原本以為這很容易，但對後端工程師來說，舊會員如果拿到 85 折折價券怎辦？如果跟回購優惠不能併用，那系統是否就要先確認這位會員的身份，然後試算最便宜的購買方式？又或者舊會員原本買兩個以上的商品就有折扣，那系統又要先計算該會員購買商品的個數，確認有無複購折扣，然後再跟回購折扣比，看哪個便宜採用哪個。

總之，一個「舊會員回購可打 9 折」的需求，在工程師的世界（或者說在網站寫好的計算邏輯裡）不只是一句話這麼簡單，這些邏輯我們原本可能不知道，除了靠經驗累積，也可以主動詢問工程師，以我的經驗來說，基本上他們都很樂意分享；畢竟需求端搞懂這些機制和邏輯，未來和他們溝通也會更順暢。

● 換成「你的主管」的角度思考

除了切換到同事的模式思考，另一個是可以切換到主管的角度思考。我很久以前看過一篇網路文章，當時真的覺得是廢文，看起來沒什麼感覺，但現在想想覺得還真的有道理，那個作者說：「要用比自己高兩個位階的角度來看事情」。

作為第一線執行者，常覺得主管或老闆的要求很沒道理、業績目標訂太高或需求太常變動，但如果換成他們的角度，會發現他們可能有另一種立場（但也可能因此看穿有人就是慣老闆……）。

比如老闆需要對投資人或股東負責，為了拿到募資，業績目標通常都高到不可思議；或者有些有力人士在老闆耳邊吹吹風（？），某些需求就成功插隊。

說了這些，當然不是要你全盤接受這些可能不太合理的事情，只是提出另一個思考點，讓你記得要理解他人。

換位思考的重點：請記得要理解他人
小編劃重點

3. 不斷給自己假設題

如果你真的被升為主管了，你會怎麼做？如果你希望你的主管可以更好，你希望他是怎樣的人？或者你也可以負面思考：你覺得你的主管當得很爛，他爛在哪裡？

以自身為例，我很深深明白我在工作時就是個控制狂，會把每個進度統整起來、隨時整理 to-do list、隨時掌握各個窗口的動態、隨時都在刷新我的信件匣，我就想過：萬一（？）我變成主管，我絕對不要當這種控制狂。

儘管我曾經很想知道我的同事們每天都在幹嘛、進度走到哪、這週做了什麼、客戶對我們滿不滿意，但同時我也知道我不能也不該這樣做，一來同事會覺得我很不信任他，二來是我無法把「當主管」這件事情規模化，因為我太事必躬親了，根本沒辦法管理更大的團隊。

剛開始我的確把很多細節都抓在手裡，但我會把流程都定下來，且盡量文件化，減少「因人而異」的變數存在。另一方面，隨著同事做事上軌道了，我會讓他們做些小決定，有些人樂於被託付、被信任，或者本身能力就很強，交付的成果很理想，所以我又能把更大的決定交給他做，這樣不僅能同事更有發揮空間，也能減輕我的負擔。

到現在，他們每週回報進度時，只需告訴我 4 件事情：上週做了什麼、這週要做什麼、遇到什麼困難需要我幫忙、其他他認為我應該要知道的事。我不用過目每份文件、每封信、每個決策，一旦團隊的默契培養出來，其實這樣的簡短回報就足以讓團隊好好運作。

4. 記錄並分享自己的學習歷程與反思

我的第一份工作在公關代理商，剛開始是最初階的 Account Execute（大家都稱作「小 AE」）。之後被升為 Senior 的 AE，我需要同時顧好幾個案子，也因為這樣，有些報帳、收集新聞、找結案報告的截圖這些比較例行性的庶務，主管就會交給工讀生和 AE。

