人資市集

日期 |2022.02.15

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好還要更好!如何優化你的招募流程?(上)

文:楊伸太

原文標題:如何優化既有之招募流程?

人才招募流程,是從閱讀職缺、邀請面試及面談,到接收錄取通知、報到及新人訓與評鑑。 整個過程有許多關鍵指標,包括招募到位天數、招募面試到試率、面試通知報到率、新人報到留任率等,都牽動人資團隊KPI的好壞。

從流程端,以 準備期、開發期、甄選期、到職期四個階段,招募選才流程要如何持續精進與創新?當中,人資人員必須提升自身專業,化身為雇主品牌行銷與公關大使,運用正面與完善的話術,還有多元的數位工具和求才管道,促進求職者前來面試與報到。

你的招募選才,還可以做得更好(上)

人才整體的招募流程,是從閱讀職缺、邀請面試、面試、接收錄取通知、報到、新人訓與評鑑。各階段都需要控管與精進,假設開發階段每10通電話有1人願意來面談,則此階段的招募轉化率為10%。

假設開發階段為10%、面談階段為10%、報到階段為10%,則整個招募流程轉換率為1/1000,也就是每開發1000人才來報到1人,所以「招募流程必須要做出改變或優化」!

筆者整理了準備期、開發期、甄選期、到職期等四個階段別,來進行探討與優化說明。在上篇,筆者將先聚焦在前面兩個階段— 開發期與甄選期。 至於甄選期與到職期的階段,筆者則留待下篇討論。

準備期—更新需求、工具,還有加快流程

  1. 重新檢視人才規格

首先,人資團隊應重新檢視人才規格,充分掌握人才的基本認知。一個人才的績效展現,是需要工作熱情(工作動力)、適才適所的特質與技能等三項的組合,才能展現高度績效。 如果用一個公式來表達,那就是:「人才=熱情*能力(特質、技能)」。

其次,職位說明書攸關人才甄選的關鍵,對於職務工作要項、任務內容,定期檢視與更新,才能確保適才適所所對應的職能滿足 。完整的職能應包括知識(K)、技能(S)、特質/態度(A),人資團對最好建置全公司各職位職能,亦即「職能地圖」,確保有效連結人才甄選上。 

理想的職位說明書應具備的內容(資料來源:作者)
  1. 測評工具

藉由據信效度之人才測評工具,提升找對人的機會,例如職能行為量表、工作價值觀量表、性格特質量表、領導風格量表、個人風格量表等,建議每家企業都需要找到適合的測評工具。 

企業在評估適合測評工具時,可以設置專家小組與建置常模,亦即透過各部門主管,藉由專家小組共同討論出各職位所對應的職能,彙整成職能標準,做為日後招募甄選人才之用。另外,有的企業會透過各職位優秀員工,來做為常模標準之依據,或者是部門平均,或者是部門主管建議等。

3. 招募SOP優化 

現今是搶人才的時代,分秒必爭,如何在最快的時間內,篩選履歷、邀約面試、通知甄選結果,招募流程的檢視與數位化便顯得非常重要。 在招募SOP優化方面,人資團隊可將重點放在時效性。

從甄選到面談階段的自我檢核表和招募SOP,如下表:

徵選與面談自我檢核表(資料來源:作者)
招募SOP(資料來源:作者)

開發期—優化招募文案,策略方案多元

隨著人資行銷大使的時代來臨,包括雇主品牌經營、校園關係經營、社群經營與平台數據分析與優化、各招募平台行銷頁面文案與維護等,都是人資團隊重要招募工作內容。

每個招募環節都是「行銷重點」,職缺招募一經啟動,求職者最先接觸到的不是公司網站,就是人力銀行的求才刊登內容。可想而知,求才刊登內容的優化非常重要。 

好的招募文案,能吸引人才目光、投遞履歷。求職者找尋或轉換工作,一般而言都會重視公司制度、薪酬福利、教育訓練、升遷發展、公司穩定性等。

在寫文案時,人資團隊應捫心自問:「我們的求才刊登內容,是從『給人才看的角度』出發嗎?」「我們是否就『幸福企業的定義』進行有系統的整理與呈現?」、「是否就公司在產業的重要性,進行整理與呈現?」 

針對不同人才對象,人資團隊應有不同招募策略,開拓更多元的招募管道,從年輕人使用的各種社群平台,到專業人士使用的Linkedin等社群平台,設計更多元的招募方案,將職缺廣宣效果極大化。 

對於招募管理,人資團隊可善用雲端工具,例如104招募管理系統等,具備蒐集器功能,為每個職缺的投遞網頁建立專屬短連結,把各式招募管道收到的履歷匯總到資料庫中,統一管理,更省時省力。

另外,考量疫情多變因素,企業無法以過往面對面的方式面試求職者,能否有迅速提供遠端面試工具,協助降低人際接觸的染疫風險,又能及時進行甄選面談。 

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