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2024.10.24 | 1472次觀看

明明是各部門支持的提案,老闆聽完卻震怒?大人學張國洋:因為搞錯「做事順序」

大人學
2024.10.24
1472次觀看

花了大把心思準備的提案,事前還與各部門討論整合,沒想到老闆聽完卻大發雷霆,究竟哪裡做錯了?本文作者張國洋認為問題出在「做事順序」,還沒釐清老闆期待就先與各部門討論、整合,最終拿著一份整合後的「多方妥協」提案去設法說服老闆,這未必是董事長心中想像的好方案。

文/張國洋(大人學共同創辦人

在這篇文章中,我要回覆來自讀者凱莉的提問。

首先,我們先看看凱莉提問的內容:

「Joe、Bryan你們好,

從大學到出社會,一直都默默關注著兩位的分享,也始終帶給我成長。聽了podcast第110集《提案無法說服老闆?因為你不懂「老闆的語言」》之後,由於業務單位需求,所以我向董事長提出建置臉書粉絲專頁的需求,也得到同意開始規畫。

我列出我認為董事長會在意的內容,包含有什麼好處、怎麼做、做了要花多少錢、業績目標等等面向,製作了簡報,也事先跟各事業單位溝通,得到多位主管支持並依據建議調整提案。

甚至正式向董事長提案前,我還依據他過去會問的問題準備了20道QA自問自答。

花了非常多心思準備,結果董事長聽完提案後非常不滿意,覺得他還是不懂這份方案,甚至還大發雷霆,讓我們每個人都百思不得其解。

也因此,我想提出的問題是,我們如何說服年長的高層接受新的行銷方式呢?謝謝!

凱莉」

讀完這封來信,我其實首先會建議凱莉來參與我們的一門課程,叫做【搞定利害關係人所需的職場政治力】。因為在我看來,凱莉在這件事情的處理流程上是有點問題的。

雖然感覺都依循我們在Podcast節目中說的來做,比方說確實像Podcast中談到的,有站在老闆的角度想想花費問題、可行性問題等,但實際執行方式卻有些誤解。如果持續以這樣的方法工作,無論是在現在的公司或將來的其他工作,很可能都會事倍功半。

大家也許會好奇:「那問題到底出在哪呢?」

換作是我碰到凱莉的處境,我其實會在幾個地方做些調整。

先釐清老闆期待

首先,向董事長提議建置粉絲專頁並獲得首肯後,第一步我不會急著規劃執行細節。相反地,我會再跟董事長約個時間談談,理解他對於行銷或粉絲專頁經營的看法,比方說他對行銷或網路行銷熟不熟悉?透過做這件事,他的想法或期待看見的效益又是什麼?等等。

很多上班族常習慣用自己的想像來思考跟做事,例如以「經營粉絲專頁」這件事來說,很多人會直覺地認為這背後目的一定是要拓展公司知名度,但也許有另一種可能性是,老闆其實希望「經營粉絲專頁」這件事能跟營業額直接連動,也就是大家看到內容後會趕快來下單。或者,還有更多我們根本沒想過的目的。

還沒釐清老闆的期待就先著手規畫內容,那麼後續被否決的機率當然就很高。

換言之,在整件事情的前期,既然老闆首肯了,表示他認為可能可以試試看,而作為員工,凱莉這時該做的其實是跟老闆「同步」,搞懂他對於行銷的想法和期待,並且依據這些來做粉絲專頁的規畫。甚至必要的話,還可以分階段來設計。

所謂「分階段設計」的意思是說,粉絲專頁的內容未必要一步到位,我們也可以先做出一些短線的成就、讓老闆安心。搞不好這麼一來,他會願意支持我們長線的布局,比方說看到成效後,會更樂於提供人力或資源上的協助等等,讓這整件事越做越好。

再佈達各部門支援推動

做好前期的「同步」作業後,我接著才會向其他單位匯報。

而且所謂匯報並不是徵詢大家的意見,而是讓大家知道「董事長要這個」。也因為董事長要這個,所以各部門需要提供什麼支援,讓這件事情能完成。確定各部門可以支援到什麼程度後,再將完整的規畫呈給董事長,請他允許推進到下個階段。

甚至還有另一種做法,就是當我們心中有個初步規畫時,還先不用跟各單位匯報,反而是先跟董事長報告,確認目前規畫方向跟他的想法是否一致。確定規畫符合董事長想法之後,再來跟各單位聯繫,一起推進這個專案。

坦白說,凱莉原本的做法在職場上並沒有錯、也有考慮到各部門的感受,但這個對的行為其實無法帶來好的結果。因為凱莉太早跟其他單位整合,而不是先確定老闆的期待。但在整合過程中如果沒有高層的意志和背書,其實很容易會發生一個狀況:那就是每個單位會提出各自的想法,比方說業務部希望可以怎麼調整,讓他們作業更方便;技術部希望減少一些內容,降低他們的工作量等等。最後,這個方案就會變成「多方妥協」的結果

可是最大的問題就在於,多方妥協的方案未必是董事長心中想像的好方案,於是就會演變成凱莉碰到的狀況:各部門都開心了,董事長卻暴怒,覺得他的認知在這個提案中根本沒被滿足,或不理解大家到底在規畫什麼。

也因此,我想提醒凱莉的是,下次再碰到這樣的狀況,不妨先試著了解老闆這些決策背後的考量和期待,接著才來整合各單位。這將大大降低做了一大堆、老闆卻反而更不高興的機率!

職場做事順序,首重「老闆的意志」

談到這,我也順道分享一個我發現許多年輕上班族沒搞懂的概念。這雖然未必是百分之百正確的真理,但若能理解這一點,在職場上也許會比較輕鬆。

這概念是這樣的。公司經營並不像一個國家、社團或NGO,很多人(尤其是工作年資比較短的朋友)可能因為從小受到的教育就提倡民主、接納多方觀點,所以會認為公司應該以多數人的意見來前進。但事實上,公司本來就是私人機構,或者更白話一點,是股東或老闆自己投錢想呈現自身意志的地方。

也因此,公司所有決策要落實的只可能有兩個東西,一是多數股東的意志(若你任職於大公司),二是老闆的意志(若你任職於小公司)。

在公司中,老闆的意志才是最重要的,其他單位則是為了配合老闆意志而存在。所以在做事的順序上,絕不是統合大家的意見後,再來「說服」老闆;相反地,該如同我前面說明的,先了解老闆的考量與期待,接著再做出對應的實踐行動。

這麼一來,老闆不但不會再暴怒、覺得所有人莫名其妙,反而會覺得你這個年輕員工準備的提案很符合他的想法,進而願意給你更大的發揮舞台。

這整個順序,我覺得才是一切的關鍵。而且,把這個觀念搞清楚了,你之後在做專案上也會更輕鬆,不會再無所適從、不知道該聽誰的意見。

以上,就是我給凱莉的建議,也希望對大家能有所幫助囉!

(原文標題:提出完美方案,老闆還是不滿意?可能你搞錯了「做事的順序」


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