人資充電

日期 |2022.03.04

觀看數 | 6160次觀看

面試要求填前公司資料、家人工作和星座,是合理資料蒐集範圍嗎?|職場熱議

近期有網友討論面試時,企業人資要求填寫的個人資料,不但要求填寫前主管的電話,還要家人的職業、婚姻狀況等細節,對其與工作的關聯性產生懷疑,卻又怕不老實作答會直接落選,事實上這些措施在《個資法》和《就業服務法》都有相關規劃,不可任意為之。

文/104職場力

新鮮人求職面試或轉職尋找下一份工作,進到面試後人資遞了一張資料表要求填寫,是否曾碰到相同疑問:

「表格上要求填寫許多個人資料,甚至詳細詢問前工作內容、家人個資與工作職業,一定要填寫嗎?」

況且應徵職缺投遞履歷時,不論是透過求職網站或企業本身招募管道,皆已在履歷上填載相關個人資料。面試時卻又填寫一次,還更為詳細,令人百思不得其解。

也有求職者於《職涯診所》提問:

…有時候個人資料填寫就算了,有一些公司履歷表也會詳細詢問家人的情況,包括家人姓名、生日、職業、任職單位、夫妻收入等內容,這些應該跟我求職沒這麼大相關性吧?所以有一次關於家人的欄位我都沒填寫….最後這場面試也就不了了之,沒接到下一階段的面試通知。

想請問各位前輩公司制式履歷表問到這麼細的內容是合法的嗎?若不填寫的話,HR是不是會覺得我很難搞,然後就與面試的公司無緣了呢?謝謝各位前輩解惑。

104職涯診所 零售業 行銷廣告 匿名(21-25歲)

職涯診所問答
▲ 點我看更多精選問答

究竟面試時詢問求職者的詳細個人資料、家人姓名、電話及職業,還有前公司主管聯絡方式等,可以選擇不填嗎?今天愈來愈注重個人隱私,法律上有何規範?所謂的「個資法」保護哪些資料?公司能以「蒐集、處理及利用個人資料同意書」來作為蒐集個資的免責證明嗎?

讓我們透過時事討論以及《104職場力》、《職涯診所》的相關文章,我們為您追蹤這個議題。


一、「個資法」保護哪些個人資料?

根據《個人資料保護法》第2條之規定,個人資料包含:姓名、生日、身分證號、護照號碼、特徵、指紋、婚姻、家庭、教育、職業、病歷、醫療、基因、性生活、健康檢查、犯罪前科、聯絡方式、財務情況、社會活動及其他得以直接或間接方式識別該個人之資料。

而所謂間接方式識別的個人資料,指的是該資料不能直接識別出特定之人,而須與其他資料對照、連結。例如「手機號碼」僅唯一串數字,並無法直接知悉特定個人,而透過其他資料如姓名、身分證或其他活動資訊,連結識別出特定人,也算個資法保護的資訊。

延伸閱讀:個資法系列-哪些個資受到保護?|法務長專欄


二、哪些行為受「個資法」的規範?

有關於個人資料的合法利用,同法第2條第3、4、5、6款定義了三種行為

  • 蒐集:指以任何方式取得個人資料。
  • 處理:指為建立或利用個人資料檔案所為資料之記錄、輸入、儲存、編輯、更正、複製、檢索、刪除、輸出、連結或內部傳送。
  • 利用:指將蒐集之個人資料為處理以外之使用。
  • 國際傳輸:指將個人資料作跨國(境)之處理或利用。

由此可知,從個人資料的「蒐集」行為開始,將個資「處理」輸入、儲存、編輯等,再將這些資料作為使用的「利用」,更進一步跨國處理利用的「國際傳輸」,都是個資法規範的行為態樣。

延伸閱讀:個資法系列-請問哪些行為受到本法規範呢?|法務長專欄

蒐集個資


三、合法的蒐集、處理及利用個人資料?

了解個資法保護的個人資料與行為規範後,特別是非公務機關如私人企業,如何是「合法」的蒐集、處理及利用這些個人資料呢?

相關規定於個資法第19條,非公務機關蒐集或處理個人資料,除第6條第1項所規定資料外,應有特定目的並符合8種情形之一,法律明文規定、有契約關係並有適當安全措施、公開資料、學術機構研究、當事人同意等,才能在特定目的下利用。另外若要在特定目的範圍外利用,則需符合第20條第1項的7種情形之一。

譬如企業基於勞工行政(代碼:114)之特定目的,要在人事雇傭契約等關係上進行蒐集和處理個人資料,就是第19條第2款的合法情形;或者得取得當事人的書面同意,也就是第19條第1項第5款。

