企業平均44天才找到人!為何人才招募的流程變這麼長?企業、求職者該如何因應漫長的面試?|職場熱議

人資充電
2023.09.25
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新時代的面試流程愈變愈長,應徵工作得先完成性格測驗、報告測驗,後續甚至得歷經好幾輪的實體/視訊面試。人資徵才也不輕鬆、公司得量身打造各種招募流程、Reference Check,外媒報告指出招募理想員工、企業平均得花44天的時間。因此導致企業、求職者面對的「面試流程」愈來愈長,面對當前的趨勢與狀況,HR和求職者該如何因應?

文/《104職場力》小編

想像一下,以下的常見情境:

求職者主動投遞符合理想的職缺,沒過幾天便收到該公司的人資主動聯繫,和求職者約定將進行第一關的視訊面試

伴隨而來的人資寄發面試邀請信,當中附上需在面試前完成的相關測驗,包括「基本能力測驗」、「性格測驗」或「案例研究分析」並希望在面試前回傳檔案。緊接著在面試期間還得經歷與招募人資的2次1小時第一階段面試、職缺部門的2-3次的30分鐘面試(團體/個人面試),甚至最後還得與老闆(或最高主管)單獨面試

數個月漫長面試過程過去,才會收到一封「錄取/感謝函」

這場景,聽起來並不陌生,對吧?

根據致力於人力資源研究與諮詢的公司The Josh Bersin Company及企管人力諮詢公司AMS(Alexander Mann Solutions)發布一份報告指出,2023年第一季企業平均花上44天的時間招聘一位員工比2022年整整多了一天。 而愈來愈多的求職者也發現投遞履歷後的求職過程,似乎掉入了一段「永無止盡」的面試深淵。

研究另外顯示,那些難以找到人才的職缺與一般(較易填補的)職缺所耗費的時間差距愈來愈大,有些職缺可能14天兩周之內就能找到人,但有些職缺卻花上2個月、3個月甚至更長的時間,這些狀況於任何行業都在發生。 

今日產業瞬息萬變,企業如果想要跟上步調並維持競爭力,如此耗時的人才招募流程恐怕會產生相當程度影響。 而對求職者來說,求職得花上更長時間才能知道結果,同樣造成一定程度的負擔。


為何「人才招募流程」變得如此漫長?

Jessica應徵紐約一家大型社服組織的募款專員職缺。在過去2個月裡她進行了6輪單獨面試,總共面對了9個人而且有幾位不止見到一次。其中在第4輪面試,她得準備了一份15分鐘的企業合作報告模擬,緊接著的是45分鐘小組QA,而這更是她多年來頭一次通宵達旦的準備這些東西。

直到最後一輪,她才與未來可能成為她老闆的人一對一面談。

這種求職過程真的讓人疲憊,正因為不想讓現任雇主知道自己正在面試,而使工作與時間管理變得難以進行。

Vox為保護隱私以匿名方式採訪這位求職者,避免她的身分曝光而與現在工作的雇主產生矛盾。但最終,Jessica並未獲得這份工作,該組織較中意另外一個人,而是將Jessica視為第二人選。

許多求職者可能有如此相同經歷,不僅希望落空,更覺得這樣夠受人折騰,不僅是面試當下,也需耗費許多額外時間與精力準備。然而,公司卻能一次又一次的設計出更新、更複雜的流程,讓求職者意想不到。

一位現職職涯策略規劃師(Career Strategist),曾任LinkedIn、Meta(Facebook)等公司人資招聘專員的Maddie Machado表示,10年前可能通過2輪面試來聘用人才,現在卻要經過20輪面試,著實讓人疑惑。她是這麼比喻的:

有點像男女約會,第一次約會後,妳可能需要第二次約會。但妳不太需要花到20次約會,才知道妳到底喜不喜歡這個人。


人才招募遇到的多樣難題

另外,104人力銀行於2022年所發布的《人資F.B.I.報告》也同樣指出,2021年企業在進行人員招募時,不論是招募一般職、或是管理職人員,其企業平均招募一位人才所需花費的天數,皆比2020年來得長。

  • 一般職: 2020 年人才平均招募天數需37天,2021 年來到 41 天,平均增加約四天。
  • 主管職: 2020 年人才平均招募天數需46天,2021 年來到 61 天,平均增加約半個月的時間。

2021年有著95.6%的企業(有進行人才招募的企業)在招募過程中面臨難題,相比2020年增加2.3個百分點。常見困擾就如「投遞履歷人員條件不符需求」、「新進人員個人特質不適合應徵職務」與「求職者無故失約」,而「產業專業人才不足」的比例也有所增加。

▶  【2023人資F.B.I.研究報告】人才管理5大新趨勢:徵/留才HR兩頭燒

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人才競爭激烈、招募與培訓的高成本

公司企業會這樣設計人才招募的流程也不是沒有原因。本文開頭的研究報告指出,如遠端工作(WFH)的機會增加使競爭更為激烈,當公司有了較多人選時,就會想花更多時間找到最合適的人。

