上下班一定得打卡嗎?公司若推行「免打卡」制度,雇主仍應詳實紀錄出勤時間|新手雇主指南

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2022.12.29
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許多新創公司都會推行「免打卡」的彈性上下班制度,特別近年受疫情影響,部分企業直接改採「WFH、遠端居家辦公」模式,甚至會直接取消出勤紀錄了。特別提醒:勞基法規定登載出勤紀錄的義務是在雇主而非勞工,即便公司推行彈性制度,仍應詳實登載,否則難以計算勞工的工資、加班費、預防勞工過勞的加班時數認定等等,如未依法備置,恐遭罰9萬至45萬元罰鍰唷!

文/《104職場力》小編

有些事業單位常標榜工時彈性、「上下班免打卡」做為企業的特殊福利;近幾年在疫情衝擊下,許多企業啟動「WFH」(居家遠端辦公)模式,因此更直接取消出勤紀錄;甚至有些小型、微型企業,因勞工人數不多、平時工作都採即時任務分配,根本沒有建置出勤紀錄的管理系統,這些都有可能因「缺少出勤紀錄」而導致自己違反勞基法規定。

新北市勞檢處統計資料,事業單位因「未置備或未詳實記載勞工出勤紀錄」而遭裁罰,案件量均高居歷年前三名。特別提醒雇主,詳實紀錄出勤紀錄的責任是在企業而非員工,當勞雇雙方對於工時、工資及休假認定發生爭議,出勤紀錄是這是最重要的核算依據,因此勞基法課予雇主記錄勞工出退勤時間的法定義務,也是各地勞政機關勞動檢查的重點項目之一。

勞動部為了促進勞動概念的深化,持續創作編製適合不同階段國人所需要之勞動教育教材。而考量國內企業規模仍多數為中小企業,確實有必要提升小規模企業雇主或負責人勞動法遵意識,勞動部2023年完成編製五冊一套的《從徵才到解僱都不NG的新手雇主指南》,將艱澀的勞動法令轉化為淺顯易懂的文字與圖說,增進建構雇主正確勞動法概念。

104職場力》小編特別精選有關「上下班打卡」、「超時工作」、「員工下班逗留辦公室」、「加班是否可限制只換補休」等企業人資在實務中常碰到的問題,讓每位雇主都能熟悉法規,落實法令規定、避免立意良善、反而誤觸法規唷!


1. 員工上下班可以不用打卡嗎?可「免打卡」,但仍應置備出勤紀錄

阿奇是一間報關行的老闆,由於員工常在外出勤。

阿奇為了體諒員工,所以採取工時彈性自主管理,只要工作有完成就好,不強制上下班時間員工一定要打卡。

勞動部《從徵才到解僱都不NG的新手雇主指南》精選問題

NG!沒有每天記錄員工出缺勤,可能已經觸法

  • 《勞基法》第30條第5項規定,「雇主應置備勞工出勤紀錄,並保存五年」。
  • 《勞基法》第30條第6項規定,「前項出勤紀錄,應逐日記載勞工出勤情形至分鐘為止」。

特別提醒您:記錄出缺勤不一定要使用「打卡」的方式,但如果雇主未留存 5 年內的出勤紀錄、或沒有每天記錄員工的上下班時間至分鐘為止,這樣已經違反上述勞基法規範,依勞基法第79條可處9至45萬或2至100萬元的罰緩,並公布事業單位名稱及負責人姓名,不可不慎!

正確「出勤紀錄」的3大注意事項

步驟一:瞭解出勤紀錄的用途與注意事項

出勤紀錄牽涉許多勞動與法令權益面相,為相當重要記錄文件:

出勤紀錄的用途記錄出勤紀錄的注意事項
員工工作時間的證明文件員工出勤日
上下班時間清楚載明「幾點幾分」
員工加班費及休假的計算基礎員工請休假日
明確寫出「假別」
職業災害認定依據若員工曠職
明確標示「曠職」
表格來源:勞動部《從徵才到解僱都不NG的新手雇主指南

