【人資前輩分享】人資系統簡化行政作業,讓HR展現價值

文:Wendy

原文標題:好的人資系統能培養不同的思維與觀念-HR的真心分享

在HR制度不同、系統化程度不同的公司,HR看待工作與處理事情的思維與眼界也是不一樣的。

在我三間任職的公司中 (含現職),前兩間在人事管理上都有系統,雖然系統化程度不一,一個是也隱含蠻多人工的成分、但公司人數少加上是資訊公司沒有工廠直接員工;一個是有工廠且員工數萬人、但系統化強且不強制勾稽刷卡紀錄與薪資,也因此,在HR這塊領域上,我們可以有足夠的心力,放在較有亮點並能累積經驗值的數據分析或專案事務上。

在現職的公司,員工數近年剛破千,導入產線,因此在系統上,仍在逐步跟上中,因為政策採刷卡對應薪資計算,也因此雖然有刷卡機、有考勤系統、使用SAP這個強大的HR系統,但許多細部作業系統化程度還未跟上,所以仍必須有專人來追考勤正確性 (落實刷卡、刷卡時間與請假加班match等等),雖然不是由我負責這塊,但還是讓我實在衝擊很大 ,因為這些瑣碎的事務占掉工作大部分的時間,會很難有多餘的心力思考不一樣的事物。

前陣子剛好有機緣,協助系統廠商撰寫文案,有篇主題是「人工計薪」或是「公司內部HR自行管考勤算薪」為何比「導入人資系統」或是「薪資外包」還要耗費成本;我任職過的公司皆是有系統的公司,在腦中導系統是已經存在的定見,因此寫這篇時沒有非常大的感覺,或許心中認為這是個普遍被認可的議題;直到現職的公司 (且非中小企業)遇到上述有專人人工來追考勤正確性、雖有系統但實在有很多可以更改善的地方,才意識到,「數位人資轉型」、「可以由系統做的事就不要人工做」、「HR應該把時間花在更有價值的事務上」是多麼需要被溝通的觀念。

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在前一間任職的公司中,工作內容是工時管理,也是一般人認知的差勤、考勤管理,因為人數眾多、公司的政策沒有要100%刷卡正確率,因此薪資結算採請假、加班申報制,也就是說請假扣薪、加班計算是依據系統上申報出的單據,而非刷卡紀錄,由各單位管控刷卡紀錄完備性、請假加班正確性;也因此,我們HR在管這塊時是採用大數據管理、異常管理,僅在系統異常、比對到極端異常時才逐一細看、寫分析資料並判斷狀況,進行後續追蹤管理,大多的時間除了上述的管理,也會花在與員工溝通、工時分析、系統改善、政策制訂協助等,會更加知道報表、與數據分析的重要性。

有了HR制度非常完整、系統化程度高的工作經驗後,在看待HRM上也會有不同的角度與思維,會知道HR不只是人事行政、把例行考勤管好薪資結好,而是有更多的分析或管理,協助高階主管進行決策,例如:排班制度是依據不同的產能特性思考安排、人力與產能的搭配、薪酬政策與調薪策略、彈性工時制度等,而後目標是達到HRBP (人資策略夥伴)的角色、成為老闆的左右手。

也因此,現在初來乍到這間公司,觀察後仍有許多可以改變的地方,(這也是面試時主管提到,因為制度上仍不完全,若能逐一完善,也是個很棒的工作成就感來源呢!)接下來,就讓我們一起,來看我能走多久多遠、來經歷這一切吧

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