專題特輯

日期 |2022.04.25

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當老闆說「這件事很簡單......」時,管理老闆的期望,是員工的責任!

當老闆直說:「這件事很簡單」時,為什麼我們該提高警覺?因為從經驗上來看,老闆可能出於3種原因導致他認為事情如反掌折枝,若當我們決定接受任務(或無法拒絕要求)時,可以先透過3種步驟做好事前準備,避免事後達不成老闆期望,反而傷害了自己的信譽。

文/林國峰 Ryan Lin

在職場上打滾多年後,我才發現,當老闆說「這件事很簡單……」的時候,其實是最難的工作。如果沒考慮清楚就貿然接下任務,經常會遇到超過自己想像的挑戰。

當老闆認為簡單,通常是基於幾種原因或情況:

  1. 老闆以自己的經驗或能力所作出的判斷:身為老闆大多具備一定的能力或經歷,並且能動用的資源也遠勝於下屬,會有較大的概率能得出優於下屬的結果。
  2. 曾經處理同類工作的同仁順利達成任務:這種情況有好有壞,好的方面在有前人經驗可以參考,能讓前次工作成績向上推進的機會增加,壞的方面是既然有人打過樣,新任務的完成標準(品質、成本、時間)已會被設定在某個水準以上。
  3. 相關主管的描述讓老闆相信任務簡單:老闆指派任務前,聽取具專業背景、經驗資深或高階主管的意見是很平常的事,有機會提供意見的人士,便相當於是綜合上述二項原因的存在。

經歷過幾次重大的事件後,我總結出一些心得,當有機會選擇接受與否,且工作難度已明顯超過自身能力範圍,讓自己冷靜思考仔細評估是否接下任務,勇於承擔是給自己一個磨練,但委婉拒絕也不一定是負面選項,誠心向老闆推荐更適任的同事,讓工作圓滿完成,才是對公司最好的結果。

如果無法拒絕或決定接受任務,我會透過下面幾個步驟將行前準備作好:

  1. 釐清任務內容:千萬不要妄想從老闆口中得到鉅細靡遺的任務情報,透過對老闆交辦任務時提及的部門/人員進行訪談是一個掌握任務全貌好方法,包括曾經處理過類似任務的同仁都是訪談對象之一。
  2. 構建工作藍圖:對任務內容有相當程度了解前提下,先預設目標並初步規劃時程,結合自身能力及已知可獲取的資源,評估達成度及所需額外資源。
  3. 管理老闆期望、管理老闆期望、管理老闆期望(說三次):管理老闆期望不等於要把期望值拉低,而是盡可能縮小最終結果與老闆期望值的差距。若任務難度超出現有資源能完成的情況,那如何向老闆爭取到足夠的資源便成為關鍵的工作之一。

(原文標題:當老闆說:這件事很簡單……)

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