人資充電

日期 |2020.09.28

文字 | 104人力銀行

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帶人不是秀技術!優秀的中高階主管不用很會做事,老闆需要的是你的系統策略管理|職場管理

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日期 |2020.09.28

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成為中高階主管後,最常碰到的難關就是「看得局面不夠全面、過度專注在執行細項」,沒有人想當糟糕的主管,但管理卻真的是門需要學習累積的智慧。

文/Kyria (張淳絪) 專業職場職涯教練/個人品牌教練
原文標題:躍升中高階主管的必修課:從專業管理到系統策略管理

對於許多工作了十年以上的經理人來說,從初入職場至今的「升職記」,可說是一場血淚拼搏的歷程。我們都經歷過滿懷熱情學習、快速成長的時期,也曾熬過加班的辛苦,而抗壓力和分秒必爭的高速判斷力,更如老繭一般,是一次次驚險闖關之後磨練出來的。

然後我們終於熬上主管職了,開始帶人了,掏心掏肺地想把初生之犢教好,盡力傳授自己的獨門技巧經驗。看他能接手越來越多項目,自己也覺得很有成就感,甚至內心偷偷恭喜自己「喲,你還蠻會帶人的嘛!」。

直到有一天,終於爭取到團隊主管職 / 部門主管職 / 區域主管職… 底下從一兩個人,變成一整個團隊,或接手跨部門的橫向整合責任。赫然發現,怎麼開始覺得「卡卡的」,忽然不再確定上級對自己的期待到底是什麼,不知道為什麼匯報完之後被罵講得都是無關緊要的事,不知道部屬為什麼臉色不對勁,不知道到底應該插手到什麼程度,工作都做不完了人卻都叫不動…?

最詭異的是,老闆耳提面命「你要格局大一點、更有策略性」,卻難以揣摩他所謂的格局和策略是什麼、該怎麼加強。雖然有更多機會參與高層會議,卻越來越覺得自己「沒有政治天份」,曾經自信風光的自己竟然也有膽怯自卑的一天…

這是我曾卡關過的「坎站」(台語:段落、地步)。你呢?

邁向中高階主管之路,好像每隔兩三年就要卡一次這個坎站,次次都得蛻變才能躍升 (真的很有蟬蛻皮的畫面代入感)。

你只是需要從另一個角度來理解「工作執掌」。

本文目錄(點選連結可直接前往該章節閱讀)
● 術與勢
● 設計系統架構
● 突破環境限制的策略
超前部署的精神
與團隊一起成長

「躍升中高階主管的坎站」這個話題,我真的很有感。不只是因為個人職涯經歷,更是因為即便我後來轉行做 professional coach,這依然是常見的案例類型。

所以我覺得,它很值得拿來談一談。

如前所述,這個坎站很容易發生在從帶一兩個人的小主管,轉變成團隊主管的過程。也很容易發生在公司為了跨部門整合資源時,新創的策略性幕僚或策略性管理職身上。另一種情況,就是從 local team 輪調或升遷到區域部門或公司總部時,即使名義上沒有直接管理的下屬,也可能在間接管理多國團隊的狀況下遇到類似困難。

如果你已經是中高階主管了,歡迎來粉絲團分享你的想法和經驗!如果你正在卡關,希望這篇文章能帶來一點幫助。如果你是還未晉升的青年才俊,希望這篇文章能幫助你超前部署。

沒人想當糟糕的主管,然而管理真的是需要學習與累積的智慧 。

用另一個角度理解工作職掌

術與勢

若以古人的兵法智慧論,晉升前和晉升中高階主管後的工作執掌差異,我覺得用「術與勢」來詮釋,最為恰當。

我們可以把管理階層想像成一座金字塔。底部最廣的一層是「專業知識與技術」的運作。無論是在前鋒開拓業績,或在後勤管控金流物流,最重要的都是精通這個交辦任務的知識和技術,使其運作順暢。

從新鮮人到「資深專業人員」,就是這個從不熟本業到精通本業的成長過程。就像一個人從不會下廚,到精通某菜系的各樣菜式,從不再出包到作出自己的個人風味。

也許有那麼一瞬間,我們開始有些自傲,因為「關於這個領域的事大家都要來問我」,因為「我最懂、最知道怎麼搞定某客戶/供應商/協力單位…」。也許,正因為這方面你最有實力,老闆也把新人給你帶,期待菜鳥能學得你的一招半式,帶來更高的整體產出。

