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日期 |2021.02.02

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會議紀錄不是對話紀錄!這3項才是你該記的重點

通常會議紀錄都會交由菜鳥來做,新人怕漏掉任何細節,經常把會議紀錄打成對話紀錄,會議多長紀錄就多長。做會議紀錄不是聽打練習,而是協助收斂結論、畫重點,考驗著邏輯歸納能力,寫得好說不定還能讓老闆刮目相看。

「請做會議紀錄」

初入社會時,每每聽到這句話總是會令人傷透腦筋。煩惱著到底要記錄些什麼比較好?於是,便將自認為很重要的發言,一個一個用筆記寫下來。重點似乎已經不是在參加會議這件事上,而是拚了命地留下紀錄、不願意漏失任何一句話。

而由於筆記是匆忙之下所寫,不是直接給他人看的東西,因此,必須在會議後,用文書軟體重新再謄寫一次。這過程相當花時間。我不禁產生「有必要發送這份會議紀錄嗎?應該沒有一個人會重複看好幾次吧」的念頭。

果不其然,會議紀錄被好好地收在前輩們的資料夾裡,而之後也似乎完全無用武之地,真的是浪費時間的作為與其說我所寫下的是會議紀錄,倒不如說是隨機的發言紀錄來得更為適切。

會議紀錄的目的究竟是什麼?

著眼於議題而非發言內容

會議紀錄最重要的重點是:把議題以「問題」的方式,在腦海中大大地清楚地寫下來。這就是全部了,這一點也是最困難、最能看出寫作功力的地方。

舉例來說,假設你今天去客戶端開完會回公司,當被問到「你們談了些什麼內容」時,你應該會回想起來「說了這件事,也說了那件事」。那麼,當被問到「你們討論的主題是什麼」,要你把議題用一個疑問句來清楚說明的時候,這一點其實是相當困難。

幾乎大部分的人參與會議或討論會時,都曾出現過一次或兩次這樣的念頭「這個到底是在開什麼樣的會啊」、「現在他們在討論的主題是什麼呢」、「為什麼會叫我來開這場會議啊」、「要怎麼融入或發言啊」等。

如果會議主持人在事前能夠先將「問題」表達清楚的話,負責會議紀錄的人會比較輕鬆。

不要把注意力放在出席人員說了些「什麼」上,而是放在他們說了「與什麼有關」的話。在每個發言的背後,都有一個「問題」,也就是議題。請把焦點放在該處並仔細聆聽,然後寫下筆記。

提出良好發言內容的人,或是提出能夠讓會議流程改變的發言者,他們肯定了解什麼是「好的問題」,也應該能夠將過去已經討論過的「問題」方向,一口氣轉向更好的方向,而我們也可以思考一下那個「問題」是什麼。

最後,思考「今日的會議,結果到底討論了與什麼有關的事情」,用一個疑問句寫在會議紀錄的開頭。若能將核心議題白紙黑字寫下來,收到會議紀錄的與會者將更加了解自己所做的事情,對整個活動團隊也會很有幫助。

對於所提出的問題,要做出什麼樣的「回答」呢?這就是本次會議最終的「決議事項」,將其寫在會議紀錄最後面就可以了。在「問題」與「回答」之間,要先決定優先順序,從大方向開始大概寫三個左右即可。

升級版會議紀錄

升級 1:明確提示前後流程

如果能夠將會議的前一次與後一次的狀況,寫在會議紀錄中的話,這份紀錄對活動進行將會大有幫助。

會議這種東西,總是容易陷入混亂的局面。因為現場有許多人說著各式各樣的事情。最糟的情況,甚至推翻原本的會議主旨,比如提出把過往議題都否定掉的新議題。

為了不要演變成上述情況,要把視野放在過去、接著再放在未來。從不同的角度去看才是正確的,不能只看「眼前」的事物。

應該要寫下「至前一次為止的流程」、「本次議題」、「下一次的預定計畫」,事先於開會前將這份會議紀錄發送給大家的話,所有人都會相當清楚當天會議的流程與走向。這樣,即使迷失在會議中也能夠找到回頭的方向。

升級 2:寫下此次會議的定位

會議的定位,亦即面對所提出的「問題」要採取什麼樣方式的會議?如果也能夠把這點先寫下來的話,會比較好理解。

如果這場會議是針對某個問題,要找出一個答案的話,那麼這次會議的定位便是「決策」。另一種方式是面對「問題」時,要不斷地提出各種可能的方案,那麼會議的定位便是「腦力激盪」。

會議定位不同,出席人員也會跟著改變。如果是決策會議,那就必須邀請擁有決定權的人參加,否則這場會議將毫無意義。而如果是需要許多點子的腦力激盪,可以用特別來賓的方式,邀請總是具有獨特想法的人參加會議。

升級 3:用疑問句寫下「今後的課題」

所謂「今後的課題」,是指比下一次會議的議題範圍更加廣大的一種未來方向,這裡也請使用疑問句的方式,讓下次的目標更為明確。也由於讓全體成員共享下一次目標的大方向,因此不論是收集情報或下次會議的準備工作,都變得更為容易。

會議紀錄範例

精準表達寫作

節錄自:方舟文化《從沒想法到有想法的精準表達寫作術 / 山田紫霓 著》


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