遠距工作正夯：在家工作時員工出勤記錄怎麼備置？｜人資實務分享
小編的話：近期因為「科技的發達」與「新冠肺炎疫情的延燒」，「遠距工作」開始流行，成為一種因應疫情的「新形態工作模式」。 越來越多企業的員工開始「在家工作」，面對與以往「面對面相處」截然不同的「工作型態」與「管理情境」，「企業主管」和「HR人資朋友們」都嚴陣以待。大家都在學習新技能、適應新的「遠端工作科技」。而其中「如何管理遠距工作員工的出缺勤紀錄」，便是許多「人資(HR)」最傷腦筋的問題之一。到底該如何「遠端掌握在家工作之員工的出勤情況」呢？今天就讓「104人力銀行」人力資源處的「林慧蘭經理」，來和大家分享！
文/ 林慧蘭經理 一零四資訊科技(股)公司 人力資源處 原文出處/ 104人資法寶
另外在勞基法施行細則第二十一條規範以簽到簿、出勤刷卡機、門禁卡、生物特徵辨識系統、電腦出勤紀錄系統或其他可資覈實記載出勤時間工具之紀錄，都是合法的出勤紀錄方式。
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所以出勤紀錄的方式並沒有一定要哪一種才可以，只要能留下紀錄憑證即可，紙本也可、email通知也可、系統登錄也可，目前收集到一些公司的做法如下給大家參考:
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1. 發紙本出勤紀錄表給同仁每天填寫，定期提供給主管覆核確認。
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2. 每天上下班時間一到就請同仁發email給主管留下紀錄。
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3. 請公司IT同仁寫個小程式，當同仁登入公司內部系統時，可進行線上打卡，上班打一次卡，下班再打一次卡，透過系統紀錄打卡時間。
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4.公司有假勤系統的，可在系統中新增一張「在家工作」的申請表單，同仁在家工作時，下班後就請同仁自己去申請當天的工作時間，若有欄位可以填寫當天的工作內容會更好，或是可讓同仁上傳工作日誌，也方便主管了解同仁在家工作狀況。
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已備有假勤系統的公司，建議可採行第4種，透過此方式公司不用花錢花時間向系統商提出客製需求，就可以在公司現有系統機制中完整記錄同仁的出勤紀錄。若同仁在家工作時數不足，或有加班需求，也可依據公司既有的假勤作業流程進行請假或申請加班即可。
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除了出勤紀錄的管理外，也建議公司因應此新型態的在家工作模式有具體化的管理規範，讓同仁有所依循，讓同仁了解申請在家工作的條件、工作時間約定、請假跟加班申請流程、費用請款流程、與客戶或同仁間的溝通工具與方式、視訊會議方式、資訊設備管理以及資訊安全保護等，都應該讓同仁有所知悉，讓同仁在家工作可以更順利，公司能正常營運。
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104人資法寶也提供「居家工作管理辦法」給大家參考，歡迎參考轉載，但提醒辦法內容僅供參考，請依據貴公司實務作業調整修改之。
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※參考資料
1.居家工作管理辦法
https://hrlaw.104.com.tw/pdf/formTool/%E5%B1%85%E5%AE%B6%E5%B7%A5%E4%BD%9C%E7%AE%A1%E7%90%86%E8%BE%A6%E6%B3%95
2.在家工作日誌
https://hrlaw.104.com.tw/pdf/formTool/%E5%9C%A8%E5%AE%B6%E5%B7%A5%E4%BD%9C%E6%97%A5%E8%AA%8C
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責任編輯/ 104小編
原文標題《在家工作時員工出勤記錄備置方式實務分享》
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