別把時間浪費在考勤、算薪水上,新創、中小型公司該如何規劃HR工作,發揮真正的價值?

新創公司因資金有限,許多財務、行政等工作都是老闆或合夥人兼著做。然而看似節省人力,背後卻隱藏看不見的成本。EZTABLE的創辦人Alex透過自身公司的體驗見證,用「機會成本」的角度來考量,將例行的考勤、薪資計算等瑣碎的例行工作外包給專業公司處理,可以有效的節省主管與HR的時間,運用在更能發揮價值的核心業務上,創造更多的價值。

文/人資學院

台灣以中小型企業為主,近年來新創公司如雨後春筍湧現,成為經濟的生力軍。在創業初期對公司最大的挑戰,在於營運資金十分有限,此時重視的通常是產品開發、拓展業務、行銷面的課題,每一筆費用都要花在刀口上,徵才招募更需要的是能夠身兼多職的通才,很難有額外的預算聘請全職HR。像是計算薪水、考勤、初期制度建立等,往往是由老闆或財務兼著做。

然而,這樣真的能節省成本嗎?

突破成本控制的盲點

陳翰林Alex於2008年創立EZTABLE簡單桌,迄今成為亞洲目前最大的線上餐廳預訂平台。對新創企業初期的經營發展,他深知HR的價值絕非只是幫忙算薪水、處理行政事務而已,在此時期更重要的任務是如何幫助公司找到合適的人才。

「公司是以PM的概念聘請HR,用專案管理的角色來進行公司的運作,HR不應花太多時間進行日常行政工作,而是將這些工作外包給專業的公司。」對中小微型企業在人事管理上專業不夠、無法花時間專研,又缺乏預算聘請專業HR的情況下,是個良好的解方。

「我們選擇 104企業大師 以及 薪資外包服務,最大的考量點在於人資事業是104的核心業務,他們能確保產品能跟得上趨勢、法規更新,更願意花時間培訓相關人才、留意相關資訊。如果遇到問題,也有專業的顧問團隊能即時解惑,讓客戶能放心把人事管理交給他們。」

104企業大師根據約3,000家客戶使用狀態統計,規模約40人的企業,如持續以傳統的人事管理方式作業,將造成公司每年損失約66萬元。無論是新創或是中小型企業,成本控制是公司經營的關鍵之一,然成本控制不只是降低各式費用,而是要考量「機會成本」,將最寶貴的人力專注在本業的工作。如果只是為了節省成本而使用紙本來管理請假、打卡等人事作業,結果導致公司主管花更多時間在管理瑣碎的行政工作,反而衍生更多看不見的管理成本。

Alex認為透過專業分工掌握核心競爭力,把非核心的工作用「內部PM搭配外部專業」的方式來經營企業,是CP值最高的規模化管理方式;交給專業的系統商,既可以做到真正的省錢、處理起來更有效率並且不會有違法的可能性。

HR的價值與角色轉變

Alex進一步分享目前新創或中小企業對HR的投資策略,是針對數位人資轉型的「HRBP(HR Business Partner)」,也就是人力資源策略夥伴。HRBP要協助公司了解新世代的文化並訂定新的因應對策,也要針對公司策略定義HR扮演的角色與政策,站在經營者的角度協助老闆與各部門主管,解決管理者的所面臨的問題。

選擇一套良好的人資管理系統,幫助HR省下解決瑣碎日常行政事務的時間,是數位人資轉型的第一步。面對成長中的公司,管理階層是影響發展的重要樞紐,HR應更專注在與主管交流互動、討論部門發展的因應人事管理的對策、聆聽主管對於管理員工的困境並協助解決問題。靈活運用人事管理的數據,為公司規劃留才、育才,以及招聘合適人才的策略。Alex認為這是最值得的投資的項目,也是未來企業管理與拓展的趨勢。


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