步驟二:選擇適合的方式保留員工的出勤紀錄

因應不同的工作型態,法律並沒有強制規定出勤紀錄的形式,只要可以長期保存供調閱都可以。雇主可以參考下列作法:

  • 紙本簽到表(簽到簿)
  • 打卡鐘
  • 生物辨識裝置(指紋辨識)
  • 手機APP
  • 門禁卡

延伸閱讀:刷臉、按指紋打卡上班,雇主別輕忽個資議題

步驟三:保存至少5年內的出勤紀錄

根據《勞基法》第30條第5項規定,「雇主應置備勞工出勤紀錄,並保存五年」。

而員工(包含兼職計時人員、離職員工)有權要求雇主提供出勤紀錄的影本。

工作性質特殊「在外出勤」,勞工在事業場所外工作時間指導原則

因產業變遷,經濟活動愈趨複雜多元,勞工在事業場所外從事工作之類型日益增加,因此勞動部也公佈「勞工在事業場所外工作時間指導原則」,供事業單位就在外工作勞工之「工作時間」認定及「出勤紀錄」記載之參考,以保障其勞動權益。

延伸閱讀:上班忘打卡怎麼辦,老闆可因此扣我薪水嗎?委請同事代為打卡違法嗎?|法律小教室


2. 如果員工一天工作超過8小時,該如何彈性調整工作時間呢?

阿力是一間咖啡廳的老闆,因為連假期間客人較多,他要求員工每天上班 13 小時,連假過後再補休。

阿力認為這樣單週的總工作時間仍維持40 小時不變,因此不用額外支付員工加班費。

勞動部《從徵才到解僱都不NG的新手雇主指南》精選問題

NG!未符合特定條件而任意延長工時,可能已經觸法

員工每日正常工作時間原則上不能超過 8 小時。

而《勞動基準法》第32條第1、2項規定,如雇主有使勞工在正常工作時間以外工作之必要,必須經過工會(無工會時,經勞資會議)同意,始得延長。

如果沒有符合特定條件,且經過工會(無工會時,經勞資會議)的同意實施彈性工作時間,雇主不可任意延長每日正常工作時間,且如果讓員工連同加班工作超過 12 小時,依勞基法第79條可處新臺幣 2-100 萬元的罰鍰,並公布事業單位名稱及負責人姓名。

正確「延長與彈性工時」的2大注意事項

步驟一:瞭解延長工作時間的限制

  • 根據《勞動基準法》第32條第2項:
    • 勞工延長工作時間+正常工作時間,1日不得超過12小時;
    • 1個月延長工作時間每月最多46小時;
    • 如經工會(無工會時,經勞資會議)同意,延長工作時間每月最多54小時、每3個月最多138小時。

步驟二:善用彈性工作時間制度調配工作時間

另外根據《勞動基準法》第30-1條,特定行業(中央主管機關指定)的雇主經工會同意(無工會時,經勞資會議),可以將正常工作時間彈性分配。

但必須注意下列限制:

正常工時規範1日工時上限休息日及例假
2週
彈性工時
每日最多10小時
1週最多48小時
2週最多80小時
12小時每7天至少1例假
每14天至少2例2休
4週
彈性工時
每日最多10小時
4週最多160小時
12小時每14天至少2例假
每28天至少4例4休
8週
彈性工時
每日最多8小時
1週最多48小時
8週最多320小時
12小時每7天至少1例假
每56天至少8例8休
表格來源:勞動部《從徵才到解僱都不NG的新手雇主指南

如欲了解現行適用彈性工時之行業,查詢自己使否符合適用的條件,請參閱勞動部「工時制度及工作彈性化措施介紹」專區「指定適用勞動基準法彈性工時之行業」。

延伸閱讀:【加班問題】-雇主未經工會或勞資會議同意,可直接要求勞工加班嗎?|法務長專欄


3. 員工下班後逗留辦公室,雇主可視為私事「拒認加班」嗎?

