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日期 |2021.09.30

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6 個挑選中大型人資系統的注意事項!HRM 系統評估推薦指南|104 人資學院

公司明年要編制人力資源系統預算,需要比較市面上各家系統的優缺點與收費,提出更適合公司的採購建議。身為專案負責人的 HR,知道中大型企業所需的人資系統該怎麼挑嗎?由資深導入顧問歸納的 6 大關鍵一一 Check,評估系統其實並不難 (文內提供系統檢核表)

文/104人資學院

直接下載系統檢核表

一、具備在地人資背景更優先!廠商要能瞭解產業行規,並能梳理作業流程

在挑選中大型企業使用的人資系統時,除了系統功能、業界評價等,有什麼是優先考量的項目呢?具備「人資背景」應為重要關鍵。為什麼具備人資背景很重要?

千人電子製造業人資經理:「曾經選了沒有相關經驗的廠商,結果導入過程很痛苦,變成自己要一直教廠商該產業的人事規則 …」

以中大型製造業為例,電子製造業非常在意差勤管理,需找到一套能支持龐大員工人數、輪班班別複雜、跨廠區支援協作等需求的系統,這時候如果不熟悉相關產業的系統商,可能會在系統 Demo 時頻頻點頭說承諾自己能做到,而導入過程 HR 要除了得提出自己企業的需求外,還得不斷提醒勞動法規、變形工時等規則。不僅造成拉長系統上線時程,如果沒有選對廠商,在未來上線後系統用戶自己也會很辛苦,勞動法規變動時也皆需自己提出修改方向,反而造成企業維護困難。

除此之外,超過 100 位員工的中大型企業,其組織流程往往複雜、調整時需要溝通與牽涉的部門眾多,難以透過系統工具即可優化流程、制度、規範,這時候選擇具備人資知識背景的系統商更為重要。

輔佐中大型企業的系統廠商,不單單只是提供系統工具,應具備能一眼看出企業採納的作業流程的利弊,從流程改善提供建議,提出更利於企業人事管理的解決方案。以 104 為例,104 建置版人資系統的顧問團隊,具備 18 年以上的導入經驗,能協助企業在汰換人資系統期間,順勢重新整理企業組織架構、梳理 HR 部門作業流程,也同時優化全體員工的行政效率。這類型的廠商對客戶的協助才是更具有價值與效益。


二、系統不全面,導入後更累!評估中大型企業的 HRM,功能需要完整和全方位

在挑選中大型企業使用的人資系統時,HR 可能會很困惑,市面上那麼多系統,哪一種更適合我們公司呢?基本上可從系統形式—雲端版、地端版;收費方式—訂閱制、買斷制來區分。

系統形式地端版雲端版
適合規模適合 100 人以上,組織架構複雜的集團式多公司中大型企業適合 100 人以下,人事規則簡易的中小型企業
系統架構Server 由企業自行管理,資料無洩漏風險無需機房與設備維護,員工資料安全為重大考驗
功能完整性開放流程作業自訂,適合產業與功能較完整可定義範圍小,功能不夠完善
整合與介接開放客製與跨系統介接無法客製與介接
收費方式大多為買斷形式,不限使用人數大多為訂閱形式,依人頭數收費,
人資系統比較表

由圖表上可以看到,在評估中大型企業使用的 HRM,如能量身打造一定是最符合企業需求。但在預算有限、上線時程的壓力下,從零打造的純客製系統無非拉長評估、導入時間,系統的客製費用也嚇到不少企業主,認定「客製」=「昂貴」。但其實還有一種「套裝型」、「模組型」的人資系統,以多種功能模組、可拼裝、可接受部分客製為優勢,在有 HRM 基礎建設下開放客製,反而更適合人數正在擴編的企業,並跟隨企業需求隨時擴充。

但在找尋這類的系統時,還是需注意功能是否完整、能支持人力資源的規劃。

跨國汽車經銷大廠 HR:過往經驗告訴我,系統功能全客製的作法未必較好,部份流程配合系統的最佳實務更理想、更貼近公司期待

一般來說 3~5年公司會考慮替換新的 HRM 系統,而 HR 在評估系統時,可以先考量這 5 年間有哪些會是企業需要發展的重點需求,以下提供除了系統功能外,中大型公司常見的 HRM 需求:

  1. 履歷串接:更多的職缺數、更多的履歷量,系統要能介接人力銀行履歷資料
  2. 資源擴充:企業未來人資發展策略如 HRD,或是有 EIP 或其他產品需求,是否能擴充相關需求
  3. 人資相關報表:通過人力資源報表,向各部門主管展示人員管理相關數據

有些 ERP 系統也會提供簡易的 HRM 功能,我們建議中大型規模的企業因優先考量專業的 HRM 系統,除了更符合各產業的人事行規與需求外,更支持中大型企業的未來發展性,以免系統跟不上企業的人力資源規劃,沒用幾年又需要找一套新系統來取代,占用 IT、總務、預算資源,適應新系統的學習成本也讓 HR 心力交瘁。


