HR經驗分享

2023.12.17 | 2571次觀看

帶人的主管下指令,該如何拿捏「詳細程度」?

很多主管的困擾是「該如何拿捏給予下屬指令的詳細度?」,給太詳細的指令,擔心團隊養成「一個口令一個動作」的惡習、但若是給的太模糊,又怕最後的成果變成「大驚喜」。專家建議:應該要配合團隊成員的成熟度來決定指令的詳細度,重點其實不在指令,而是你自己「對團隊成員了解的熟悉度」。

文/望月安迪(日本德勤諮詢資深經理、邏輯思維培訓講師)

行動的有效性取決於「正確性」和「速度」。其實除此之外,還有另一項重要的觀察視角,那就是「可操作」(Actionable,能在現實中採取行動)與否。如果對團隊而言是無法執行的,那麼無論行動再怎麼正確,也無濟於事。

舉例來說,讓我們比較看看下列的上級指令。

  1. 「你去調查一下醫療保健市場。」
  2. 「你去調查一下醫療保健市場上主要區域的市場趨勢和競爭環境。」
  3. 「你去整理一下歐洲、亞洲、北美地區的醫療保健市場的規模和成長數據,分別調查三個地區的主要成長因素和主要限制因素。另外,再去蒐集業界的共享數據,然後統整出其中的主要參與企業的企業概要、優勢、劣勢,以及未來策略的大方向。」

指令內容是依照1至3的順序越來越詳細。雖然同樣是指令,具體性卻截然不同,對領導者而言,要把指令說得多詳細,確實是一個傷腦筋的問題。

把指令說得鉅細靡遺,當然能讓負責工作的團員對工作內容有更確切的認知。但可能有些人對於指令說得這麼詳細,會感到不能苟同;另外,這也有可能讓團員變成一個指令一個動作的作業員,失去了自己的創意發想。

相反地,如果因此以為指令內容不要說得太細,只要傳達一個大概就好,又不見得行得通。只傳達一個大概的話,有些人會正面解讀為上級安心地把工作交給自己,而受到激勵;但也有些人會在心裡犯嘀咕,覺得指令下得不清不楚,是要教自己如何執行才好。萬一指令下達得太粗略,造成團員工作的結果與自己原本想要的不同,結果工作必須重來一次,這甚至有可能被視為下指令者的疏失。

那麼,我們該如何下指令,才能讓團員順利地進行工作呢?

這就要配合接受指令的團隊成員的成熟度,對指令內容的具體性進行調整了。因為一個指令對接到指令的當事者而言是否可操作,會受到當事者的能力所左右。

比方說,如果是能夠自行做出判斷、不斷推進工作的成熟團員,那麼把指令的抽象度提高到一定程度,團員也能順利完成工作。如果對這類成熟的團員下達過於詳細的指令,反而有可能剝奪他們的自主性,降低他們的工作表現。

另一方面,面對經驗尚淺的團員,如果不下達分解得夠細膩的指令,那麼對當事者而言,這項指令就算不上是「可操作」的。有時候,對於一個剛開始工作的新人,甚至需要對詳細的作業流程做出指示,例如事先做好一份調查範本,讓團員只需按照範本填入新的內容即可。

團員的能力不同,指令該有的具體性和詳細度也會有所不同。因此,擬定執行計劃時,不能單憑領導者一廂情願的想法,對團員能力的理解,也是不可或缺的

(原文標題:領導者下指令要如何拿捏詳細程度?)

目的思維

節錄自:三民書局《目的思維:用最小努力,獲得最大成果的方法/望月安迪 著 》


主管該如何拿捏指令的輕重,真的沒這麼容易!

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