人力資源管理中，如何協助管理低績效員工｜人資長專欄
遇到績效較低的員工時，身為主管該如何協助及管理？應是企業管理常見問題。人資除了協助部門主管，也應當透過勞動法令內部宣導及分享，提升公司治理能力，使管理階層帶領團隊達成組織目標。對於員工不能勝任工作的管理上，必須掌握三部曲與四原則。
文／鍾文雄 （一零四資訊科技(股)人資長）（中華人力資源管理協會理事長）
原文標題：人資專欄：如何協助管理低績效員工
企業人力資源管理中存在許多潛在風險，當主管的管理行為稍有不慎，不當的員工管理可能給企業帶來不必要的損失，如何適切的處理員工的管理問題，預防與避免不必要勞資糾紛，是人資部門的必修功課。
雖然人資部門不斷精進招募甄選流程，持續運用適當的選才工具，以期找到最適當的人才，但很多用人主管常會以員工無法勝任工作為由，希望人資部門協助處理頭痛的員工管理問題。
在面對低績效員工的管理問題上，人資部門除了要協助部門主管掌握管理上的重點以外，更應該透過勞動法令的內部宣導與個案分享，讓主管逐漸提升領導管理與公司治理的能力，帶領團隊達成組織目標。
一、部門主管遇到低績效員工的心態
直線主管在面對低績效的員工時，部分主管會因為欠缺員工管理的經驗及人資法令素養，會有以下的心態：
- 認為管理低績效員工是麻煩、棘手的問題，想辦法將其轉調其他部門或配置到「閒缺」職位，以降低其對自己本身或部門的傷害程度。
- 有些主管不想面對員工管理的衝突狀況，無法直接與真誠地跟員工面對面溝通。
- 缺乏處理員工的經驗，認為如果處理不當會影響自己管理能力上的聲譽。
- 許多主管不想當壞人，認為低績效員工總是情有可原，大家都同樣為五斗米折腰，處理低績效員工會有罪惡感，於心不忍。
- 擔心會因處理低績效員工而引來自身安全或法律訴訟。
部門主管負責組織成敗之責，若無法花心思、心力培育部屬，領導所屬同仁達成組織目標，如果又欠缺員工管理上的道德勇氣，終究不是適任的主管。
二、低績效員工的類別
企業中常見員工低績效的狀況會有以下類別：
1.績效不彰，不能勝任現職工作者
員工在工作品質、工作效率及配合態度不能符合職務上的需求，主管常需花時間及心力找人補位，造成管理上的困擾。
2. 精神狀態或情緒管理不穩定的員工
在職場中這類型的員工通常是未爆彈，很可能因為近期的挫折感與壓力，或是他人的一句話、一件事或一個動作，就容易造成情緒失控或精神狀態不佳，當情緒爆發時，其行為會引發同仁的恐慌與不安。
3. 工作適應度與抗壓性不足的員工
新進人員在進入職場時，短期內極需資深同仁與主管的輔導與協助，如果在試用期內無法通過考驗，建議在主管及同仁雙方同意下，延長試用期間，如果屆時仍無法通過試用期的考核，最終還是必須依法辦理不適任的資遣，
4. 無心戀棧，工作態度欠佳或人際關係不佳者
公司內總會有資深的同仁，少數資深同仁會有倚老賣老的狀況，對主管及同事的工作配合度消極、態度不佳，如果行為嚴重影響到組織運作時，仍可依最高法院的判決精神，構成不能勝任工作的行為要件。
5. 因傷病失能而不能勝任工作者
不管是職業災害或是普通傷病造成的工作能力喪失或身體障害，在醫療或復健期間，常會影響工作績效的展現，在經過一定期間的醫療及復健後，如經醫生診斷失去工作能力，便可以評估對工作的適任度。
6. 行為失當的主管或員工
職場上有些主管因無法做好情緒管理，對員工施加言語或行為霸凌，造成不當員工管理的議題，這類管理行為如果未能有效預防，常會引發勞資爭議或是訴訟案件，影響企業形象。
三、員工低績效的認定
不管是主觀或客觀的認定，在面臨勞資爭議或勞動訴訟時，舉證資料是必要的，因此部門主管在認定部屬不能勝任工作時，人資部門應該協助主管收集以下資料以利認定：
- 員工出缺勤紀錄：瞭解員工上班服勤及請假狀況，以得知其工作態度。
- 員工獎懲紀錄：是否曾因工作過錯與疏失受到懲處。
- 績效考核結果與紀錄：在進行年度考績評核作業時，其整體考績等第是否都在企業內或部門內最後段班。
- 工作實際績效：瞭解工作產出的質量與工作目標的達成狀況，是否其產值與貢獻都不及其他人。
- 工作輔導及績效改善計畫：是否曾因工作態度不佳或實績低落，而由直屬主管進行個別或團體績效輔導後仍無法改善。
- 重要事件紀錄：針對員工在工作上曾發生的重要事件加以記錄，該事件對公司或部門造成損害。
- 醫院診斷證明：透過醫師來診斷員工在傷病後，是否喪失原有工作能力或存留身體障礙。
四、低績效員工協助與管理的三部曲及四原則
在面對政府法令規定與員工管理的困難度時，我們都深知”請神容易，送神難”，但員工都是經由公司招募與甄選的過程才進入企業，因此對於員工不能勝任工作的管理上，必須掌握三部曲與四原則。三部曲指的是主管要能運用管理的方法，採取勸導、輔導及懲戒三階段的管理過程後，最終才考慮到終止勞動契約。
除此之外，在低績效員工管理與協助的議題上，必須掌握四個重要原則。
1.確認核心職能，驗證選才工具
人資部門應該要確認員工必須俱備那些核心職能以外，仍應就績優員工與低績效員工，在甄選工具上的結果及測驗成績進行分析並找出差異，逐步驗證選才工具的信度與效度，以找到適合企業的人才。
2. 妥善運用試用期間
現行試用期間由勞資雙方合意約定，試用期內便應建立新人評核機制，及早確認新人適任與否，主管機關或法官會認為正職員工已經通過公司的篩選與試用程序，在不能勝任工作的認定上，資方必須準備充足的佐證資料。
3. 設定工作輔導與績效改善計畫
不管員工的產能品質降低或工作態度不佳，主管仍應主動溝通、瞭解原因，並與員工共同擬定工作績效改善計畫，可以在三到六個月期間加強輔導與跟催工作進度，促使部屬提升工作效能。
4. 給予改善期間
單憑一次的評核成績或過錯疏失便認定員工無法勝任工作，這是無法取信於人的，因此給予員工輔導計畫及改善期間是有其必要性，如果屆時員工的工作能力與態度仍無法符合職位需求，終止勞動契約才是最後的選擇。
五、結論
不當的員工管理會引發勞資爭議而損及員工關係，進而影響企業形象與人才的招募與留任，企業如能建立讓員工安心上班的環境，運用員工發展方法持續提升員工能力，建立員工溝通管道並依循政府法令規定，員工自然會留任為公司打拼。
因此人資部門應該積極建立信效度兼具的甄選流程，規劃公平與公正的績效評核制度，能讓員工的努力反應在員工激勵制度上，加強主管的領導與管理能力，才能透過適當的輔導來提升員工工作效能，如此便能夠有效降低低績效員工案例，最終提升企業整體的營運績效。
【關於作者－鍾文雄老師】
一零四資訊科技股份有限公司人資長，企業人力資源主管資歷30年。歷練產業多元且跨國。對勞動法令有極深研究。現同步擔任104高年級職涯顧問，針對勞動權益、人資領域人才晉升與企業制度建立等領域，提供一對一諮詢服務。
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