三、HRM 是企業管理地基,應能將現有系統一併整合與串接

管理中大型企業的人資系統時,HR 應該常被跨部門同仁詢問,HRM 可以用綁定企業其他系統的帳號嗎?可以整合公司原先有的 EIP 系統嗎… 這些系統整合的需求,在公司規模到達一定的人數,如果不同系統間都資料都需重新建置、每個新系統導入後都要註冊一次,一定會造成企業員工很大的困擾與反感。所以最好的做法是提前布局,評估系統時就該找能整合、串接的 HRM 系統。

以 104 eHRMS 架構為範例

以批發零售業為例,如果為比較基本的出勤打卡整合可以先從門禁保全、POS 機、出勤管理、打卡工具、薪資系統作進一步的整合。餐飲業員工使用門禁保全刷卡作為上下班打卡紀錄,如果遇到加班需求,需 POS 機登入登出資料佐證,HR 可在 HRM 的出勤管理同步打卡、加班資料,再結合薪資系統計算當月薪資。如果為較進階的需求,可透過結合 EIP 的人資系統,統一由單一帳號登入 CRM、ERP 輔助銷售與進存貨管理。

由於不同的產業有不同著重的功能需求,透過 HRM 作為人員管理的地基,充份整合 HRD、履歷等人力資源需求外,透過串接的跨平台系統,整合各產業工作需求( 會議室管理、倉庫管理、物流出貨管理等等),無需替換或導入全新的作業流程,也讓企業數位轉型的範疇更加完整。


四、找 IT 維修,員工薪資即被看光光?機敏資料就該加密

過去曾有竹科企業 HR 和我們反應,公司為了避免員工被挖腳,或是薪資情報外洩,系統盡量由自己開發,或是特別選擇非雲端型系統,避免有任何外洩的風險。但有一次讓公司 IT 進行人事系統維修時,才發現員工資料沒有做加密,工程師輕易的就能瀏覽同事的薪資,或是通訊電話、地址等個資。

人資系統需考慮是否系統維修、維護時,是否會被看見機敏資料

我們建議在在選擇 HR 系統時,一定要記得多加詢問系統商的資安保護措施,機敏資料加密等方式。並且一定要記得多加詢問系統商的資安保護措施,例如「如果系統要維修是你們的工程師協助嗎?」「那工程師維修的時候會看到哪些資料啊?」下方提供由 104 系統工程提出的系統安全基礎檢核:

  • 內部主機資料交換全面採加密傳輸
  • 維運人員採最小權限原則,僅允許使用者依工作職掌執行所需之授權存取
  • 系統是否有身分驗證機制,密碼是否具較高安全規範與變更管理機制
  • 建立電子資料安全管理機制,包含分級規則
  • 資料新增修改刪除,皆可追朔操作者,並保存相關紀錄

更多系統資料安全檢核依據,請至文末下載 HRM 系統檢核表


五、專業的系統商,導入流程與教育訓練都該標準化

評估 HR 系統時除了上述幾點外,導入流程也該是挑選的重點必要條件。

亞太區知名通訊商主管:過去我們也曾兩次導入 HRM 系統,但皆並未導入成功,除了最終系統不符合需求外,混亂的導入流程、難以溝通的工程人員也讓我們很頭痛

104 eHRMS 的標準化導入流程

以 104 人資系統導入流程為例,在接到客戶有系統需求時,團隊將進行制度訪談 (圖上橘色虛線部分),當顧問評估確認系統適用於企業後,才會進行下一階段的安裝與設定… 標準化專案式導入流程,讓 HR 方便與公司回報導入進度。

建議洽詢 HR 系統時,請廠商提供該系統的上線年限、導入成功率與續約率,並且在確認功能面符合公司需求後,請廠商提出一份導入流程計畫,審慎評估系統商的導入與教育訓練經驗。


六、售後別忽略,系統維護、版更、危機處理的應對方式都得納入考量

上述幾點都符合公司需求後,恭喜你系統成功上線基本上不會有問題。但付完錢後,系統不穩定、服務窗口也無法即時協助、員工反應很難用,反而造成 HR 更大的困擾…

電子供應鏈管理處資深經理:我們與同業推薦這家系統的原因是,即使系統一開始並非百分之百符合公司需求,但沒達到的部分會想辦法在版本更新時改善,後續服務也能得到適當的回應,採納我們的意見,服務方面才是我們更重視的…」

我們建議企業可以在系統導入過程中,觀察廠商的團隊素質,例如工程人員能否將工程面的知識轉化為人資夥伴能夠理解的用語;勞動法令相關知識是否足夠、客服的服務品質是否即時解決,無需再請 IT 人員協助。並請廠商提供版更流程、維修流程,事前評估售後的窗口服務時間、服務時效、諮詢費用等,讓系統用戶沒有後顧之憂。

  1. 廠商體質
  2. 系統架構與功能
  3. 整合與串接性
  4. 機敏資料加密
  5. 導入流程標準化
  6. 售後服務

最後除了上述六點外,104 顧問團隊更提供評估 HRM 系統檢核表(Checklist),方便 HR 與採購同仁於評估階段時一一檢核。

下載系統檢核表



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