延伸閱讀:個資法系列-如何合法蒐集、處理與利用個人資料?|法務長專欄


四、個資蒐集前的「告知義務」

相信大家在網站註冊會員、求職網站或企業管道投遞履歷以及參加面試時,都會看(收)到一份「蒐集、處理及利用個人資料告知事項」頁,告知你個人資料的權益內容。

這也規定於個資法第8條第1項,規範公務機關及非公務機關若依第15條或第19條而蒐集你的資料時,必須明確告知「機關名稱」、「蒐集目的」、「個資類別」、「使用期間、地區、對象、方式」、「當事人權益」及「當事人得自由選擇提供時,不提供對權益之影響」6個事項。

104平台會員告知事項
104人力銀行網站 會員註冊告知事項

因此透過這樣的告知義務,讓當事人能夠清楚掌控自己的個資流向。那麼網站註冊時或投遞履歷時,實務上就經常透過事先告知徵得你的同意。

延伸閱讀:個資法系列-個資蒐集前要記得履行告知義務|法務長專欄


五、面試問求職者的婚姻、健康狀況甚至懷孕計畫,已違反就業服務法

除了《個人資料保護法》外,《就業服務法》也規範相關個人資料保護權益。

就業服務法第5條第2項第2款規定:「雇主招募…,不得有下列情事:二、違反求職人或員工之意思要求提供非屬就業所需之隱私資料。」,違反本條款規定之雇主,依照同法第67條第1項規定:「違反第5條第2項第2款、…規定,處新臺幣6萬元以上30萬元以下罰鍰。」

所謂的「非屬就業所需之隱私資料」,諸如生理資訊(基因、醫療測試、HIV檢測等)及個人生活資訊(信用、犯罪紀錄、懷孕計畫等)(就業服務法施行細則第1條之1第1項)。

所以企業人資在面試時,常見違反就服法的情況,如問求職者的婚姻、懷孕計畫;或面試前詢問相關健康問題(是否吸菸、是否為B肝帶原者、前科紀錄等)。

或許此時產生疑問:

人資能否在面試時,透過請求職者簽署「蒐集、處理及利用個人資料同意書」,來做為雇主免責依據?

根據法務部102年的行政函釋,雇主要求求職人或員工提供隱私資料,應尊重當事人之權益,不得逾越基於經濟上需求或維護公共利益等特定目的之必要範圍,並應與目的間具有正當合理之關聯

所以透過 「蒐集、處理及利用個人資料同意書」載明公司得蒐集個資,應先判斷有無違反上開規定,不得僅據該書面同意書而免責

另外台北市勞動局也表示,雖然法律並未明文禁止求才企業向求職者要求這些資料,但必須清楚而明確說明這些資訊與職缺之間的關係且不違反當事人的意願,使得為之。同理,當求職者不願意提供這些非關就業之隱私資料,雇主便不得要求。

而求職者提供後沒有錄取,是可以依據《個資法》第13條第3項「個人資料蒐集之特定目的消失或期限屆滿時,應主動或依當事人之請求,刪除、停止處理或利用該個人資料。」請求刪除應徵時所提供的個人資料。

延伸閱讀:104獵才月刊 — 企業招募時,常見違反就業服務法之態樣!

面試要求填寫詳細個人資料,合法蒐集範圍?


六、面對不合理的個資要求,可以怎麼做?

儘管法律規定在前,仍有可能碰到企業要求詳細個人資料,人資還說這樣主管比較能認識你,讓人陷入難題。

有網友建議只填相關資料即可,敏感個資有疑慮不填也沒關係,多數公司也不會在意。而職場前輩也分享,可以依照自己對資料提供的接受度衡量,若對這份工作十分感興趣可以填寫,但負面觀感大於應徵渴望時,大可不必填寫。或者填寫時有技巧的提供資訊,僅透漏大方向(譬如家人職稱以行政職、公職代稱等)。

另外,若覺得個資與就業所需無關,也可提供相關資訊至各地縣市勞工局申訴,若經查明違反就服法隱私規範,可處6萬元以上30萬元以下罰鍰(就服法第67條)。


以上,就是本次我們針對「面試被要求填寫家人工作、星座等詳細個人隱私資料」的時事議題所做的法律相關整理,與工作內容顯不相關的個人資料,是可以不必填寫。

而各職業也另有其他法律規定,譬如大眾運輸司機有關的《汽車運輸業管理規則》,業者在其法令範圍內得要求從業具備之條件。同時也應當尊重當事人的權益,要求個人資料時不超過目的必要範圍。

祝福大家都能在求職與轉職路上順遂,發揮最大的職涯價值!

若您還有更多職場上的疑難雜症,也歡迎上《104職涯診所》發問諮詢!

職涯診所問答
▲ 點我看更多精選問答

「面試過程很愉快,但最後卻拒絕了Offer….」,該從求職者體驗優化流程細節了!

關於求職與面試的討論,也許你也需要

追蹤【104職場力】粉絲專頁、職場更給力 ★

Close Menu