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2024.03.26 | 5690次觀看

問客戶「可以加Line嗎」小心默默被討厭!商務禮儀專家建議「這樣問」才尊重

愈來愈多人會將LINE當作「數位名片」取代傳統交換名片,本文作者認為,交換紙本名片雖然看似老派,但深具意義,甚至有助開啟話題、強化信任,交換數位名片時不妨也互遞名片。另外,每個人對公私界線的認定不同,想與客戶交換LINE時,千萬別劈頭就問「可以跟您加Line嗎?」你可能會讓對方陷入兩難,作者建議「這樣問」把選擇權留給對方。

文/陳麗卿(Perfect Image陳麗卿形象管理學院 創辦人)

受到疫情影響,越來越多人在交換聯繫方式時,會選擇「無接觸」的數位名片。然而交換數位名片,有什麼需要注意的禮儀?有了數位名片,傳統名片是否就不用帶了?當大家都在換Line,還用名片會不會太「老派」?

首先,讓我們釐清一個觀念:即使數位名片再方便,仍無法完全取代傳統的實體名片。因為「交換名片」這個行為本身,除了交換聯絡資訊的顯性功能之外,還帶有著更深層的隱性意義,包括:

1. 開啟話題

名片上有許多能夠成為話題的線索,包括人名、抬頭、公司名稱、公司地點、名片設計風格⋯⋯凡此種種,都能夠成為話題切入點,有助於雙方迅速建立關係。

2. 強化信任

在網路上購物時,如果是第一次購買,大多數人會優先考慮有實體店面的網路店家,為的就是一份安心感。交換名片時也是相同的,看到眼前的實體名片,能夠提升這個人、這家公司的真實度與可信度,而不是口說無憑。

3. 傳遞印象

除此之外,名片風格也體現出你,與你所代表企業團體的印象,甚至暗示著品牌的價格區間、目標客戶與訴求價值。

4. 補充說明

我有很多學員,雖然身分地位顯赫,但是為人卻謙遜低調得不得了,每當需要在社交場合提到自己的頭銜(諸如A會長、B理事長)時,總會讓他們很不好意思。這時名片就能派上用場:只需自報名號「您好,我是某某」,隨即遞上名片,就盡到了自我介紹的義務,既不失禮數,也不顯得招搖,若對方對名片上的資訊有興趣自然會再主動提問。


基於以上理由,即使在數位當道的現代,交換名片仍有著不可被取代的重要性。然而,如果想用數位名片,或交換通訊軟體(如臉書、Line等),可以怎麼做?你需要注意以下幾點:

1. 確保數位形象能為自己加分

交換數位名片之前,請先確認:自己的數位形象準備好了嗎?除了確認數位名片上所有的資訊都是最新、正確無誤,排版清晰、大小易讀之外,如有個人照片,也需要是符合專業形象的個人照,而非卡通人物、寵物、風景、小孩或與你專業形象差太多的照片。

2. 為對方保留選擇空間

「可以跟您加個Line嗎?」當你遇到別人這樣問,即使心裡不願意,是不是也不太好意思拒絕?

畢竟,每個人的工作習慣、對公私界線的認定都不同,而加入通訊軟體好友,某種程度上,意味著提供一張能直接與自己對話的「通行證」。當你這麼問,即使對方與你交情尚淺,或是並不喜歡用通訊軟體聯繫事情,卻會因為尷尬、因為不想直接拒絕,只好勉強加入好友,然而這對雙方的關係並沒有益處。

為了不讓對方陷入這樣的兩難,更好的問法是:「您希望我之後用什麼方式聯繫您?」把選擇權留給對方,由對方來決定要用什麼方式與你保持聯繫。

3. 實體名片強化正式嚴謹度

數位名片雖然方便,但其正式度、嚴謹度,遠遠比不上實體名片。畢竟實體名片乘載的不只是資訊,更有雙手奉上名片,將自己「呈獻」出來的象徵意涵,所傳遞出的誠意與慎重程度,是數位名片無法企及的。

因此,雙方初次見面時,即使已經交換了數位聯繫方式,最好也交換實體名片;若手邊剛好沒有實體名片,那麼在下次見面時,還是需要再補上實體名片。特別是當對方對你與你的公司還不太了解時,這種「老派」、「古典」的做法,乍看多此一舉,卻確實有助於建立彼此之間的信賴感。

學習國際商務禮儀,不是為了墨守成規,而是瞭解商務世界中,人、事、時、地、物之間交互運作的基本脈絡。只要把最根本的邏輯弄懂了,即使遇到新的情境、新的狀況,仍能夠得心應手,從容應對;讓你在瞬息萬變的世界中,擁有最強的適應力,也就是生存能力。數位名片的出現就是一個很好的例子,與大家共勉,也希望這篇文章能協助你更有效地運用數位工具,成為職涯躍升的助力!

(轉載自Perfect Image陳麗卿形象管理學院粉專


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