新人到職是關係培養的黃金期，善用「員工入職體驗」有效提高員工留任率｜觀點
人資招募新人像是約會到確認交往，但開始交往（工作）後呢？其實這段關係可以做得更好。入職若對新環境充滿困惑與茫然，可能難以適應工作而退卻。HR規劃「入職清單」 有助部門引導新人，同時建立雇主品牌使員工認同價值，吸引更多優秀的人才。
文／陳佳慶（104人力銀行資深特助）、鍾文雄（104人力銀行資深副總暨人資長）、李魁林（104人力銀行數據長）
「員工入職」（Employee Onboarding）的概念，是1970年代初期在美國開始形成的，主要目的是為新員工的到來做規劃和準備，除了給新員工良好的第一印象，也幫助新員工快速適應職務、融入團隊與提高生產力，「入職」的時間，一般大約持續六個月到一年左右。
上班的第一天
招募其實有點像是約會。試想一下，今天你好不容易找到一個不錯的人才（遇見不錯的對象），約他來面試幾次（和對象約會），他願意到貴公司工作也簽了聘僱契約書（願意和你交往）。然後呢？直到他來上班的那一天，就再也沒有然後了──這正是一般公司招募人才的流程。如果工作是一種關係，是一種承諾，其實有很多事可以做得更好。
25歲的Katy去應徵某上市公司業務助理的職位，面試了三次之後，終於獲得這個工作，心裡覺得很高興，也迫不及待要到新公司上班。不過，因為離正式上班還有三個星期，她覺得應該陪家人去走走，和朋友安排一些活動等等。過了一、兩個星期，獲得新工作的喜悅有點變淡了，反而開始擔心自己能不能適應新環境，卻也不知道要準備什麼，心想：「如果有人跟我說說就好了。」
第一天上班，Katy來到公司，櫃台請同事來帶位，這才發現自己的位子空盪盪的，電腦還沒準備好，同事也都各忙各的；好不容易主管來了，簡單講幾句話就又跑去開會。Katy不知道要幹嘛，只能滑手機殺時間；因為開完會主管要去拜訪客戶，便過來簡單交代一下工作，臨時請同事幫忙介紹環境，同事因為自己有事要忙，介紹一下就離開了。Katy不禁心想，「這家公司的主管、同事都好忙喔！我真的要來這裡上班嗎？」
到了午餐時間，Katy不知道公司附近有什麼餐廳，只能Google一下，然後自己去吃午餐；新的環境讓她不大能適應，有點懷念以前上班時，中午和同事一起吃飯聊天的光景。下午部門有一些會議，主管建議Katy一起參加，但參加了後挫折感更深了，因為有很多縮寫她都不知道是什麼意思，也不太清楚同事或主管在說什麼，只能把自己不懂的東西都記下來，往後再找時間請教同事。
第一天「工作」下來，Katy開始懷疑：「我真的適合這份工作嗎？」原本興致高昂的工作情緒，彷彿被當頭澆了一盆冷水。可以想像，如果往後的幾天或幾週都是這種情況，Katy可能沒辦法適應新的工作環境。
為了避免發生上述情況，我們需要「員工入職清單」。
幫助新人上手，發揮即戰力
入職清單的目的，是規劃和準備新員工的到來，有助於部門進行入職引導，用最快的速度幫助新員工上手，發揮即戰力。員工入職是一個長期的過程，從新員工到來開始並持續至少六個月到一年的時間，由相關部門在不同的時間點負責實施每一項任務；同時也有助於HR與部門主管，為新員工的到來做好準備。以下，就是提供HR參考的員工入職清單：
入職前一月
- 提供錄取通知書。
- 發送聘僱合約。
- 提供入職日期的詳細資訊（工作地點的時間和地址）。
- 訂購員工需要的設備與用品（例如電腦、辦公桌、電話、文具、名片等）。
入職前一週
- 發送歡迎信和員工手冊（包括他們的到達時間、地址和地圖、停車／公共交通、穿著要求Dress Code和第一天的計畫）。
- 在你的人力資源系統中輸入員工記錄，包含：姓名、地址、聯繫方式、職位、開始日期、薪酬等。
- 設置員工的辦公空間。
- 為員工創建電子郵件地址。
- 安排電腦及軟件系統。
- 選擇並通知入職夥伴歡迎新員工（直屬部門經理也可以擔任此角色）。