這個階段,自身工作表現倚靠的是「術」,有點資歷後的帶人管理,倚靠的也是「術」- 根據個人專業實力,確保自己和下屬都不出包且有高績效。

金字塔再往上一層,就是「系統架構管理」。這個角色最明顯的特徵,就是本人不再直接經手業務了,幾乎都是透過下屬之手完成。也是在這時候,開始有「到底要怎麼跟他講他才會懂,吼,好想自己拿來做算了!」的挫折感,或是被老闆唸「所以呢?」的手足無措…

在這個位置上,老闆的期待已經不是「有做、做得多、做得快」,甚至他並不關心處理細節。因為這個位置的預設假定是,所有運作都在掌握中了,老闆關心的是「順勢時你打算如何趁勝追擊」、「逆勢時如何守成甚至出奇招」,以及在你的計畫中,他唯一真正需要知道的部分 – 需要他出手的部分 (例如批准方向、捍衛立場、給予資源、呈報狀況給更高層溝通等等)。就算是出問題或失敗了,分析及下一步反應計畫,也遠比探討細節及咎責來得重要,因為事情發生就已經發生了,老闆需要知道的是如何再起,以及他在高層面前要有個說法。

在到達這個位置之前,我們習慣展現「做了很多、懂得很多」來證明自己的價值。到達這個位置之後,「掌舵的觀點和方向」遠比做了什麼來得重要。如果一場會議中只是不斷贅述自己做了多少事,對老闆來說,不但聽不出「大勢」,更覺得此人缺乏方向感、格局和策略,唯恐旗下團隊也像無頭蒼蠅一樣瞎忙。

明白這個角色及期待的轉變,才能調整自己的工作表現重心和時間分配,並避免陷入 mirco management 的窘境。一直插手下屬的執行細節 (過去熟悉的領域),反而阻礙提升自己的眼界、培養新的管理職能。

設計系統架構

如前所述,這個階層的管理者,最重要的職能已經不再是「做了什麼、做了多少、做得多快」,而是「設計系統架構及推動運作」的能力。

我們很容易因為開不完的會、飛來飛去的 e-mail,就日日深陷忙碌的待辦事項中。然而中高階主管,需要有跳脫出人事物本身,去看流程架構,及其中每一個角色彼此對應關係的能力 (在 coaching 實務中,我們稱為 systemic approach)。

簡單來說,我們可以把一個團隊主管的執掌,看成由「團隊內部架構」和「團隊外部架構」組成的系統。

主管可以透過兩大類工具,去制定和影響這兩個架構系統。

  • 外界賦予的工具:產業法規、公司規章、上級主管明確指示、職銜具備的職權…
  • 自己散發的工具:工作風格、領袖魅力、溝通模式、自創團隊活動、無形的共識…

對團隊內部、對團隊外部兩個架構,主管要考慮的都是如何最佳化流程及分工。流程就牽涉到對本業知識技術的掌握度 (不一定是直接掌握,也可以透過與下屬的溝通合作掌握)、對目標的擬定、及調配資源的能力。而分工,則牽涉到對下屬或同事特質的掌握、溝通技巧的掌握,及釐清設定「界線」的能力 (什麼事情該誰負責,何時該捍衛,何時該讓步)。而且隨著事態演變,這些界線其實都是可以修正、強化、弱化的,端看這位主管的彈性手腕。

也因此,這個階層的主要職能,都跟提升系統架構的運作密切相關。例如:激勵團隊、授權與監督、懂得衡量下屬績效、召集及運行有效率的會議、橫向溝通合作、解決內部矛盾…

透過流程及系統架構的設計,去提升團隊績效,可以幫助我們跳脫出「天啊我該怎麼做」那種把一切往身上攬,然後壓垮自己的窘境。最重要的是,可以更冷靜地,把自己的職權和心力用在關鍵之處。

設計系統架構

突破環境限制的策略

到底什麼是策略格局呢?為了避免太過教條論,舉個例子給大家意會一下:

老闆:「這件事情怎麼樣了?」

某甲:「廣告素材慢了,來不及趕上我們預定要廣告上檔的日期。我已經交代某乙寫信去催了,明天要去跟業務部門開會討論對業績的影響,後天會………. (以下省略一千字)」

老闆:「講重點,所以要怎麼確保本月業績達標?」

策略不是「我的反應計畫ABC」,而是「我在內外部的形勢下掌握的願景,及突破既有限制,帶領團隊前往該願景的方式」。

過去身為專業執行人員時,最大的倚仗就是專業知識技術。然而晉升中高階主管之後,就我的個人經驗及觀察,這反而容易變成絆腳石。因為越倚仗已知,就越容易著眼於限制。然而,策略絕對與超越環境限制的願景息息相關。一個好的領導者,需要有看見願景和機會 (vision & opportunity) 的能力,並且能夠與眾人分享這個願景、產生共識:我看到我們將往哪裡去,我們要怎麼一起去 – 這就是策略。

