職場360

日期 |2021.03.25

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「吼~又要改!」面對朝令夕改的主管,這2招可避免做白工

遇到朝令夕改、善變反覆的主管,是所有工作者都頭痛的事。老闆只要輕鬆一句話,累死的卻是自己。如何降低主管朝令夕改的行事風格?你得先分辨他有這樣的習慣是因為處事總是猶豫不決、還是思維老是變化不斷所導致。

「協商與領導」是我在台大進修時印象極為深刻的一堂課,猶記得一次課堂上教授給了我們一個談判個案,一方代表買方,另一方為賣方,當天我的角色是賣方,買方是個難纏的代表,除了性格強勢外,價格上更是難以協商,我們來來回回花了二十五分鐘,終於談妥了一個他很喜歡、我也勉強可接受的價格。

就在準備寫下談判協定規格時,我收到來自公司CEO的一則訊息,告知另一家公司將以二.二五億美元採購,這比我拉扯二十五分鐘談妥的一.八足足多了很多,只是剛剛在買方的一再退讓下,才從他們的目標價一.五億提升至一.八億。

從成果價格導向做決定,在這樣的情境下也只能一直跟買方賠不是,接受遵從主管給的指令,自己更陷入一種白做工的厭世感。當然這是課堂上教授刻意設計的橋段,不過這樣的戲碼在職場幾乎常常上演著,而且主管更改的次數往往只是更加頻繁。

遇到朝令夕改的主管,是所有工作者都頭痛的事。有時不單是做白工而已,而是得花更多時間去處理善後,也或是得拚命向顧客、廠商或合作夥伴賠不是。主管只要輕鬆一句話,累死的卻是自己。

職場上該如何降低主管朝令夕改的行事風格呢?你得先分辨他有這樣的習慣是因為處事總是猶豫不決、還是思維老是變化不斷所導致,你才能用對方法不讓他的行為拖累了你的做事效率。

猶豫不決型

讓他變來變去主要的動搖要素來自「別人意見」,這類型的人在餐廳最常見,排隊時想著等等要點A餐,你說你要B餐時,他也會有些心動想換成B,接著看到有人拿著C餐從他面前走過,他會覺得C餐也很好,最後到點餐櫃檯時,他可能是參考前一位領餐者的餐點決定D。

我們將點餐這件事替代成主管給予的指令或建議。他們通常沒有定見拿不定主意,性格上優柔寡斷,相當容易被影響,不過不專業、不理想的意見他是不會概括接受的,因此他的改來又改去,是為了要尋求最佳解。

身為猶豫不決型主管的部屬,我們該怎麼做呢?方法就是讓自己成為他最大的影響者。你的思維只要快他一步,分析狀態理出頭緒,讓他在點餐時遇到的BCD都換成你的專業意見與想法,你就能變身為他在商討策略方法時的關鍵對象。

舉個例子:主管請你做鞋款新研發設計,他會交代你一些想法,像是鞋材規格和鞋樣設計,猶豫型的主管在交代後,他的腦袋還是繼續在想著:「這樣會是最好的嗎?」這時,你先別急著動手去畫設計圖,而是用他的想法做基底,想想如何更符合市場或消費者需求,和他商討後取得認同才動手做。

再邊動手做時,請先想好下一步可能是楦頭開發、鞋面車縫,刻意向他提及你下一步的想法或擔憂,讓他將時間或擔憂聚焦在此,而非關切著上一步的鞋材規格和鞋樣設計是否完善。

說白了,你得化身成為主管的引導者,讓他在交付定案你的下一步作業前,就已先取得他人的前饋意見,而別讓他一直去搜集上一步的回饋意見,如此能避免他又反過來要你再做更改變動。不過要謹記著他是你的主管並非部屬,態度要有禮、口氣要溫和,別喧賓奪主了。

變化不斷型

和該類型主管做事時常會被他氣死,他更改速率比翻書還要快,常常早上交代一件事請你做成A,一下子就又來說要改成B,茶水間巧遇到隨口聊了一下又變成B加C,很有機會隔天一早來,又跟你說還是改回A好了。

不可否認這類型主管相當聰明,不但能舉一反三,面對各種風暴總能迅速觸類旁通想出各種應對方式,他們一直都是解答疑難雜症的專家,以致於不斷冒出各種想法,只要他覺得更好,就會要你變來又變去。

和這類型主管工作唯一不變的就是變,因此拿到一個全新專案時,千萬不要急著有所為,等他來回修改兩三次、或者一天後,他都沒有任何動靜再出手吧!以免自己做白工,還被氣個半死。

倘若已經投入大量時間或資源進行了,主管依舊要你大翻修,你可誠實的加以評估,若換成後面的方式後真會帶來巨幅成效,建議你臣服於主管,改就是了!反之,改變後成效差不多,你則可以試著從時間、人力、機會成本上,來分析換新方案所造成的損失與成效間不符比例,當然最後決定要改變或維持得留給主管決定和建議。

我們一樣用鞋款新研發設計舉例:主管交辦後你也把設計圖畫得差不多了,這時他卻來跟你說想改成完全迥異的風格時,你可以這樣做分析和反應:「經理,我們過去花三週來回修正產出設計圖,現在若要改變風格,預計最快兩週時間可以完工。」要展現出沒有要否決他的意思。

「不過我們就得將後續楦頭開發、鞋面車縫作業時程都往後延,業務端就未能如期把圖稿交給顧客做確認,而且顧客回覆時間都很慢,再來回修正後,生產線到時候不知道能不能排程生產。」分析更改後牽一髮動全身的狀態與可能結果,盡可能表達是來自其他部門單位不可控的要素。

「以上是過去我們和這家顧客合作的經驗,讓經理知道,再請經理裁示下一步要怎麼做比較好?」最後讓主管自行決定

變化不斷型的主管不能有被操控的感受,務必給予他掌控和主導權,否則他很有可能為了展現主管權而一意孤行,甚至故意惡整你。

最後,主管有時翻盤是因為環境、上層主管,有時是從不同於我們的觀事角度或視野做考量,若他堅持要你改,就改吧!與其在那抱怨、生悶氣,倒不如換個心境全盤接受,把這過程視為學習,藉機請教他翻盤原因,態度變了心情好,做起事來相對舒坦。

重點整理:

主管類型你可以這樣做:
猶豫不決型思維快他一步,分析狀態理出頭緒
變化不斷型等主管改完,沒有任何動靜再出手

卡姊

節錄自:時報出版《麻煩主管請不要再找我碴 / 莊舒涵(卡姊) 著 》


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