HR 職涯再上一層樓?參與公司 IPO,獲取成為「策略人資」的關鍵經驗!

一間公司若要成為上市櫃企業,需經歷 IPO 公開發行,而這時候企業需建立完整的「內稽內控制度」才符合規範。身為管理企業人事的 HR,通常會參與內控辦法、薪工循環相關作業流程,又或是和 IT 人員共同檢視人資系統的保密、資安防護等,這些難得可貴的經驗,在人資職涯上更是格外加分!

文/104人資學院

去年開始疫情穩定後,有許多企業紛紛投入 IPO 熱潮,不管是興櫃股王的綠界科技,或是等待掛牌的台灣虎航,申請轉上市的北極星藥業 KY 等。然而在企業準備 IPO,除了財務單位需要投入大量心力外,原來人資單位也要參與其中,而 HR 在這階段又擔任什麼角色呢?

我們訪問了曾經參與公司 IPO 過程的資深 HR,他將告訴我們在經歷 IPO 過程後,對人資職涯上的發展產生了哪些變化?具體來說,公司人資要負責哪些工作?

參與 IPO 專案,讓 HR 的經驗值加倍

一畢業就到一間規模約兩百人的資訊公司擔任 HR 的溫蒂,在職期間輪調參與選、育、用、留等各類專案,也因此在公司準備要進行 IPO 時,被指定為人資單位的負責窗口,協調與定義人資各個功能的流程、對應文件、核決權限。「制度文件化、以決策者角度檢視工作流程、跨部門溝通與協調,綜合來說經歷 IPO 的專案後,我的這三項能力有著明顯的進步」HR 溫蒂表示。

IPO 專案最可貴經驗即是必須跳脫基層的角色,站在比較高的角度來檢視現有的工作流程,並提出解決策略,這些經驗是以往 HR 作業中不容易接觸到的。而經過 IPO 後累積下的工作能力,在轉換到其他間公司時,增強了適應能力,例如短時間熟悉不同部門、不同產業的管理制度、快速上手規模龐大且複雜度高的新工作,也因此有參與 IPO 專案的 HR,更有機會到中大型企業、上市櫃公司面試。

公司若要上市櫃,人資要做哪些事情?

通常公司 IPO 時會由證券商、會計師輔導相關流程,請各單位指派人力擔任窗口,配合會計師的要求提供相關文件、規章。在這之中,擔任 HR 單位窗口的我,負責了哪些工作呢?

1. 建立公司內部作業制度

公司為了符合完整的內稽內控流程,我必須先了解公司內部人資各功能的運作方式、各項作業流程與所需的文件,並藉此完成人資制度的建立。若現有並不是最佳方式,也要提出改善方案。我認為若是有各類人資 function 的經驗是最好的,更能快速與各單位溝通、梳理現有作業方式、思考流程是否合理,如何改善才能增加效率、符合稽核規範。

2. 定義核決權限

在薪工循環作業中,最重要的即是「權限」的控管與掌握。為了定義必要與非必要的核決權限,我有許多機會與跨單位高階主管溝通各作業流程的核決權限,例如:薪資核發須簽核到哪一層級、請假、加班的簽核流程、招募要補人時需要由誰核准等。

我建議與跨單位主管溝通時,必須說明清楚流程改變的原因,可以從稽核規範、公司組織層級、文化等面向切入說明,或是參考業界上市櫃公司的做法。如果原先有企業系統輔助核決,更是需要注意現有系統是否能配合新政策,客製更多元的簽核設定

3. 制訂流程文件

經過 1、2 的作業後,還會需要把流程、制度定義清楚,讓公司宣達、管理更一致。為了把流程文件化,我的做法是先畫下流程圖、對應文件與權責單位,並針對現有的流程提出改善方法。這個過程的複雜點是會遇到許多跨部門的溝通,定義流程與權責時各部門會站在自己部門的立場思考,需要大量的協調與談判。若遇到問題或權責無法裁決的狀況,則需協調高階主管出面進行決策。流程文件定案後,還需要經董事會審核,才會佈達到各單位成執行。

我的建議,此階段如遇到系統作業問題,建議可以請教系統商過往的做法是什麼;如尚未導入系統,但需要透過系統做下一步的管理,建議一開始就選擇有內稽、外稽資安控管嚴格的廠商,往後定期稽核時能更順利過關。

4. 導入獨立系統以建立內稽內控制度

由於稽核規定,透過紙本管理並不符合規範。若公司未使用系統而是使用紙本管理,建議可找尋具有跨系統整合能力的系統商,讓連動管理更容易,資料異動會留下紀錄,避免紙本管理下的人為疏失,達到管理透明化進而達到內稽與內控要求。

並且我想提醒企業 HR,如果挑選一個並不好用的系統,未來的痛苦的必定還是自己和員工。我認為此階段挑選系統時,還是要留意產品是否能支持企業未來五年的規劃,例如:當公司人數會不斷增長,系統是否可持續支援?未來是否可以整合 ERP、BPM、文管、EIP、知識管理等企業核心系統等,以免為了 IPO 導入一個並不好用、管理麻煩的系統,未來也無法說換就換。

5. 設置薪酬委員會

一般來說要上市櫃、興櫃的公司,必須指派具備金融、法務、會計等背景的人,組成為薪酬委員會的成員。雖然成立薪酬委員會屬於 HR 單位的權責之一,不過主要還是由董事會、高階主管、人資主管定義章程、成員與運作方式等,詳細規則可以直接參考金管會規定。

要 IPO 順利?證券商、HR 夥伴、系統廠商資源要善用

整體來說 HR 在 IPO 的工作可以分為「梳理制度」、「訂定完整人事章程」、「人事系統需符合內稽內控規範」。而在這個過程人資常常面臨到跨部門難以溝通、系統無法符合需求、眾多流程需要文件化的待辦事項等著你處理。我認為可以多多運用身邊的人脈資源:證券商、會計師窗口諮詢、詢問已成功上市櫃同業 HR 做法、詢問曾有協助 IPO 企業導入系統的廠商人資無法獨力完成的事項,我建議不要埋著頭自己找答案,詢問有經驗的團隊是最有效率的做法。

尤其在 IPO 的過程中,我們可以發現透過導入系統可以讓企業有完整的內稽內控制度,但在 IPO 的期間又有非常多跨部門作業需要處理,如果企業有上市櫃的規劃,我們認為系統導入這件事可以優先處理,IPO 期間只需要將系統微調成符合法規的版本。

而在挑選系統廠商時,我建議可以選擇有資深人資團隊背景的系統商,一來是這類型的廠商比較多機會碰觸到上市櫃的客戶,再來是除了系統經驗外,也能輔導企業人事制度梳理、協助改善簽核權限作業流程等管理議題。例如 在台灣知名的人力資源專業品牌:104 就是一個可以優先考慮的廠商。

104 在人資領域深耕多年,擁有適合中大型企業的人力資源系統,不僅符合上市櫃公司系統需求,收費不採人頭數,系統架構為單一管理平台 (除了 HRM 外,另有 HRD、Portal 等人資管理模組),不用擔心日後公司擴編而要轉換系統的問題;若公司是有母子公司皆準備上市櫃也可適用(支援多統編與大陸計薪)。

若有需求皆可洽詢 104 專業的顧問團隊,協助企業解決企業薪工循環中遇到的管理、制度、系統問題。歡迎點進連結預約:https://104.com/預約專人諮詢


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