人資充電

日期 |2021.05.25

觀看數 | 2505次觀看

我簡報講不好,怎麼想都是聽眾的錯?千萬講師:重點不是誰錯,而是如何改善

很多簡報者都會認為「聽眾不懂我要表達的」、「我講的東西很重要、但他們沒興趣」,看在千萬講師謝文憲眼中,優秀的簡報者會視聽眾屬性、需求適時去調整內容,態度不同帶來的結果不同,重點不在誰對誰錯,而在如何改善。

不是誰的錯,而是如何改善

從各種角度來看,這場產品說明會都不算成功,冗長的說明,缺乏結構的內容,簡報過程中夾雜過多的資訊,加上不算精美的投影片……。雖然簡報者語調高亢,講得非常賣力,但是從聽眾的反應看來,似乎無法引起任何興趣。只有偶爾幾位聽眾,針對產品的某些議題發問。不過簡報一結束,聽眾大都馬上起身離開,沒有人提問或留下來進一步討論。

我坐在台下,看著整場說明會的過程,身為簡報教練,我想待會必須跟簡報者──Rex好好談一談。

等到東西整理收拾得差不多了,我問Rex:「你覺得今天表現如何?」Rex搖搖頭說:「不好,氣氛有點悶,雖然我盡力帶動,還是效果不佳。」至少對於結果的評估,他的看法與我的接近。

我接著問:「你覺得問題出現在哪裡?」接下來得到的答案,讓我非常訝異。

對象、主題、講者,哪裡錯了?

「對象邀錯了!」Rex說。他覺得公司活動部門邀請的人都是採購與業務,採購人員太死板,而業務又太精明,都不是簡報的好對象。應該要邀請中高階主管,才能夠了解他談的產業發展,以及他所提出的產品策略與優勢。

我聽了覺得有些不敢置信,接著問:「可是一開始,你就知道哪些人會來參加了,不是應該針對聽眾的差異做出調整嗎?」聽我這麼問,Rex帶著防衛的態度回應:「我知道,可是我說的這些內容,真的很重要啊!」

「重要的內容?是對講者還是對聽眾重要?」禁不住我連番發問,Rex開始轉換態度回應說:「其實我覺得,我不大適合講這個產品,另外一個產品我講得更好。」我聽了更是訝異!這場講座,Rex特別邀我前來旁聽產品簡報,等到結束後才說簡報主題不適合,會不會太遲了?

然而我從聽眾席的角度觀察,看到的情況似乎不是這麼一回事。

今天參加的聽眾是很優質的,他們在簡報尚未開始之前的交談,顯示了對這個產品的高度興趣。在簡報開始後,過於複雜的內容讓聽眾參與的程度降低了些,但是大家仍舊試著理出頭緒,還有人針對說明的細節提出一些問題。隨著時間的過去,我觀察到聽眾逐漸失去興趣,就只等著簡報結束,畢竟聽眾已明顯察覺到,簡報的內容及安排與期待的落差太多。

「問題不在聽眾,也不在主題,而在你!」我知道這麼說,Rex一定不服氣,因此我整理了剛才簡報的內容,改變結構與講述的先後順序,從客戶現有的問題切入,接著帶入產品特色,最後再談公司及理念。這樣把原本散亂的簡報內容,有系統地加以組織,並且根據聽眾最關心的重點依序講解。

我問Rex這樣是不是清楚多了,「真的?!一樣的簡報內容,只是調整結構以及先後順序,就變得清楚流暢。」Rex很驚訝我怎麼能在這麼短的時間,馬上消化他剛剛的簡報內容,並調整出一份新的簡報。

態度不同,結果不同

「失敗可能有一百種理由。」我告訴他,要找理由其實很簡單。主題不對、場地不好、聽眾不適合、時間不恰當……,太多理由可以為一場失敗的簡報開脫,「但是你─也就是簡報者,才是主導結果的人!」不同的簡報者,面對同樣的主題、同樣的現場,可能會有完全不同的處理方式。用心的簡報者,總是會以最萬全的準備、最貼近聽眾需求的內容、最合適的呈現形式,來面對每一場的挑戰。因為他們知道,自己必須對結果負起全責!如果只想找理由,解釋為什麼效果不如預期,也許每次失敗都能找到某些理由,卻不會有任何改變。

態度不同,結果不同。重點從來不是誰的錯,而是要怎麼做才能改善,得到更好的結果。我苦口婆心向Rex提出許多建議,只為了一件事─「因為無論是好是壞,最後承受簡報成果的,是你的公司以及你自己啊!」

【憲哥講評】

雖然我不敢說簡報者一定占有百分之百決定成敗的比重,但一定是最高的比重。

換個角度說好了,Rex可能是一位好的投手,不過是2A等級的投手,一旦對上大聯盟的打者,便會被打得滿頭包,不能說他不好,就是得回去重練。

「選擇戰場,就是選擇一種討生活的方式。」無所謂好壞,市場決定一切。
別放棄練投就是了。


千萬講師的50堂說話課 謝文憲 王永福

節錄自:商周出版《千萬講師的50堂說話課 / 謝文憲、王永福 著 》


更多有關【簡報力】精彩觀點,絕不容錯過!

Close Menu