另一方面,因人才招募及新人培訓的金錢與時間投入,特別是疫情時期與疫後當前經濟狀況,可能進一步加劇了雇主擔憂和焦慮。

公司會擔心做出錯誤決定,逼不得已就得再次進行招募、耗費高額成本。因此透過各種測驗、面談詳細了解求職者,試圖減少面試時的偏差,再加上愈來愈要求的「Reference Check」、「資歷查核」等工作,期待確實找到公司想要且合適的人才,提高員工留任率、降低短期離職率。

延伸閱讀:「Reference Check」該怎麼做?30個提問範例|Reference Check資歷查核總整理


漫長招募流程也可能帶來風險

然而,愈來愈長的招聘流程也會帶來風險

美國一家人力資源諮詢公司Robert Half先前做過一份調查,如果第一次面試後兩週或10天內沒有收到雇主與人資的回覆,62%的美國專業人士會對這份工作失去興趣,若超過三週則比例大幅躍升至77%。

不僅是失去興趣,調查也指出有26%受訪者會在網路上匿名留下對面試的負面評論,公司評價受到影響,更影響著吸引其他優秀人才的機會。

延伸閱讀:好還要更好!如何優化你的招募流程?(上)
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身為求職者,面對愈來愈長的面試過程可以怎麼做?


身為求職者,面對愈來愈長的面試過程可以怎麼做?

作為求職者遇到面試過程漫長、像是看不見盡頭,想必多數的心情是忐忑不安、令人著急。最後若是收到感謝函,甚至連個消息都沒有,先前的努力與耗時費力就像打水漂、付之一炬,內心更是五味雜陳。

富比士(Forbes)一篇文章提供5個建議給求職者,如果你也正面臨求職困擾、遇到面試流程一關又一關,這幾個想法與策略可以幫助你維持求職動力、盡可能掌握面試過程。

1. 詢問了解面試流程細節

求職者應當有權知道面試過程的具體內容。事實上,大多數公司企業都會有固定的面試流程,如果沒有就代表可能要對這家公司有所警覺。

愈早要求了解細節愈好,文中建議最好是在第一次面試結束時詢問了解。或者也可以事後透過電子郵件向負責招募的人或人資了解下一步相關資訊。 

心裡有個底就能更好做準備,或決定是否要再繼續下去。

2. 保持開放性的求職選擇

最重要的是,不要因此停止與其他公司的面試。即便覺得自己面試後是最有把握的人選,但事事難料,仍可能發生許多意想不到的狀況。例如,他們突然決定選擇其他人而推遲招聘、甚至撤銷offer;公司突然又不需要這個人力空位,招募流程戛然而止。

別因此停止其他面試,盡可能讓自己獲得更多的選擇機會,而有了更多選擇也可以在需要時提供額外的談判籌碼。 

3. 保護自己的點子

面試過程中,可能愈來愈多的公司會指定求職者完成某些特定作業或報告,例如分析一份市場報告提出可行辦法、寫出程式、優化一段程式碼減少錯誤增加效率⋯。

這裡有的風險是你可能最終沒被錄用,但卻在之後發現那間公司採用了你面試時的想法,甚至直接把你的報告拿來用。 該文建議盡可能保護自己的想法與發明,若是具有價值的發明或產品,先前的智慧財產權登記與註冊便不可少。

公司究竟能不能利用求職者在面試時所提供的簡報或資料內容?

104人力銀行法務長蘇宏文律師亦曾撰文說明,原則上求職者創作出的作品依據著作權法第10條規定即受到我國《著作權法》的保護。如果徵才公司面試前沒有約定權利歸屬,並不享有求職者創作著作的著作人格權及著作財產權,即便求職者將作品留下,也不表示求職者已有同意或授權該公司任意利用。不過當求職者沒有任何明確意思表示,是否能視為默示同意的意思表示,就有其爭議與討論餘地。

建議雙方在面試前應當確認並約定清楚,才能避免日後認知誤會及法律爭議。

延伸閱讀:求職者在面試時所提供的簡報、報告,公司可以直接拿去利用嗎?|法律小教室

4. 建立求職面試的互助管道

要度過漫長的求職面試過程讓人煎熬,那麼可以試著去認識有相同情況的人,一同討論、相互打氣。

例如,透過LinkedIn更新你的經歷並加入相關群組,其他求職者聯繫也能獲得有用資訊與協助。另外除了最親近的家人與朋友,有個可信任對象如心理治療師、職涯諮詢或職涯顧問,向其諮詢也有所助益。 

延伸閱讀:如何有效化解「求職焦慮」?過來人:正視自己的情緒感受

5. 把面試視為建立人脈關係網絡

求職最後收到無聲卡、感謝函內心總會沮喪。但換個角度想,把每一次的求職面試重新定義為社交活動,這些過程並非單純只是「獲取一份工作」,也可以是建立長期關係的一段過程

即便最後沒有成功錄取該職缺,若有著良好個人能力、能與其建立一段良好關係,或許未來同間公司也可能主動通知較適合的職缺機會,邀請你來面試。

除此之外,如果讓人資、面試主管或該職缺主管留下深刻印象,當他們未來跳槽到另一家公司時,或許也會立即考慮在前公司曾面試過的人選,來填補目前任職公司裡的職缺空位。

延伸閱讀:面試不只是為了找到下一份工作,還有這4個好處


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