- 為員工的第一週制定計畫──安排他們與關鍵人員或部門共度迎新時光。
- 設定試用期、績效審核日期和提醒。
入職第一週
- 讓新員工與主管、團隊共進午餐，團隊成員藉此機會介紹自己與工作。
- 提供員工手冊與相關的公司政策（如行為準則、安全政策等）。
- 介紹員工價值主張EVP。
- 讓新員工參加公司內部的員工教育訓練。
- 向新員工簡介部門組織架構與功能。
- 將員工介紹給高階主管。
- 說明公司的重點專案。
- 為新員工分配第一個目標或專案。
- 確保新員工了解即將到來的行事曆、社交活動等。
- 第一週每天都要與員工確認，他們的行事曆、員工教育訓練、同事會議有沒有順利展開。
- 每週主管與新員工進行一對一會議。
入職第一月
- 審查新員工的目標或專案的進展。
- 確認員工薪資發放是否正常。
- 進行非正式的績效評估。
- 提供更多公司概況，包括：使命和願景、公司價值觀、關鍵里程碑、公司目標等。
- 討論新員工工作如何融入部門與組織，檢視工作職責、期望與關鍵績效指標（KPI）。
- 討論並設定下一個專案和目標。
- 邀請員工連接公司社群帳戶。
- 讓員工參加公司教育訓練。
入職第一季、第二季
- 進行試用期績效評估。
- 設定新的專案和目標。
- 探討職涯發展計畫。
- 收集員工對入職流程的反饋。
這段時間裡，可以請用人主管和新員工聊聊他的想法，以下是問題集：
- 你對新工作的感覺如何？
- 是否擁有工作所需的工具和資源？
- 工作、部門、公司是否符合預期？
- 在這份工作裡最喜歡（最不喜歡）的部分是什麼？
- 工作上有什麼事讓你覺得意外的嗎？
- 新員工入職培訓對你有所幫助嗎？有需要增減什麼部分嗎？
- 有哪些事是我們沒有提供給新員工的？
- 你對工作、團隊或公司是否還有不清楚的地方？
- 目前工作上有遇到什麼困難嗎？
- 你很了解你的同事嗎？
- 會想要推薦公司工作給朋友嗎？原因？
推薦延伸閱讀：5個步驟，建立完美的新進員工入職流程！
員工入職讓員工成為雇主品牌形象大使
入職的重要性在現在大大提高，因為工作平均在職不到四年並且終身僱用已經過時。
里德．霍夫曼（Reid Hoffman，LinkedIn聯合創辦人）
表面上，員工入職是幫助員工，創造令人難忘的員工體驗，但實際上最終獲得好處的還是公司。公司可以準確的提供企業介紹與部門資訊，使員工了解公司，明白公司的文化與做事方法，讓新人快速適應工作職位，還可以收集員工對公司的意見，減緩新員工的緊張情緒，讓他們得到歸屬感，快速投入工作，提高工作生產力，降低離職率。
當一位愉快而敬業的員工對入職體驗感到驚喜，自然而然會成為雇主品牌形象大使。敬業的員工不僅是忠實擁護者，還是傳播者，會在社群媒體上分享，讓很多人看到公司優良的入職體驗；這意味著，我們會因此吸引更多優秀的人才，大大降低招募成本。
用新科技讓員工入職更順利
近年來，越來越多企業在員工入職上使用了新科技，更符合數位時代的需求；簡單說就是：體驗更好、效率更高、跨裝置使用、數字驅動與即時反饋。
運用這類新科技，HR在設定員工入職流程後，線上就會流程自動化，比如：何時要告知用人主管要做什麼事？IT和總務又要在什麼時間準備電腦、文具名片等？只要新員工簽回聘僱契約書，整個系統就開始自動化進行，極大程度提升跨部門溝通的效率──有些HR Tech服務統計，已經證明可以節省30% HR的時間。
HR每天都可以透過儀表板（Dashboard）了解現在員工入職的情況，並提醒用人主管、IT、相關部門按時回覆，因此HR可以很輕鬆管理所有問題，之後再根據時間區間，累計不同部門的數據給更高主管參考。
（原文標題：以「員工入職體驗」幫助員工留任）
節錄自：商周出版《 讓人才自己來找你：雇主品牌的策略思維與經營實戰手冊／陳佳慶、鍾文雄、李魁林 著 》
[免費講座] 有沒有不花大錢也能留才的方法？林娟老師來解答 >
推薦閱讀：
