人資充電

日期 |2022.01.05

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新人到職是關係培養的黃金期,善用「員工入職體驗」有效提高員工留任率|觀點

人資招募新人像是約會到確認交往,但開始交往(工作)後呢?其實這段關係可以做得更好。入職若對新環境充滿困惑與茫然,可能難以適應工作而退卻。HR規劃「入職清單」 有助部門引導新人,同時建立雇主品牌使員工認同價值,吸引更多優秀的人才。

文/陳佳慶(104人力銀行資深特助)、鍾文雄(104人力銀行資深副總暨人資長)、李魁林(104人力銀行數據長)

「員工入職」(Employee Onboarding)的概念,是1970年代初期在美國開始形成的,主要目的是為新員工的到來做規劃和準備,除了給新員工良好的第一印象,也幫助新員工快速適應職務、融入團隊與提高生產力,「入職」的時間,一般大約持續六個月到一年左右。


上班的第一天

招募其實有點像是約會。試想一下,今天你好不容易找到一個不錯的人才(遇見不錯的對象),約他來面試幾次(和對象約會),他願意到貴公司工作也簽了聘僱契約書(願意和你交往)。然後呢?直到他來上班的那一天,就再也沒有然後了──這正是一般公司招募人才的流程。如果工作是一種關係,是一種承諾,其實有很多事可以做得更好。

25歲的Katy去應徵某上市公司業務助理的職位,面試了三次之後,終於獲得這個工作,心裡覺得很高興,也迫不及待要到新公司上班。不過,因為離正式上班還有三個星期,她覺得應該陪家人去走走,和朋友安排一些活動等等。過了一、兩個星期,獲得新工作的喜悅有點變淡了,反而開始擔心自己能不能適應新環境,卻也不知道要準備什麼,心想:「如果有人跟我說說就好了。」

第一天上班,Katy來到公司,櫃台請同事來帶位,這才發現自己的位子空盪盪的,電腦還沒準備好,同事也都各忙各的;好不容易主管來了,簡單講幾句話就又跑去開會。Katy不知道要幹嘛,只能滑手機殺時間;因為開完會主管要去拜訪客戶,便過來簡單交代一下工作,臨時請同事幫忙介紹環境,同事因為自己有事要忙,介紹一下就離開了。Katy不禁心想,「這家公司的主管、同事都好忙喔!我真的要來這裡上班嗎?」

到了午餐時間,Katy不知道公司附近有什麼餐廳,只能Google一下,然後自己去吃午餐;新的環境讓她不大能適應,有點懷念以前上班時,中午和同事一起吃飯聊天的光景。下午部門有一些會議,主管建議Katy一起參加,但參加了後挫折感更深了,因為有很多縮寫她都不知道是什麼意思,也不太清楚同事或主管在說什麼,只能把自己不懂的東西都記下來,往後再找時間請教同事。

第一天「工作」下來,Katy開始懷疑:「我真的適合這份工作嗎?」原本興致高昂的工作情緒,彷彿被當頭澆了一盆冷水。可以想像,如果往後的幾天或幾週都是這種情況,Katy可能沒辦法適應新的工作環境。

為了避免發生上述情況,我們需要「員工入職清單」。


幫助新人上手,發揮即戰力

入職清單的目的,是規劃和準備新員工的到來,有助於部門進行入職引導,用最快的速度幫助新員工上手,發揮即戰力。員工入職是一個長期的過程,從新員工到來開始並持續至少六個月到一年的時間,由相關部門在不同的時間點負責實施每一項任務;同時也有助於HR與部門主管,為新員工的到來做好準備。以下,就是提供HR參考的員工入職清單:

入職前一月

  1. 提供錄取通知書。
  2. 發送聘僱合約。
  3. 提供入職日期的詳細資訊(工作地點的時間和地址)。
  4. 訂購員工需要的設備與用品(例如電腦、辦公桌、電話、文具、名片等)。

入職前一週

  1. 發送歡迎信和員工手冊(包括他們的到達時間、地址和地圖、停車/公共交通、穿著要求Dress Code和第一天的計畫)。
  2. 在你的人力資源系統中輸入員工記錄,包含:姓名、地址、聯繫方式、職位、開始日期、薪酬等。
  3. 設置員工的辦公空間。
  4. 為員工創建電子郵件地址。
  5. 安排電腦及軟件系統。
  6. 選擇並通知入職夥伴歡迎新員工(直屬部門經理也可以擔任此角色)。
  7. 為員工的第一週制定計畫──安排他們與關鍵人員或部門共度迎新時光。
  8. 設定試用期、績效審核日期和提醒。

