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日期 |2021.05.17

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分流上班常見問題:在家工作(WFH),員工出勤記錄怎麼備置?|人資實務分享

文/林慧蘭經理(一零四資訊科技(股)公司 人力資源處)
原文標題《在家工作時員工出勤記錄備置方式實務分享》

小編的話:由於「科技發達」與「新冠肺炎疫情延燒」,「遠距工作」成為因應疫情的「新形態工作模式」。 越來越多企業的員工開始「在家工作」,面對與以往「面對面相處」截然不同的「工作型態」與「管理情境」,企業主管和HR人資朋友們都嚴陣以待。大家都在適應新的「遠端工作科技」。其中「如何管理遠距工作員工的出缺勤紀錄」,是許多「人資(HR)」最傷腦筋的問題。該如何「遠端掌握在家工作之員工的出勤情況」呢?讓「104人力銀行」人力資源處的「林慧蘭經理」來和大家分享!

有鑑於疫情全球延燒,歐美各國紛紛不是鎖國就是封城,在家工作已成為不得不然的措施,雖然慶幸台灣的疫情狀況離封城仍有一段距離,但已有越來越多企業未雨綢繆,開始進行在家工作的演練,甚至也已經實施在家工作了,若公司尚未導入線上刷卡系統,在第一次面對大量的員工在家工作的狀況,又要符合勞基法第三十條第五項規範公司須備置完整的出勤紀錄要求下,便開始苦惱如何方便、有效的備置在家工作同仁的出勤記錄呢?

我們先看一下勞動部頒布之「勞工在事業場所外工作時間指導原則」,適用第二類之「電傳勞動工作者」規範內容,提及在家工作者工作時間之分配,應由勞雇雙方另行簽訂契約補充條款約定並依約履行。又此類工作者自主性高,較易自由調配工作時間及休息時間,有關實際出勤情形及確切休息時間,應由勞工自我記載(如工作日誌等),並透過電子設備(如線上登錄系統等)記錄後電傳雇主記載。

另外在勞基法施行細則第二十一條規範以簽到簿、出勤刷卡機、門禁卡、生物特徵辨識系統、電腦出勤紀錄系統或其他可資覈實記載出勤時間工具之紀錄,都是合法的出勤紀錄方式。

所以出勤紀錄的方式並沒有一定要哪一種才可以,只要能留下紀錄憑證即可,紙本也可、email通知也可、系統登錄也可,目前收集到一些公司的做法如下給大家參考:

  1. 發紙本出勤紀錄表給同仁每天填寫,定期提供給主管覆核確認。
  2. 每天上下班時間一到就請同仁發email給主管留下紀錄。
  3. 請 IT 同仁紀錄 Log 時間,留下同仁登入公司內部系統的時間。
  4. 串接手機打卡程式,讓員工自主管理上下班時間,超時出勤也會自動提醒。更方便各部門主管掌握下屬的每日的出缺勤,加速 HR 月底結薪流程, 一鍵匯出全員工的工時與出缺勤狀況。
  5. 公司有假勤系統的,可在系統中新增一張「在家工作」的申請表單,同仁在家工作時,下班後就請同仁自己去申請當天的工作時間,若有欄位可以填寫當天的工作內容會更好,或是可讓同仁上傳工作日誌,也方便主管了解同仁在家工作狀況。

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已備有假勤系統的公司,建議可採行第4種,快速因應現階段需要,完整記錄同仁的出勤紀錄。若同仁在家工作時數不足,或有加班需求,也可依據公司既有的假勤作業流程進行請假或申請加班即可。

除了出勤紀錄的管理外,也建議公司因應此新型態的在家工作模式有具體化的管理規範,讓同仁有所依循,讓同仁了解申請在家工作的條件、工作時間約定、請假跟加班申請流程、費用請款流程、與客戶或同仁間的溝通工具與方式、視訊會議方式、資訊設備管理以及資訊安全保護等,都應該讓同仁有所知悉,讓同仁在家工作可以更順利,公司能正常營運。

104職場力》也提供「居家工作管理辦法」給大家參考,歡迎參考轉載,但提醒辦法內容僅供參考,請依據貴公司實務作業調整修改之。

居家工作管理辦法參考文件
居家工作管理辦法在家工作日誌


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