和工程部門打交道，讓你崩潰嗎？資深HR分享經驗談（上）
文：Windy
原文標題：如何與公司內的MIS/IT部門合作良好的小技巧 (上)
重點閱讀：
現在很多公司都會使用人資系統，管理請假打卡、公文簽核、薪資計算等人事事務。有關人資系統的建置、更新或任何問題，HR都必須跟資訊管理部門（MIS/IT）進行合作。
不會寫程式，要怎麼跟工程師溝通？工程師說一堆專業術語，到底在說什麼？系統需求提出去後，工程師只會回答「做不到」、「不可能」，快溝通不下去，怎麼辦？
快看資深HR是如何與工程師打交道的吧！看完後說不定可以從中得到一些啟發！
不知道大家的公司是否都有用HR系統呢？比方說請假系統、維護人事資料與計算薪資的系統、各種需要簽核流程的人事相關的系統。
如果有的話，那不免俗的當系統有bug、員工使用需求改變或或因應法令需要調整人資的內容時，就會需要進行系統調整與改善；如果沒有的話，當公司規模變大時，也會從紙本（或excel）作業轉而導入人資相關系統，
這幾個時候，我們就會需要與公司內的資訊管理部門（MIS/IT）進行合作啦！！
HR對資訊管理部門（MIS/IT）的兩種印象
不曉得大家對MIS/IT的印象是什麼？我聽到的大部分的HR，大部分區分為兩類：
(1) MIS/IT因為是工程師（程式設計師），所以邏輯很好，但有時會用程式語言的方式跟你溝通，聽不懂，他們又容易不耐煩，好可怕啊~敬而遠之能不接觸就不要接觸；
(2) MIS/IT是萬能的，因為系統應該是要萬能的，所以我提的任何需求都要被實現，不管需求是否可行，不能實現的話就是他們的問題，所以各種的凹、盧、催促、發脾氣。
就我之前待過資訊公司，公司裡大部分的人都是MIS/IT；且使用過較大型的人資系統、又做過差勤這種跟人資系統最有關連的工作。
與MIS/IT打交道的技巧分享
有幾個與MIS/IT合作的小技巧可以分享，今天這篇先分享一些概念~
- MIS/IT因為是工程師（程式設計師），寫程式的人通常邏輯很好，所以他們喜歡跟聰明的人溝通，那不夠聰明怎麼辦？別擔心，通常會被派去找MIS/IT，通常表示邏輯有一定的程度，所以要做的事情是先把系統搞懂弄熟，不只是操作介面，還有熟悉一些背後的運作邏輯（例如簽核線邏輯、或是薪資報表中的各科目的計算方式、系統模塊間的串連邏輯等）；熟悉系統的方式通常由熟悉怎麼使用開始入門，另外也可以詢問部門內的資深同事，另外就是藉由一次次與MIS/IT的溝通，對系統的邏輯也會更加的熟悉，之後的溝通就能夠更順暢喔！
- 如果MIS/IT都用程式語言的方式跟你溝通，聽不懂怎麼辦？請他們說人話。XD 我常遇到比較不善與人溝通的工程師，在講系統的問題時會跟我說「因為xxx的欄位空白導致xxx讀取不到欄位值，所以xxx欄位判斷失誤」，這裡的xxx是只有系統管理者他們才懂得系統後端英文簡碼代號，說的邏輯又是以系統邏輯來說，誰聽得懂！
所以我會請他們用人話一點的方式來說明，比如說「是因為課級主管的欄位空著導致簽核線抓不到主管所以部級主管的欄位誤抓到錯的人嗎」這樣的方式，來問他們我的解釋是否正確。
- 提出不合理的要求，然後跟他們說「這樣做不是很簡單嗎？」這絕對是跟他們合作上的大忌，XD 因為我們認為很簡單的判斷或作業，在程式邏輯上可能不好寫或要繞好幾個彎，程式的世界非對即錯，無法像人腦一樣有些彈性可以解讀各種綜合資訊，而人資所接觸的內容又充滿各種彈性解釋的空間，所以系統邏輯判斷上要格外小心，以免日後要各種無數麻煩的bug出現，導致資料出錯，所以要設定各式的邏輯判斷式來卡控。所以下次千萬不要跟他們說這很簡單、或是為什麼要做這麼久了~~ （除非你對系統邏輯有了一定程度的掌握與了解了，可以稍微判斷需求屬於偏複雜與容易）
- 系統不是萬能，所以提出需求前（指大的開發需求，不是解bug那種喔）可以先評估是否可行→評估的方式可與MIS/IT先提出初步的想法，判斷是否可行；當然了有些人覺得麻煩不想進行開發，也會故意講的很難擋掉，這時又是考驗你對系統是否熟悉的時候了~以及對自己的需求細節是否熟悉，通常跟他們溝通過程他們提出困難點時，我會先想好幾個備案問他們說那這個點換這個方式是否可解? 如果不可解依他們的專業是否有更好解決方式? 或是彼此退一步找折衷的方式來做 (畢竟有些需求式老闆要求一定要做的，不能輕易被擋回來)，討論完後把初步的開發方式與折衷處理的部分再pass給主管，主管同意後再正式提出需求。
數位人資時代來臨，雇主、HR該知道的事情>>>>
企業數位轉型沒那麼難！先從雲端協作開始
【人資Q&A】除數據外，如何說服主管調整招募設計？
零工經濟來臨！ 員工量少質精，企業、員工你的優勢在哪？
企業線上學習發展筆記（五）從課程設計、管理到合作夥伴，建立最佳學習方案
混合辦公沒有你想得簡單！後疫情時代企業該如何重新佈局人事管理？
提升HR數位工作力，歡迎報名、諮詢>>>>
數位轉型趨勢與案例分享
【104企業防疫講座】防疫下的主管管理
培養新時代人才！線上課程必知規劃、選課與錄製技巧