入職第一週

  1. 讓新員工與主管、團隊共進午餐,團隊成員藉此機會介紹自己與工作。
  2. 提供員工手冊與相關的公司政策(如行為準則、安全政策等)。
  3. 介紹員工價值主張EVP。
  4. 讓新員工參加公司內部的員工教育訓練。
  5. 向新員工簡介部門組織架構與功能。
  6. 將員工介紹給高階主管。
  7. 說明公司的重點專案。
  8. 為新員工分配第一個目標或專案。
  9. 確保新員工了解即將到來的行事曆、社交活動等。
  10. 第一週每天都要與員工確認,他們的行事曆、員工教育訓練、同事會議有沒有順利展開。
  11. 每週主管與新員工進行一對一會議。

入職第一月

  1. 審查新員工的目標或專案的進展。
  2. 確認員工薪資發放是否正常。
  3. 進行非正式的績效評估。
  4. 提供更多公司概況,包括:使命和願景、公司價值觀、關鍵里程碑、公司目標等。
  5. 討論新員工工作如何融入部門與組織,檢視工作職責、期望與關鍵績效指標(KPI)。
  6. 討論並設定下一個專案和目標。
  7. 邀請員工連接公司社群帳戶。
  8. 讓員工參加公司教育訓練。

入職第一季、第二季

  1. 進行試用期績效評估。
  2. 設定新的專案和目標。
  3. 探討職涯發展計畫。
  4. 收集員工對入職流程的反饋。

這段時間裡,可以請用人主管和新員工聊聊他的想法,以下是問題集:

  1. 你對新工作的感覺如何?
  2. 是否擁有工作所需的工具和資源?
  3. 工作、部門、公司是否符合預期?
  4. 在這份工作裡最喜歡(最不喜歡)的部分是什麼?
  5. 工作上有什麼事讓你覺得意外的嗎?
  6. 新員工入職培訓對你有所幫助嗎?有需要增減什麼部分嗎?
  7. 有哪些事是我們沒有提供給新員工的?
  8. 你對工作、團隊或公司是否還有不清楚的地方?
  9. 目前工作上有遇到什麼困難嗎?
  10. 你很了解你的同事嗎?
  11. 會想要推薦公司工作給朋友嗎?原因?

推薦延伸閱讀:5個步驟,建立完美的新進員工入職流程!


員工入職讓員工成為雇主品牌形象大使

入職的重要性在現在大大提高,因為工作平均在職不到四年並且終身僱用已經過時。

里德.霍夫曼(Reid Hoffman,LinkedIn聯合創辦人)

表面上,員工入職是幫助員工,創造令人難忘的員工體驗,但實際上最終獲得好處的還是公司。公司可以準確的提供企業介紹與部門資訊,使員工了解公司,明白公司的文化與做事方法,讓新人快速適應工作職位,還可以收集員工對公司的意見,減緩新員工的緊張情緒,讓他們得到歸屬感,快速投入工作,提高工作生產力,降低離職率。

當一位愉快而敬業的員工對入職體驗感到驚喜,自然而然會成為雇主品牌形象大使。敬業的員工不僅是忠實擁護者,還是傳播者,會在社群媒體上分享,讓很多人看到公司優良的入職體驗;這意味著,我們會因此吸引更多優秀的人才,大大降低招募成本。


用新科技讓員工入職更順利

近年來,越來越多企業在員工入職上使用了新科技,更符合數位時代的需求;簡單說就是:體驗更好、效率更高、跨裝置使用、數字驅動與即時反饋。

運用這類新科技,HR在設定員工入職流程後,線上就會流程自動化,比如:何時要告知用人主管要做什麼事?IT和總務又要在什麼時間準備電腦、文具名片等?只要新員工簽回聘僱契約書,整個系統就開始自動化進行,極大程度提升跨部門溝通的效率──有些HR Tech服務統計,已經證明可以節省30% HR的時間。

HR每天都可以透過儀表板(Dashboard)了解現在員工入職的情況,並提醒用人主管、IT、相關部門按時回覆,因此HR可以很輕鬆管理所有問題,之後再根據時間區間,累計不同部門的數據給更高主管參考。

(原文標題:以「員工入職體驗」幫助員工留任)

節錄自:商周出版《 讓人才自己來找你:雇主品牌的策略思維與經營實戰手冊/陳佳慶、鍾文雄、李魁林 著 》

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