小恩經營一間APP公司,他發現某員工在約定下班時間後都會待在辦公室,但小恩也沒有多加理會。

員工之後主張依照打卡紀錄,他每天工作12小時,公司應該給付加班費,但小恩拒絕給加班費。

勞動部《從徵才到解僱都不NG的新手雇主指南》精選問題

NG!依法出勤紀錄之時間,原則就是員工實際工作時間

根據《勞動事件法》第38條,出勤紀錄內記載之勞工出勤時間,推定勞工於該時間內經雇主同意而執行職務。

除非雇主可以提出其他證明,否則即使員工沒有經過報備或申請就自行加班,雇主可能還是要支付加班費。如有違反,依勞基法第79條可處新臺幣 2-100 萬元的罰鍰,並公布事業單位名稱及負責人姓名。

正確「加班流程」的2大注意事項

步驟一:制定並公告加班申請流程

  • 制定加班流程
    • 要求員工加班前向主管提出申請、或是事後追認。
  • 明確催促員工下班
    • 下班時間若不願讓員工加班,需明確催促員工下班,制止員工加班。

步驟二:每月與員工共同確認實際出勤時間

如為避免爭議,雇主應當確認員工加班原因,並使員工說明原因。

  • 雇主應確認員工加班原因
    • 針對下班後滯留的員工,雇主有責任確認員工這段時間是否有在工作,可以與員工面談加班的原因,並輔以調閱相關資料
      1. 電腦運作紀錄
      2. 主管指派之工作紀錄
      3. 加班之成果
  • 雇主可要求員工說明加班原因
    • 要求員工說明滯留公司的原因,每月發工資前與員工確認實際出勤時間並即時修正。

延伸閱讀:【加班問題】-加班未經事前核准而私自逗留者,視為處理私人事務?|法務長專欄


4. 可以限制加班只能換「補休」嗎?或提前約定一律換「補休」?

阿爆是一間熱炒店的老闆,因為員工常需要加班到很晚才能回家,所以他規定員工加班一律以補休處理,不得請領加班費,這樣一方面可以讓員工多休息,另一方面也可以省下加班費。

勞動部《從徵才到解僱都不NG的新手雇主指南》精選問題

NG!限制員工加班只能換「補休」已經違法

如果雇主使勞工於平日或休息日加班,原則上就要按照《勞動基準法》第24條規定給付加班費。

除非勞工有意願選擇補休,並經過雇主同意後,才可以依照《勞動基準法》第32條之1的規定,將加班的工作時數換成「補休」的時數。

因此如雇主片面限制勞工加班一律只能選擇「補休」,違反上述規定時,依勞基法第79條可處新臺幣 2-100 萬元的罰鍰,並公布事業單位名稱及負責人姓名。

正確「加班費與補休」的2大注意事項

因此補休的選擇權依規定在勞工,雇主不可主動、片面要求勞工只得選擇補休、不給加班費。雇主在規劃補休制度時可以參考下列2個步驟:

步驟一:提供並核對每月加班時數

  1. 提供每月加班時數:雇主每個月需提供加班時數給員工確認。
  2. 員工確認加班:員工確認無誤後,選擇申請加班費或補休。

特別注意:
選擇加班費或補休,應在「加班事實」後才會發生。
如果事業單位在勞工到職時,就簽署類似「本人同意日後加班無條件選擇補休」等一次性向後拋棄未來加班費的請求權是沒有效力的。

步驟二:約定補休期限與相關事宜

  • 約定補休期限:雇主可以規定補休期限並公告,但不能晚於當年度特休期限。
  • 補休到期需折算加班費:補休到期或是員工離職時,雇主需要將未休畢的補休時數依照加班當天的工資計算標準,折算成加班費支付給員工。

申報加班正確SOP
員工加班 → 每月提供加班記錄確認 → 申請加班費 (A) or 申請補休 (B)
(A) → 給付加班費
(B) → 進行補休 → 如補休到期 → 給付加班費

延伸閱讀:雇主可要求「以補休替代加班費」,且期限內沒休完視同放棄嗎?|法律小教室


勞動部編撰之《從徵才到解僱都不NG的新手雇主指南》及線上學習課程皆可至「全民勞教e網」(https://labor-elearning.mol.gov.tw/)瀏覽與下載使用。正確的勞動觀念需要你我一同持續落實。


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