「拒絕信」怎麼寫才不傷感情?掌握4大結構,這樣寫就得體

Cheers快樂工作人
2022.09.26
2832次觀看

拒絕是個職場上必須面對的難題,但明確給對方一個NO,對大家都好。「寫拒絕信」由於吃力不討好,所以不少工作者會拖拖拉拉,最後就彷彿沒這回事一樣,你也是嗎?職場專家說,假裝若無其事,反而會失去最重要的溝通時機。不論短版或長版,拒絕信都有4個重點:謝謝、訊息、原因、期許。這樣的結構,能禮貌婉拒又不傷感情。

文/胡立宗 由Cheers授權轉載

職場上,不免有需要說NO的時刻。但多數人為了怕傷害別人,於是含混其詞,反而造成誤解與傷害。如何寫出不冒犯人的拒絕信?請跟著本文一探究竟。

讀完這篇文章,你可以學到什麼:

  1. 拒絕是個職場上必須面對的難題,但明確給對方一個NO,對大家都好。
  2. 婉拒信有四大原則,「謝謝」、「訊息」、「原因」、「期許」。
  3. 拒絕信為何重要?因為含混其詞或虛假期待,更為傷人。

多數情況下,職場上的拒絕,並不容易。例如:你可能需要告訴滿懷期待的部屬,「抱歉,這次升遷沒你的份」;或是寫信通知面試者,「不好意思,本公司已經找到其他人了」。

發拒絕信有其必要性,因為吃力不討好,所以不少工作者會拖拖拉拉,最後就彷彿沒這回事一樣。但職場專家說,假裝若無其事,反而會失去最重要的溝通時機。

根據研究,條理分明的拒絕信能夠讓對方知道不足之處,如果真的有心,過一段時間,對方可能就會帶著新練好的本事回來找你。

歐洲管理與技術學院(ESMT)的學者達蘭德(Linus Dahlande)與歐洲工商管理學院(INSEAD)的學者比松卡(Henning Piezunka)就發現,直接了當的「不行」,比拖拖拉拉的「可能可以」,強上百倍。

《哈佛商業評論》指出,作為主管,學習逼自己寫一封直接了當的拒絕信,有助於深思自己想要的是什麼、以及對公司最好的是甚麼。

以《哈佛商業評論》前資深編輯卡麥可 (Sarah Green Carmichael)的選文標準來說,她不要的文章有4類:內容太空泛;與既存文章雷同;太多專業術語;論點缺乏足夠佐證。踩雷的文章,就會收到她不予刊登的拒絕信。

進入實際寫信,該怎麼寫才好?不論短版或長版,拒絕信都有4個重點:謝謝、訊息、原因、期許。這樣的結構,能禮貌婉拒又不得罪人。

以求職來說:

謝謝:感謝你的耐心等候。

訊息:我們沒辦法錄用你。

原因:因為我們有了更好的人選。

期許:希望你能找到更適合的公司。

如果要讓自己感覺不那麼冰冷,稍微客氣一點的短信可以寫成:

某某,你好

謝謝你來應徵職缺,並對本次面試做了充分準備。由於經過評估,你的專長與職缺所需仍存在落差,最終決定不予錄取。這次應徵者數眾多,幾經考量,我們已另擇適合人選。在此,也祝福你能找到適合的工作

○○上

專家建議,文末不要再多說客套、安慰的話,直接結尾、署名,才能避免誤會。

當然,若對方是很有潛力的應徵者,主管可以仔細一點說明他的不足之處,並希望以後其他適合職位開缺時,對方能修正後來應徵。可以這樣寫:

某某,你好

謝謝你的耐心等待,但我們必須很遺憾地通知你,這次未獲本公司錄用。一部分原因是你的英文能力與我們的期待仍有落差,一部分原因,則是相關產業經驗還不夠充足。

不過面試中,我們對你的誠懇態度、反應能力印象深刻,希望以後有更適合你的職缺時,能在應徵、面試名單上看到你的名字。

祝好

○○上

寫好一封拒絕信,掌握三大要素

1. 明確原因

信中,建議明確說明拒絕原因,只要應徵者夠認真進取,之後他的職涯,相信會比現在更好。

2. 勿模糊焦點

指的是主詞要直接說「我」或「我們」,不要推給「老闆覺得」或「其他人認為」,這樣只會給應徵者負面印象,覺得這公司很「黑」。

3. 換位思考

最後,也建議從換位思考的角度給予意見,如果「我」是應徵者,下次哪邊能做得更好。寫明確拒絕的信函並不容易,但千萬記得一點,錯誤的期待只會讓傷害更深,所以語氣要堅定,不能讓對方覺得還有機會。

《Unsubscribe》的作者葛萊(Jocelyn Glei)指出,信中若使用修飾、軟化的贅詞可能會增加收件人的錯誤期待。很多時候,直接講結論,然後署名,才不會浪費彼此的時間。

(原文標題:如何寫一封堅定又不得罪人的「拒絕信」?


推薦閱讀:

加入粉專,每天收看職場力最新文章

台灣最大工作人交流平台,協助新世代透過學習、成長,實踐熱情工作與快樂生活。是對年輕人最具正向影響力的媒體,創造企業與人才間的對話,克服學用落差,推動世代互助與典範傳承。在人生每個重要時刻,給予工作者實用建議。