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日期 |2020.11.30

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管理不是算數學,沒有正確答案!團隊價值能夠最大化,就是解答|職場管理

管理是門很深的學問,特別是與「人」有關的事情,就不能用「最佳唯一正解」的態度來面對,人心變幻無常,沒有既定的公式、SOP可以適用於每一個人,如何讓團隊在領導中發揮最大戰力,是每個領導者最重要的課題。

文/Kyle Hsia 由方格子授權轉載

我任職的公司 GoFreight 不斷地成長後,多了不少管理層的角色,除了原本就有經驗的人以外,還有一些包括我在內的新手主管,對於管理其實沒有太多的經驗,我除了平常自己多看書、和我的主管請教之外,其他就是靠實務去邊做邊學,或是剛好周遭有遇到管理經驗的人就會抓著機會多問幾句。

因為這樣,公司安排了管理訓練課程為大家提升管理上的心態和技巧,講師在IBM、花旗等外商企業擔任過不少顧問經驗的 Cynthia 許雅惠。課程中使用了大量地討論和互動,並舉例許多實際情景,讓理論和個人經驗連結,整體下來,覺得很受用。

希望透過這篇文章把上課後的心得記錄下來,方便自己回顧也分享給在管理路上需要的人。一些過程細節,我就不特別寫出,如果有需要的人也歡迎找 Cynthia 實際體驗,那種親身感受的收穫會和平常交流和看書很不一樣。

管理者的存在意義

課程理論沒講多少, 講師馬上就開始一個互動遊戲,這個遊戲讓我了解到關於主管的存在意義與價值。

1. 不停的讓團隊知道目標在哪

人在執行任務時,很容易因為專注在執行的細節和每一個步驟,而忽略了整體的目標,因為我自己本身除了管理本身,其實還有是有實際專案的執行角色身份,所以這樣的狀況下更需要讓自己停下來抬頭看看整體目標,這才是團隊最重要的事情。

2. 跨團隊協作讓整體產出價值最大化

在遊戲中我們都忘了跨團隊目標(公司目標),導致每個團隊其實因為這樣增加了很多重複性工作和時間耗損。除了應該要有人跳出來說這件事之外,我的反思反而是,身為我們組的小組長,其實我心中一直知道有這個整體目標,也在想要不要和其他團隊合作,但最後不了了之。

作為一個好的管理者,我應該要把這件事情提出來,儘管我可能不是在跨團隊溝通中特別擅長,我也應該讓團隊知道這件事,且讓有這個能力的人起身去聯繫,讓跨團隊取得共識並優化流程,進一步將整體的產出價值最大化。

3. 宏觀的觀察與提出調整計畫

從執行者到管理者的階段,很常會遇到要開始將自己手上的事情交代出去,但有時候會懷疑自己到底要幹嘛,加上把事情丟出去又會擔心好像自己在推事情。

在課程的互動中,講師讓我們了解一個管理者最重要的事情之一就是觀察整個團隊的產出、運作和流程,在適當的時機點提出應該要調整或是改善的地方。並從旁協助與支援。

我自己目前的經驗中,從發現一項待改善的事情,到提出、討論、推動、分配任務、檢視成效每一步都是特別需要花時間與心力的地方,而這件事如果沒有一個角色特別著重,那就在公司中永遠不會發生。

新手主管要做好的3件事
Photo by Kaleidico on Unsplash

授權與指派

當上管理者後,其中一個重要工作就是分派任務,而這分派任務裡除了自己要做的事情以外,還分成了授權任務和指派工作,課程中,老師幫助我們學習該如何授權,以及會遇到挑戰和好處在哪。

充分的授權有哪些好處

這要先說到,授權是讓你的團隊成員對於專案或是任務有彈性自主判斷的權力,而這樣做的好處有以下幾點:

  1. 讓主管專注在更有價值的工作
  2. 建立管理者與團隊成員的信任感
  3. 培養和提升成員的能力與自信
  4. 利用高挑戰和多樣性的學習機會來激勵員工

透過這些好處,讓團隊運作的更順暢,以及提升生產力。以我自己目前帶的設計團隊來說,我最大目標就是希望團隊成員能夠擁有獨立工作能力,各自掌握公司不同專案,並讓其他團隊在想到相關設計事務時會先想到他們。

