公司沒制度人才留不住!完善的人資管理制度擬定技巧
文:宸碩管顧公司總經理|楊伸太博士
原標題:HRD訓練發展中,相關人資管理制度擬定與運用技巧
完善的人資制度不僅能提升公司招募效率,還能穩定員工心情,增加留任率,並強化雇主品牌形象。相反地,缺乏良好的人資制度會讓內外部人才失去信心,特別是在考核、升遷和獎金等影響未來的關鍵領域。而完善的人力資源發展制度,需要包括哪些呢?本文將一一分享與說明!
關鍵字
- 人資制度
- 人才發展
- 制度規劃
- 人資管理制度
- 人資管理辦法
- 訓練發展
大綱
- 前言
- 制度決定員工行為
- 企業人才發展需求哪些管理制度?
- 管理制度的規畫內涵
- 管理制度的擬定步驟
- 人才發展相關制度落實過程之注意要點與關鍵成功因素
- 總結
一、前言
- 完善的人資制度,會帶來正向留才效果,也會提升雇主品牌形象,不僅僅能提升招募端之投遞履歷數與及時招募成功率,在留才端,也能穩定人心,安定員工的心,進而達到留任率!
- 相對的,如果公司的人資制度不完善、甚至很少呢?不論內部或外部人才,無不希望所任職企業,都能有完整制度,尤其是跟自己的未來相關的制度,例如考核、升遷、獎金等,更是關注重點!
- 完善的人力資源發展制度,需要包括哪些呢?本文內容一一來做分享與說明!
二、制度決定員工行為
- 人治&法治,從人才端的看待?
(1.) 人治>法治的企業:員工所有的處事,都是依循權責主管之決定,沒有規則可資遵循,例如不同表現的員工,同樣是每月遲到五次,所做的懲罰可能有所不同,員工無所遵循,這是重視彼此權益清楚之新世代員工,最不喜歡的職場環境!
(2.) 法治>人治的企業:一切依循制度規章行事,特殊狀況再個案處理,同仁們知道如何遵循公司的相關準則,同時這也是許多企業二代接班人最喜歡的作法!
- 規矩,就是紀律,用來規範員工行為準則
(1.) 公司需要紀律,當企業內員工的行為都有準則可以遵守與依循,就會成為紀律!
(2.) 公司若把制度建置好,任何人做這件事情均能展現一定的品質,同時不會因人而異!
(3.) 當企業內員工的行為都有準則可以遵守與依循,自然而然就會減少許多與「人」相關的溝通或處理成本,讓主管們能有更多時間處理更重要的事情!
(4.)管理制度,就是擬定規矩,可資遵循,成為紀律,因此,『制度,會決定員工的行為』,我們所規畫之任何制度,都會影響員工的行為,例如擬定升遷升等條件,員工取得資格後,就能依循升等流程進行提報,員工自然會努力取得升等資格;相對的,如果某獎金制度,是大家均分,這樣的制度就會造成員工『多做跟少做,都是一樣的獎金,我為何要多做?』之行為,導致企業內變的凡事被動,等待命令行事之怠惰組織氛圍!
- 所有制度,都是為了『正向士氣的循環』
(1.) 人資單位所建置及落實的制度,都是與員工息息相關,員工會針對這些制度,進行自我評價,來決定自己是否想把心力與未來留在這家企業。
(2.) 因此,當每項人資管理制度建置時,都應該充分認知跟檢視『這項制度落實後,是否對員工具備正向士氣的認知?』,唯有正向士氣的制度,具有意義,才能留才,才能讓好員工的心穩定下來!
三、企業人才發展需求哪些管理制度?
- 如果從人力資源的角度,來看所需要的管理制度,大致可區分為以下幾類:
(1.) 基礎制度
(2.) 留才制度
(3.) 選才制度
(4.) 育才制度
(5.) 其他
- 作者整理人資所有制度之項目、主要需點查檢之重點如下表:
不管HR或主管都應具備的人資力 >>
四、管理制度的規畫內涵
- 人資管理制度之製作要領
(1). 了解文件標準架構
(2.) 了解管理制度之基本架構
A. 目的
B. 範圍
C. 權責
D. 定義
E. 作業內容
F. 相關文件與表單
(3.) 掌握各項管理制度之核心目的
A. 了解核心目的後,才能針對該管理辦法之作業內容,進行規劃與擬定,並能落實!
B. 舉例:績效考核管理辦法之目的
a.為落實人才管理與辨識,以及有效考評與精進員工之工作績效、能力與發展性,以作為員工工作績效改進指導及調薪、升遷與異動、培訓、獎金發放之參考依據,特訂定本辦法。
(4.) 確實把握該項管理制度能夠落實之五大關鍵
A. 高層與相關主管,有否共識?
B. 作業內容是否對應到核心目的
C. 是否有進行必要說明與溝通?
D. 是否在執行過程中協助?
E. 作業內容是否便利?(系統與表單)
提升管理職能,帶領公司再成長>>
五、管理制度的擬定步驟
- 制度擬定前,要展開需求與建議調查(事前溝通) 。
- 制度擬定中,要進行必要之說明與溝通。
- 完成制度草案內容,符合以下建議大綱:
(1.) 目的
A. 例如:升遷管理辦法之目的?
(2.) 範圍
A. 例如:升遷管理辦法之適用對象?
(3.) 權責
A. 例如:升遷管理辦法,在人資單位、用人主管間之權責?
(4.) 定義
A. 例如:升遷管理辦法之管理職定義?技術職系定義?
(5.) 作業內容
A. 例如:升遷管理辦法之各職等升等條件?升遷評核申請機制?
(6.) 相關文件與表單
A. 例如:升遷管理辦法之相關表單,升遷評核申請表。
- 制度擬定後,要呈送權責主管核定
六、人才發展相關制度落實過程之注意要點與關鍵成功因素
- 要視個別企業而異,進行客制化之規劃。
- 企業高階的支持。
- 是否有客觀第三方(例如專家/顧問),進行制度制定或修訂之重點說明與Q&A?確保正向士氣。
- 合理性、時機與接受度、合適度之評估。
- 新制度,可給予3-6個月之試行期。
- 每年底,可針對現行制度,進行檢視與修訂。
七、總結
- 習得人資管理制度之好處:
(1.) 具備了中高階人力資源專業或管理人員之技能,亦即往更正相關職涯發展之技能與經驗。
(2.) 具備了幫助公司擬定或修正人資管理制度後之成就感。
(3.) 讓公司人力資源管理體系,更加完善!
- 定期檢視與修正『所處公司之人資制度』:是否符合『公平、合理、適當』。
- 所有人資管理制度,除了符合法令要求外,都一定要『具備正向士氣之效益』,才能夠提升人資工作者價值性,並對企業做出貢獻!
- 本文最期望能帶來之效益:藉由我們建立人資制度的專業,讓員工產生正向士氣,最終幫助企業留才與持續永續成長獲利,與大家共勉之!
104「教育訓練管理」平台,終身免費!>>
企業內訓、公開班及線上課程需求,104人資市集最超值 >>
看更多楊伸太博士的文章 >>
訂閱市集電子報與你分享專家文章及最新活動訊息>>
加入104人資市集官方line獲得最新優惠及活動資訊 >>