以開會匯報來舉例,倚仗知識技術的架構,可能是先提市場狀況、公司狀況,然後說明目前專案進度,分析一陣後總結對下一步的提案。然而很多外商高層的訓練,都是要求主管們先提市場形勢和機會點,並提出願景及策略,之後選擇能夠支援自己策略的資訊來佐證 (選擇性提到公司狀況、專案進度的部分內容)。我不是說每一個主管在任何公司都得套用這個模式,重要的是,我們可以借鑑這種方式,使思考的角度更趨向於策略。

超前部署的精神

最近「超前部署」這個詞很紅,我也發現它很適合代換「玩政治」這三個字。

是不是越往上晉升,就越要會「玩政治」呢?

或許有些人真的很有洞察人心,甚至煽動人心的天份吧。但我想討論一個比較健康且必要的政治能力:超前部署的精神。

中高階主管的上司,往往都是沒什麼時間的高層 – 他們不是正在開會,就是正在出差。所以,向上管理本身就不太容易。而那些寥寥可數的一對一討論時間,究竟應該談些什麼呢?跟上司一起參與高層會議,又該發表什麼才算有「政治手腕」呢?

其實,我們又回到了前述中高階主管要有跳脫出人事物本身,去看流程架構,及其中每一個角色彼此對應關係的能力。無論是橫向跨部門管理,或是向上管理,別忘了每個人都有頂頭上司 (即使是公司老闆本人,也要對股東負責),都有難纏的客戶,每個人在自己的上司和客戶面前都得有個說法 – 只有跟自己攸關的才是真正的利害關鍵。

然而,更重要的是我們的心態。搞定人與人之間的利害關係,不一定要用競爭、防衛或拉踩的態度。企業的本質就是分工合作,所以無論是向上管理、橫向管理、會議中的發言,某種程度上都是在協助對方「超前部署」。何妨用一種更體貼的心態,站在對方的角度,去考慮他面對的系統架構和他周圍的關係人,我方動態會如何影響到對方的系統和各角色之間的對應關係?

超前佈署的精神

與團隊一起成長

主管跟團隊都是由人組成的,正如主管有分幾個階段的成長,團隊也是。以下說明一些管理團隊系統架構的理論,然而實務上,最主要的影響力還是來自於主管本人的領袖特質!

一個青澀的團隊,不僅成員之間還不熟悉,對業務也還不夠熟稔。這時主管可能會需要使用更多「外界賦予的工具」,先建立有形系統架構,並致力於提升團隊專業知識能力來運作系統。

之後,主管可以運用「自身散發的工具」,透過流程和界線調整,增進成員之間的互信互賴。這時成員之間會開始對彼此的工作內容有興趣,在彼此依賴中產生團隊共識,激發團隊創意及智慧。藉由 1+1 > 2 的效果來提升團隊績效。

當一個團隊達到高度團結、高度績效時,主管可以透過調整與外部接觸的流程和界線,避免團隊變得封閉。例如以主管職權與其他團隊主管制定新的流程和界線、鼓勵成員們與外部其他團隊互動、提升外部溝通成效、帶入外部經驗與建議…。藉由將團隊轉換為「開放式團隊」來提升整體績效。

團隊的成長,其實也就是主管與每一個成員的成長。所以在這個過程中,主管也需要考慮到每一位成員成長之後的發展規劃。每一次團隊有人進出,這個團隊的生態就會改變一點,而主管就像一個園丁,不停地觀測天氣和每一盆花生長的狀況,調整他們在陽光或涼蔭下的位置、澆水的流程和方式,以達成最大產出。

【關於作者-Kyria (張淳絪)】

專業職場職涯教練 / 個人品牌教練,熱衷於陪伴國際職場上的企業經理人及獨立工作者,透過教練會談和個人品牌輔導等方式,支持他們實現工作目標和職涯理想。曾任 L’Oréal 等國際美妝及精品珠寶公司主管職,歷經15年國際品牌行銷、管理顧問背景及外派經驗。現居法國巴黎,是全球首屈一指的教練協會組織 ICF (國際教練聯盟) 執業成員,具個人品牌分析師認證、專業形象師認證、法國國家CNCP認證個人形象顧問。

★ 教練服務網站 https://tw.reinventingcarriere.com/

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