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日期 |2021.01.06

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不想年度工作報告像流水帳?學學張忠謀的「時間框架」|職場工作術

年度工作報告要如何準備,才不會像流水帳?報告像流水帳,是因為內容缺乏結構性,讓人覺得就像是想到什麼說什麼,即使你真的有所準備。

我的建議,是利用「過去、現在、未來」將工作報告的內容切分為三個部分。然後可以這樣準備:

• 過去一年的工作成果與反思。

• 現在進行中的工作進度說明。

• 未來一年的工作規劃與挑戰。

如此一來,以「現在」這個時間點來做切割,回顧「過去」、展望「未來」的作法,就是運用「時間框架」來組織內容的方法;然後,我們可以根據時間長短,來分配這三個區塊的內容。

而使用「時間框架」的高手,就是為人熟知的台積電創辦人張忠謀先生。

張忠謀先生在受邀演講時,經常使用「時間框架」來暢談公司或產業的發展過程、科技趨勢等議題。舉例來說,他在退休前一年曾接受遠見雜誌的專訪,在談及經營台積電三十年來的心得時是這樣說的:

第一個十年,台積電主要的成就是奠定美國市場。當時,台灣開公司大概都只看國內市場,但我一開始就知道美國市場很重要,當然我們也沒有忽視台灣市場,頭十年奠定美國跟台灣市場。

第二個十年,我們奠定PC(個人電腦)跟graphics(電腦繪圖)的市場。

最近的十年,也是第三個十年,我們奠定了mobile(行動通訊)的市場,這是台積電30 年的三部曲。」

其中就運用了「期間框架」來組織內容,劃分為「第一個十年、第二個十年、第三個十年」來說明台積電不同時期的市場發展重點。

而他在2019 年交通大學全球校友商界領袖峰會上發表演說時,同樣以「期間框架」將數位時代分為三個階段:數位時代的第一時期,自1980 年IBM 宣布進入電腦市場到1995 年的期間,可稱為數位時代的先驅;而數位時代的第二時期,是1995 年到現在的手機時代,改變了幾十億人的生活及工作方式;現在正展開的是數位時代的第三時期,人工智慧將會取代很多價值,很少人能無可取代。

諸如此類的例子不勝枚舉,在許多關於產業發展或趨勢變化的議題上,我們也常見到「時間框架」的應用。

步驟太多怎麼辦?善用「三的法則」來歸納或分類使用時間框架時,不論是期間框架、階段框架或步驟框架,都應該將內容劃分為三個部分,比方說:過去/現在/未來、前期/中期/後期,或是短期/中期/長期。

因為「三的法則」告訴我們:超過這個數字,人們記住的可能性開始遞減,甚至失去興趣。但是,有時候內容包含的步驟就是很多,怎麼辦?我用一個案例來說明,或許你會更明白。

在企業提供簡報培訓是我的服務項目之一。說到製作一份簡報教案,你會想到需要哪些步驟呢?我的作法是這樣的:

步驟一:釐清簡報的目的、對象與有效連結的方式。

步驟二:設計簡報的方向。

步驟三:規劃簡報的目標與大綱。

步驟四:分配簡報的時間。

步驟五:製作簡報的內容。

步驟六:優化簡報的品質。

步驟七:測試簡報的教案。

看起來很清楚,但是步驟太多了!說實話,即使看了好幾次也未必能完全記住。一個簡單的改善方式,就是將這些步驟進行歸納或分類,比方說這七個步驟可以歸納為「架構布局、內容製作與整體優化」這三個階段。

所以,我將這些步驟重新組織為:

首先、架構布局

• 步驟一:釐清簡報的目的、對象與有效連結的方式。

• 步驟二:設計簡報的方向。

• 步驟三:規劃簡報的目標與大綱。

其次、內容製作

• 步驟四:分配簡報的時間。

• 步驟五:製作簡報的內容。

最後、整體優化

• 步驟六:優化簡報的品質。

• 步驟七:測試簡報的教案。

比起原本的七個步驟,透過歸納的方式賦予多一層的結構關係,不僅容易理解、也方便記憶。

(原文標題:讓你清楚表達,又不會被說流水帳的「時間框架」)

工作效率

節錄自:樂金文化《高產出的本事 / 劉奕酉 著》


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