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2023.09.06 | 9306次觀看

如何寫好日文商業Email?主旨/開頭/內文/結尾教學解析

在日商工作免不了需要和日本同事Email往返,撰寫時應該留意哪些重點,才不會失禮?任職日商多年的達人,從「主旨、開頭、內文及結尾」四個部分,一一解析該注意的重點及例句示範,讓你下次寫日文信時不再苦惱如何下筆!

文/ 眉間R小姐

「寫信問一下日本總公司」,這是當我們接到客戶的詢問時,如果對答案不太確定或是在小主管的判斷下需要請日本總公司確認的時候,就會出現的一句辦公室對話。但是,對從來沒有上過日文商業相關課程的人(我)來說,一開始真的不知道要怎麼寫。「信件開頭該怎麼開?要怎麼切入正題?結尾要寫什麼?」這些對當年剛進公司的我來說都是未知數,即使上網找也沒有一個真正比較能參考的模板(因為網路上的教學都是偏教科書的感覺,例文都是用最最高級的敬語在舉例,但是每間公司的情況不一樣,而且感覺日本人實際上好像並不會真的寫的那麼繁文縟節),也因此我想跟大家分享一下在我進公司近一年的時間,透過跟日本總公司的人寫信對話觀察到的,日本公司(aka我待的公司)社內商業信件的常見寫法。

(*依舊小提醒:以下舉例是我觀察我們公司內部的狀況總結的心得,不一定適用所有情境喔!尤其如果是對外、對日本客戶的話,可能就要用更上一層樓的高級敬語去寫才不會失禮)

信件標題

台灣公司之間的商業Mail往來,通常標題可能會是簡短的「關於ooo」或是「詢問ooo一事」、「ooo提醒通知」等等,會著重在信件內容的「名詞」關鍵字。不過在日商的信件中,他們更會傾向把「此封信的動作」「希望對方做出的行動」放在信件的標題,簡單來說就是在信件標題就告訴對他方他寄這封信來是希望對方採取什麼樣的行動,或是自己寄這封信的動作目的,主體是「下一步的動作」,而非寫出一個名詞事實或一件事情,也因此通常信件標題開頭會先出現一個「動詞」。常見的信件開頭舉例來說有以下幾種:

  • 【ご教示ください】:請教導我(請告訴我)
  • 【ご確認】、【確認依頼】:請確認、麻煩確認
  • 【再送】:再次寄送(通常用在信件可能沒傳成功或是cc有加人的時候)
  • 【ご質問】:詢問問題
  • 【ご回答】:回答問題
  • 【書類連携】、【申請書提出】:文件傳遞、提出申請書
  • 【ご協力】:請協助
  • 【ご連絡】:聯絡事情
  • 【リマインド】:提醒(通常用在有設定回覆期限的mail的時候)
  • 【ご相談】:商量事情
  • 【ご挨拶】:招呼、問候(通常用在新人第一次到該部門,跟工作關係者打招呼時的mail;或是要離職的時候,對一起工作過的人表達感謝並打個招呼時,也會使用)

簡單列舉以上幾個例子後,仔細觀察有沒有發現這幾個單詞都有一個共通點呢?沒錯!就是在使用這些字的時候一定會用【】這個引號把文字重點分隔、強調出來。透過使用【】這個感覺加重的括號,加上把它放在信件標題的開頭,收到信的人可以一眼就知道這封信件的目的是什麼,在閱讀內文的時候也可以更快地進入狀況。因為已經先知道對方來信的目的、希望自己採取的行動,那就只要確認一下事情的內容跟細節,就可以很明確的知道下一步要怎麼做了。我覺得這也算是日本人個性上,為對方著想的一種表現,藉由明確的告訴對方下一步希望對方做什麼,來減輕對方讀mail的負擔,也能讓對方更快抓到事情的重點,迅速的回應。

而在寫完【】的行動強調部分後,記得還是要在後面加上這次來信的主要事情的關鍵字喔,加上後完整的信件標題可能就會像是:

【ご連絡】会議日程の変更

(聯絡:會議時間的變更)

像這樣的信件標題寫法,是不是就會一目了然知道這封信的大綱是什麼了呢?

開頭招呼

寫完信件標題後,下一步就進到信件內文了。台灣人的商業信件開頭招呼語,雖然在每個產業別會有一些不同,但大致上來說應該有以下幾種寫法:

「Hi xxx」

「Dear xxx」

「xxx您好」

之類的。在寫完開頭招呼語後,如果是對方不認識自己的狀況,可能信件的第一句會稍微自我介紹說「我是ooo,您好」,下一句開始則進入信件主文。

而日本的商業信件寫法,開頭不會有Hi或是Dear,而是直接尊稱對方的姓氏,並在下一句接上「受您關照了」或是「您辛苦了」,然後再自我介紹說自己是ooo部門的xxx。簡單整理成一個常用的範文就會如下:

xxxさん (xxx先生/小姐)

お世話になっております。(受您關照了。)

oooのxxxです。(我是ooo的xxx。)