這就是我第一次嘗試當主管，但當然沒有那種「欸我變小主管了」的感覺，純粹覺得有人可以來幫忙，我就跟他說需要什麼協助即可。

後來我的小組有兩個 AE 加入，我們週末或深夜加班時，就會各自分享彼此的客戶多可怕多機車多討人厭，我也會趁機分享一下跟客戶相處的經驗，這個分享偶爾就會比較有教學的性質，如說要怎麼跟客戶溝通會比較適合、跟記者要怎麼樣兜售產品才比較有媒體曝光的機會等，有時我也會以過來人（？）的身份給他們一些職涯上的建議。

後來到了我前一家公司，當時是以行銷專員的角色進去，一年多後被升為小主管，一些庶務也會找行銷助理來處理。當時已經有帶領團隊的經驗了，所以除了交辦事情，也會花更多時間告訴他們為什麼要這樣做、如果是我，我會怎麼樣做，讓他們不只是做事情，而是了解要做這些事情的原因，這樣子他們的發揮空間也會比較大，不會覺得只是在等待指令。

現在在這家公司又是差不多的狀況，剛開始進來的時候也沒有管理職、也是過了一段時間被升為小主管。不一樣的是，這次難度再增加一點，我被指派去成立新的團隊、招募這個團隊的成員，並且要建立整個團隊運作的流程。

在這三間公司裡面，幾乎沒人教我怎麼樣去當一個主管。第一間公司的主管剛開始會盯我的 email、交出去的文件是否有錯誤、提案方向調整或跟記者講電話的話術，但在組織管理上，他就比較沒有著墨，是放牛吃草類。第二和第三間都是新創公司，組織很扁平，我的直屬主管就是老闆本人，老闆通常很忙，只能給大方向，所以實際上該怎麼去執行、怎麼樣去分配人力跟協調資源，都是員工要自己學習的。

結論：靠自己，最實在

所以我到底怎麼學會當主管？真的就是「做中學」了。（所以才有這篇經驗談啊）

剛開始我被升為主管的時候，我也不覺得我辦得到，但我覺得或許有些人的個性就是這樣（吧），當被賦予了一個任務，就是會想要去完成它、把它做好，所以我常常會覺得，每個人或許或多或少都有一點當主管的能力，只要被放在這個位置上，然後有一定程度的自主性跟負責任的特質，就有機會成為一個還不錯的主管。

儘管現在說得容易，走過來的路真的很苦（現在也很苦（？）），因為世界上沒有一個「如何成為好主管」的 SOP，且多半得根據同事的習慣和個性、公司的文化和管理風格去調整。上面這些看起來可能很籠統，但仍是我這幾年來的心得，也盡量搭配實例說明了。

最後信心喊話一下，不管你今天是被指派為主管，還是被交付了很困難的任務，你可能覺得很可怕、覺得自己辦不到，但千萬不要這樣想！你該換個角度思考的是：

既然別人都相信你可以、別人都願意給你機會，那你自己也應該努力試試看。

因為工作因素，我之前接觸到一位心理師，他告訴我說，人之所以會害怕，是因為「未知」，通常不是因為那件事情真的很可怕，他說：「如果你想要克服這樣子的恐懼，你就應該要去想：所以這件事情最差會怎麼樣？會發生什麼事情？再根據這些最糟的情況去想相對應的解法，當你的恐懼有了形狀之後，你就會知道這一個恐懼的後果是什麼、極限在哪裡、它會影響的範圍有多少，所以你也可以想出對應解法。」

雖然這個說法可能很多人都聽過，但我還是覺得蠻受用的。就像我最前面講到的，我最近有職務上的轉移，現在也還在剛開始還在適應當中，連帶地很多天都睡不好或做惡夢，或者只要一閒下來，就會有很多害怕擔心煩惱的情緒，但總之我還是接下這個工作了，就像上面說的，既然老闆都願意給我機會了，那就試試看吧，而且我在事先也有把最糟的情況設想一次，其實就沒有這麼害怕（雖然還是很煩惱）。

（原文標題：想升遷、拿到管理職、成為主管，你該做什麼？）

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