104人資系統服務

日期 |2022.05.26

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想在「年中」替換「薪資管理」的廠商?8 個你必須要確認的問題!

一年還沒過,卻已經受不了目前的薪資管理流程?然而年中替換軟體、廠商是件好事嗎?本篇我們幫你整理了企業於年中替換薪資管理方式的三大原因;以及在年中更換軟體與廠商需要注意的流程,讓你在轉換的過程更輕鬆更有效率

文/104人資學院

對於目前的「薪資管理」流程不滿意,但「年中」突然更換流程、軟體、廠商是件好事嗎?根據 G2 所做的軟體幸福報告,超過 62% 員工認為他們無法完全發揮所長是因為錯用軟體;當中也指出每  8 位成員就有 1 位為此而離職。因此,若你發現大部分公司成員對目前的薪資管理工具不滿意,那現在改善就是最佳時機!

三個該考慮更換薪資管理軟體、廠商的原因

1. 過多的隱形成本

你曾經計算過目前薪資管理方面的支出嗎?包含軟體的預算、手動輸入的成本、以及紙張的支出費用。曾有公司統計「光是印製薪資條以及支票,每年就花費約72 萬台幣。」如果你既有流程正在啃食公司的資金,那就該是調整的時候了。

2. 軟體或合作廠商出錯頻繁

根據美國最大招聘網站的一項研究, 75% 的員工主要依靠薪水過活。若是薪資計算出錯頻繁,便會危害到員工的生計、降低他們對於公司的信賴。若在年中遇到這個問題,與其花費數小時核對錯誤,不如轉向出錯率低的軟體、或是可信度高的薪資委外廠商。

3. 規模擴增以及需要新功能

當人員還停留在小規模時,可能利用口頭、訊息、Excel 就能解決所有的假勤、計薪流程。然而,當人員不斷的擴增,這些流程只會越來越繁複;隨著法律的變更,也可能需要新的功能。在挑選時建議要選擇有人資背景、以及會依照法律更新功能及服務的合作對象。

三個年中更換薪資管理軟體、廠商的重要流程

1. 確認需求以及功能與服務

了解員工、人資的需求永遠是最重要的!先列出公司目前需要被解決的薪資管理問題、以及對於上一個軟體、服務商不滿意的地方。例如需要線上請假表單、薪資單、員工自助入口等,確認好需求後,才能快速的篩選出合適的軟體、廠商。

2. 挑選合適、正向評價的廠商

找到口碑好的廠商,可以協助你減少搜尋的時間;若廠商有提供專人導入、教育訓練,更可以幫助你加速轉換的過程。例如台灣的人資領導品牌 104 便有提供人資軟體以及薪資代管的服務,顧問團隊也會全程協助導入流程

薪資管理廠商評選清單,透過8個問題,馬上知道廠商適不適合你
薪資管理廠商評選清單,透過8個問題,馬上知道廠商適不適合你

我們也準備了八個你可以詢問廠商的問題

  • 更換軟體、廠商的過程中,會遇到哪些問題?你們可以如何協助我們度過困難的轉換期?
  • 哪些部門需要一同參與導入的過程?廠商是否有教育訓練的協助?
  • 你們會如何確保資料正確的轉移?在第一次的流程中,是否會參與確保一切運作正常?
  • 是否會有專案經理提供明確的轉換日期,確保計畫如期進行?
  • 廠商所提供的系統是否能與公司既有的軟體進行整合?
  • 是否有專業的顧問團隊,在你有疑問或是需要協助的時候及時幫忙?
  • 是否具備人資專業,提供最新的法律諮詢?以及提供軟體即時更新,確保一切均遵循法律規範?
  • 是否具有相關的客戶案例(相似產業、相似規模等)、以及正向評價?

3. 準備轉換:導入與說服

所有的變更對於員工而言,都是一項新的挑戰,必須讓其明白轉換的好處、必要時進行教育訓練,才能降低轉換的陣痛期。特別是對 MIS、人資、財務等人員:資訊部門可以協助你在前期的時候,進行資料的嫁接以及數據的轉移;人資部門是主要的使用者,能給予專業的建議;財務部門則與薪水相關。

我們如何確保薪資管理流程成功的轉換

在薪資管理方面, 104 提供「薪資委外服務」,每月協助客戶處理公司人事作業資料且提供即時、正確薪資計算報表,節省人員處理繁瑣人事管理作業。從人事資料建檔、薪資計算、線上薪資單、保險與稅務作業,到員工、HR 自助服務等皆為公司把關。

在轉換前, 104 也會請顧問團隊先了解公司對於系統與服務的需求,確認所有時程並簽訂合約;啟動薪管服務後進行「近期薪資計算評測」、「確認每月服務時程」,最後依據約定時程如期完成服務事項。想深入瞭解薪資委外的好處以及服務的流程,歡迎點入連結索取簡章、或是聯繫顧問:104 薪資委外解放企業計薪週期的繁忙雙手

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