「お世話になっております。」的部分也可以替換成「いつもお世話になっております。」(一直以來受您關照了)或是「お疲れ様です。」(辛苦了)。不過「お疲れ様です。」算是對已經有一點認識的人才比較會用的詞,所以如果是之前從來沒有對話過的人,建議還是可以先用那兩個「世話」的句子會比較保險喔。

內文

信件標題及開頭招呼語都搞定之後,就可以進入信件內文,努力寫出這次來信的事項相關內容細節。這部分基本上是看個人自由發揮,有的人習慣用抒情文(?)形式去講解一件事情的原委,而有的人則習慣透過條列的方式去將事項一件一件寫下來。此處就是大家各展文字能力去溝通的時候了,總之只要對方看得懂、能夠回覆你需要的答案或做出對應,那其實怎麼去敘述這件事,都不會有太大的差別。只不過,如果不能在mail中言簡意賅的表達出自己的意圖,那有可能會造成對方需要反覆來回跟你確認,會花費雙方更多時間以及溝通的精力,事情也會處理得比較慢。因此,建議日常還是可以磨練一下如何精準地在mail中表達自己的意思喔~

另外以下簡單舉一個我滿常看到的日本人在內文溝通會使用的格式,提供給大家做一個小小的參考~(因為也不是所有的事情都適合這樣寫的XD)

【背景】

關於某件事情,因為之前是有過一個這樣的過去,所以現在遇到了這樣的狀況。

【依頼】

根據以上的背景所產生的狀況,想請協助確認目前的處理方法,或是與對方再次聯繫討論解決。

其實也是承襲第一點所說的善用【】,把重點分段,讓看的人可以清楚抓到這件事的背景和相關知識,以及下一步需要採取的行動。在一些比較複雜的事情上,如果全部單用敘述的方式,對看信件的人來說確實是會有些吃力,因此像這樣適時的分段,的確是可以減輕讀信的人的理解負擔的喔!下次不妨可以嘗試看看吧~

結尾語

終於,把信件標題、開頭招呼語、內文都搞定之後,就只剩下最後的結尾語了!

結尾語的部分相對簡單,通常有幾種句子可以參照:

| よろしくお願いいたします。

最常見也最簡單的結尾,中文翻譯是「麻煩了」。有時候只是在信中報告一件事,沒有要再請對方多做什麼,也可以在最後加這句話,算是對方讀完mail後表達對對方的敬意。總之這句算是萬用句,不管內文如何,放在信件最後通常是不會有太大的差錯XD

| どうぞよろしくお願いいたします。

比上一句多加了どうぞ,是更有禮貌的說法,不過基本上跟前面是一樣的用法。

| ご確認のほどよろしくお願いいたします。

中文翻譯是「再請確認,麻煩了。」如果是需要請對方做確認時,信件最後就可以寫這一句。

| お忙しい中、お手数ですが、よろしくお願いいたします。

「在忙碌中雖然不好意思會造成您一些負擔,但還是麻煩了。」同樣用在對對方有所請求(包含對應、回覆、確認等等場景)時,可以使用的一句話。

以上簡單列舉幾個我在跟日本總公司mail往來時比較常見的結尾句,其實主要會使用的字詞都差不多,只是會依據收件人的地位有所差別而稍微的更改,換成再更高級一點的敬語,不過基本上不離這幾個基本句型。在此提供給大家稍微做參考,實務上則可以根據不同的情景選擇適合的結尾語。

結論

在我進公司之前,其實對一封日文商業信件的結構是完全沒有概念的,當初第一次要寄信給日本的時候真的完全不知道怎麼寫,還好我的小主管人非常好,都會先轉寄他之前寄過的信給我們參考(超感人),加上在日商待久了,看過的信也越來越多,也因此漸漸知道該如何選擇字詞去寫信。不過呢,遇到比較複雜的事情,或是之前完全沒寫過的內容,我到現在都還是至少需要20-40分鐘去生,去想這封信文字要怎麼組織,上網查這樣子的寫法對不對、o不ok,對方看不看得懂。就算查了又查改了又改,也還是常常生不出滿意的東西。而且過一段時間再回頭看,會發現自己當初這封信哪邊字又打錯、文法怎麼讀起來怪怪的等等小錯誤,實在是覺得好煩啊~~我的日文怎麼可以這麼爛啊~~(抱頭崩潰)!而且精準溝通的寫信真的好難啊~很多時候甚至覺得自己根本就是在寫小論文了XDDD

不過這些事情其實也急不得,真的必須透過實務的經驗累積,才能一點一點的成長。現在回頭看一年前的我寫的信,就會覺得當初那信也實在太簡陋…XD 然後感嘆我這一年日文真的也是成長了不少,開始會用更多商用詞彙和敬語了(哭)。也再次認知到語言能力這種東西真的是靠日積月累,所以一定要相信一步一步走下去,長遠來看一定會有所成長的(忽然開始信心喊話)。日文學習的路上有你有我,一起加油吧!!(抱拳)

(原文標題:【日商觀察日記#9】日文信件怎麼寫?日文商業信件4部分慣用句分享


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