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日期 |2021.04.07

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你的簡報老是塞滿無極限?千萬級講師王永福:概念愈複雜愈要濃縮

你一般都怎樣做產品簡報呢?「專業,是通俗的溝通」,而簡報更是「職場最不公平的競賽」,這兩點我一直奉為圭臬。越難,越要讓人聽得懂,將複雜的概念,濃縮成三點。

擔任專業講師初期,我經常出現在金融業、科技業。尤其是科技業的簡報很讓我頭痛,那是一種說不清楚原因的頭痛。

化繁為簡

「專業,是通俗的溝通」,而簡報更是「職場最不公平的競賽」,這兩點我一直奉為圭臬。

「通俗的溝通?我們的專業就是不通俗啊?科技,你們不懂啦!」回想在科技業服務那六年,其實我也在學習。

每次業務經理季會報,一整天下來,二十幾位業務經理對總經理做簡報,幾乎不是你死就是我活,要不睡成一片,要不你講你的,我回我的email信件,這個場景就算相隔許多年,依然是場噩夢!

每每走出會議室,能讓我留下深刻印象的簡報,幾乎都是化繁為簡、舉例生動,或是帶有故事性的簡報。

我請教了簡報生動的業務主管,他們都提到共通的概念:「化繁為簡」、「十分鐘只講三件事」。讓我確信日後在簡報的教學中,一定要秉持這些原則。

少即是多

每次去到金融業,無論是擔任簡報評審或是簡報教練,投影片上幾乎都塞滿著訊息,還有大量的圖表與表格。

有一次在某知名金控,學員因副總要求他將十分鐘簡報塞進三張投影片中,他不知如何是好,於是問我如何塞以及塞的技巧?

結果,我們因為「投影片該如何呈現?」意見相左,經過一番爭辯後,對方丟下一句話:「老師你不懂啦!」隨後揚長而去。

在金融業看過的簡報中,有位學員J倒是讓我印象深刻。

當天有二十五位學員參加簡報比賽,每位僅有六分鐘的時間,隨後是自我評量、觀察員講評,最後才是我講評,題目是很難懂的「信貸推廣業務」。

只見J上台後,用了他獨特冷面笑匠的功力,以極慢的語速呈現他的簡報,投影片上的字不多,但字都很大,對於下午兩點抽籤上台的他,明顯扭轉了原本不利的情勢。他把產品的特色濃縮成三點來說明,至少在破題的時候,立即就知道只有三件事,應該不會太難懂。

隨後他用了三位當時國內有名的政治人物,取其名字中的一個字帶出重點,大綱還用了政治人物的大頭照,具象的圖示讓人耳目一新。中場在介紹信貸三大特色時,他巧妙連結了三位政治人物曾說過的話,或是政黨傾向,並以顏色區隔投影片,幾句笑哏調和了嚴肅的產品說明

當天J獲得台下學員與長官一致好評,拿下第一名。從我的角度來看,這項榮譽絕非運氣,他的確運用了幾種特殊的方法。

奪冠的祕訣

把複雜訊息變成好記的三件事,這不僅要非常了解產品特色,還必須靈活運用。

以清楚明瞭的簡報色塊「藍橘綠」,分別代表三位政治人物的立場,再搭配名字裡的字,與產品的實用特色產生聯想,真的非常有創意。

六分鐘簡報中,J只用了一張簡單的圖表,配上幾張大字流的投影片,外加三位政治人物的照片,輔以特色出現時顯眼的色塊,事隔多年仍讓我記憶猶新。至於其他二十四位參賽者的簡報與臉孔,早已不復記憶了。

為什麼這樣做會有如此顯著的效果?

首先,「三」是一般人在十分鐘之內,不用筆記就能記住內容標題的上限。

其次,若是三件事仍然講得很複雜,不能用通俗語言說明,也不會獲得評審與聽眾青睞。

最後,以政治人物做為笑哏很容易引起共鳴,觀眾在會心一笑時,已經不知不覺記住簡報重點了。

上面這一段我也示範使用「三點」來說明一件事,從「首先」,到「其次」,「最後」用來收尾,讓本篇重點也變得好記了。

面面俱到,環環相扣

提醒大家,三個重點要從不同角度切入,同時緊緊扣住題目與目標,這樣的簡報才會令人印象深刻!

實例說明一:改變的構面

主題:練習改變

三大重點:很難改變、為何改變、如何改變

實例說明二:選擇的構面

主題:人生選擇

三大重點:選擇的難處、為何需要好選擇、人生選擇的訣竅

實例說明三:職場階段分類

主題:彎道加速的職場人生

三大重點:幕僚人資階段、業務人生階段、創業階段

實例說明四:時間軸分類

主題:十年前不懂,如今不得不懂的人生啟示

三大重點:十八至二十八歲、二十八至三十八歲、三十八至四十八歲

福哥講評

「三」像是個黃金分割,經常在高手的簡報中看到。很多人會擔心,只講三件事,台下會不會覺得過於濃縮、過於簡單?

其實這種擔心是多餘的,「簡報的核心,不僅用來傳達資料內容,更重要的是說服」。當你只想著傳達資訊,便會在投影片中塞入一大堆資訊;而當你想的是說服聽眾,就會開始思考什麼方式能讓聽眾理解、記住而且被說服。這時候「三重點分割」就是非常好用的技巧。 換一個說法,如果聽眾連三個重點都記不住,又如何能消化更多的內容呢?

千萬講師的50堂說話課 謝文憲 王永福

節錄自:商周出版《千萬講師的50堂說話課 / 謝文憲、王永福 著 》


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