授權不是放任

開始負責團隊管理後,其實我沒有特別想過關於授權之類的事情,因為每天還是在執行各種專案和日常事務,直到開始注意我應該幫助團隊成員提升能力和公司內產品的掌握度後,我一直在嘗試應該放手到什麼樣的程度能夠最大的幫助團隊成員。

剛開始還不能掌握時,有幾次是直接將某個任務請成員處理,然後就預備等著最後看成果,但因為成員不是資深的角色,所以我後來也發現需要透過指導和支持去協助他完成任務,且要控制自己不要將手伸進去介入那個任務的執行或是影響決策。(老闆提醒我要把手綁起來)

漸進式的帶領初階成員成長

在這過程中理解到,無法用同一標準或是某個方法來執行這件事情,反而需要透過個案處理,依據不同人的狀況給予不同的放手程度,並漸進式的把自己手拿開,直到最後讓團隊成員獨自處理後再一起觀察成果與檢討。

授權任務的人選

因為我自己的團隊目前三人,對於選擇上較少,加上這有點牽扯到自己團隊的多樣性,不過在課程中,我們用更具體的方式來列出如何做任務/專案與人才的分配,這也是我蠻喜歡這個課程的地方,因為「具體」的將事情說出來,並不是每個人的強項,甚至是大家以為已經具體了,但其實在課程中老師幫助我們拆解到更直接且易懂能判斷的標準來看到各種條件與特質。

沒有完美的人選

以下整理幾點關於在做分配時可注意的重點:

  1. 第一件事需要先拆解這個專案或是任務所需要的技能與特質
  2. 將人選的特質及技術列出,並和專案作配對比較
  3. 儘管一個人的優點再多,只要他對於和專案相配的關鍵特質或是技能有衝突,可能就沒有用
  4. 選出相對於其他人來說面對專案時會碰到最少弱項的人,這會讓管理者需要協助的時間縮短
  5. 弱項需要在專案授權後持續的追蹤觀察,並給予協助,將弱項轉為機會

提升授權者的動力

我自己認為只要是團隊成員,我都希望他是一個充滿動力和衝勁想把事情做好,遇到事情就想解決的氣氛,這也是我現在找新成員很在意的事情。不一定每一件事情都能讓成員展現動力,這時候需要一些推動,讓事情發生。

因為動力分成內在與外在,外在的就是關於金錢、職稱之類的可以說是物質條件,當老師問說為什麼我們先談內在動力而不看外在動力時,我們優秀的同事提出一個很棒的說法:

外在動力是有限,但內在卻是無限

外在動力一定是在選擇工作時的指標之一,但我們也清楚這樣的慾望無窮無盡,但卻會被各種環境所限制,而要怎麼讓自己的內在動力提升,老師提供了幾個內在指標:

  • 挑戰
  • 意義、使命
  • 成就感
  • 歸屬感
  • 自主性、權利
  • 學習…等

每個人在意的內在動力都不同,管理者需要透過了解自己團隊成員的關鍵內在,並且利用不同的任務分配讓團隊成員擁有這些內在動力,將團隊效率以及成員個人感受度得到最大化。

管理沒有正確答案

結果前面講了這麼多,最後來一句這個是在整人嗎? 講師在課程開始時其實就灌輸給大家一個觀念:管理沒有正確答案,每個人都會有不同的立場與看法,聽聽看別人的說法和理解,也是管理者很重要的心態。

因為管理不像是一些硬知識,舉凡數學之類有很明確的對錯,對於「人」的事情有太多的變因,而這個課程或是其他相關的書籍和經驗都是提供一個過去經驗參考,或是有一些方法讓我們去更能讓管理更好,而不是做了就會得100分。大概就像是你知道怎麼追人或是愛人,但那些愛情理論永遠不會幫你緩和情緒和解決各種突發狀況,甚至給妳相同問題的解法,也都不一定能用同一種解法。所以嘗試是管理上非常重要的一件事。

其實課程中還有很多重點和細節,礙於不讓文章冗長,也賣些關子,讓有興趣的人可以請公司聯繫講師,做一場企業內訓!

(原文標題:讓你的團隊價值最大化,看見管理者的存在意義)

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