【評估指南】挑選「人事薪資管理」廠商，８ 個你必須要確認的問題
受不了公司目前的人事薪資管理流程嗎？然而突然替換軟體、廠商是件好事嗎？本篇我們幫你整理了企業替換人事薪資管理方式的三大原因；以及更換軟體與廠商需要注意的流程，讓你在轉換的過程更輕鬆更有效率！
文／104人資學院
對於目前的「人事薪資管理」流程不滿意，但突然更換流程、軟體、廠商是件好事嗎？根據 G2 所做的軟體幸福報告，超過 62% 員工認為他們無法完全發揮所長是因為錯用軟體；當中也指出每 8 位成員就有 1 位為此而離職。因此，若你發現大部分公司成員對目前的薪資管理工具不滿意，那現在改善就是最佳時機！
三個該考慮更換人事薪資管理軟體、廠商的原因
1. 過多的隱形成本
你曾經計算過目前薪資管理方面的支出嗎？包含軟體的預算、手動輸入的成本、以及紙張的支出費用。曾有公司統計「光是印製薪資條以及支票，每年就花費約72 萬台幣。」如果你既有流程正在啃食公司的資金，那就該是調整的時候了。
2. 軟體或合作廠商出錯頻繁
根據美國最大招聘網站的一項研究， 75% 的員工主要依靠薪水過活。若是薪資計算出錯頻繁，便會危害到員工的生計、降低他們對於公司的信賴。若在年中遇到這個問題，與其花費數小時核對錯誤，不如轉向出錯率低的軟體、或是可信度高的薪資委外廠商。
3. 規模擴增以及需要新功能
當人員還停留在小規模時，可能利用口頭、訊息、Excel 就能解決所有的假勤、計薪流程。然而，當人員不斷的擴增，這些流程只會越來越繁複；隨著法律的變更，也可能需要新的功能。在挑選時建議要選擇有人資背景、以及會依照法律更新功能及服務的合作對象。
四個年中更換人事管理軟體、廠商的重要流程
1. 確認需求以及功能與服務
了解員工、人資的需求永遠是最重要的！先列出公司目前需要被解決的管理問題、以及對於上一個軟體、服務商不滿意的地方。例如需要線上請假表單、薪資單、員工自助入口等，確認好需求後，才能快速的篩選出合適的軟體、廠商。
2. 挑選合適、正向評價的廠商
找到口碑好的廠商，可以協助你減少搜尋的時間；若廠商有提供專人導入、教育訓練，更可以幫助你加速轉換的過程。例如台灣的人資領導品牌 104 便有提供人資軟體以及薪資代管的服務，顧問團隊也會全程協助導入流程，並在每個階段提供教學和回訓。
3. 雲端版 VS 地端版
市面上那麼多系統，哪一種更適合我們公司呢？基本上可從系統形式—雲端版、地端版；收費方式—訂閱制、買斷制來區分。
| 系統形式 | 地端版 | 雲端版 |
|---|---|---|
| 適合規模 | 適合 100 人以上 組織架構複雜的集團式多公司中大型企業 | 適合 100 人以下 人事規則簡易的新創、中小型企業 |
| 系統架構 | 伺服器由企業自行管理 | 由系統廠商提供，無需機房與設備維護 |
| 功能完整性 | 開放流程作業自訂，適合產業與功能較完整 | 基本功能齊全，適合作業流程單純的企業 |
| 整合與介接 | 開放客製與跨系統介接 | 無法客製與介接 |
| 收費方式 | 大多為買斷形式，價格較高 | 大多為訂閱形式，依人頭數收費，價格親民較低 |
一般而言 3~5年公司考慮替換新的人事管理系統，通常會先考量這 5 年間有哪些會是企業需要發展的重點需求，以下提供除了系統功能外，中小型公司常見的需求：
- 履歷串接：更多的職缺數、更多的履歷量，系統要能介接人力銀行履歷資料
- 資源擴充：企業未來人資發展策略如教育訓練、績效管理，或是有 EIP 或其他產品需求，是否能擴充相關需求
- 人資相關報表：通過人力資源報表，向各部門主管展示人員管理相關數據
有些 ERP 系統也會提供簡易的人事管理功能，不過我們建議已有一定經營時間的企業，應優先考量專業的人資管理系統，除了更符合各產業的人事行規與需求外，更支持未來發展性，以免系統跟不上規劃，沒用幾年又需要找一套新系統來取代，占用 IT、總務、預算資源，新系統的學習成本也讓 HR 勞心，員工也需重新適應。
我們也準備了八個你可以詢問廠商的問題：
- 更換軟體、廠商的過程中，會遇到哪些問題？你們可以如何協助我們度過困難的轉換期？
- 哪些部門需要一同參與導入的過程？廠商是否有教育訓練的協助？
- 你們會如何確保資料正確的轉移？在第一次的流程中，是否會參與確保一切運作正常？
- 是否會有專案經理提供明確的轉換日期，確保計畫如期進行？
- 廠商所提供的系統是否能與公司既有的軟體進行整合？
- 是否有專業的顧問團隊，在你有疑問或是需要協助的時候及時幫忙？
- 是否具備人資專業，提供最新的法律諮詢？以及提供軟體即時更新，確保一切均遵循法律規範？
- 是否具有相關的客戶案例（相似產業、相似規模等）、以及正向評價？
4. 準備轉換：導入與說服
所有的變更對於員工而言，都是一項新的挑戰，必須讓其明白轉換的好處、必要時進行教育訓練，才能降低轉換的陣痛期。特別是對 MIS、人資、財務等人員：資訊部門可以協助你在前期的時候，進行資料的嫁接以及數據的轉移；人資部門是主要的使用者，能給予專業的建議；財務部門則與薪水相關。
我們如何確保人事和薪資管理流程成功的轉換
在人事管理方面，104企業大師專為「新創、中小型企業」提供雲端人資管理系統服務，專業系統顧問將一對一針對公司人事管理狀況評估諮詢，開放「多元打卡考勤、電子表單簽核、薪資計算管理、彈性排班管理」四大模組，不限人數3個月免費使用，並與104招募管理系統串聯，徵才履歷可直接匯入人資管理系統，從任用新人報到，到敘薪加保打卡，都可在企業大師一次完成。使用過程中，專屬顧問將同步協助導入與教學，幫助公司找到適合的模式與制度建立。
如公司屬於外商或需要薪資計算協助， 104 同時提供「薪資委外」服務，每月協助客戶處理公司人事作業資料且提供即時、正確薪資計算報表，節省人員處理繁瑣人事管理作業。從人事資料建檔、薪資計算、線上薪資單、保險與稅務作業，到員工、HR 自助服務等皆為公司把關。
在轉換前， 104 也會請顧問團隊先了解公司對於系統與服務的需求，確認所有時程並簽訂合約；啟動薪管服務後進行「近期薪資計算評測」、「確認每月服務時程」，最後依據約定時程如期完成服務事項。
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