人資招募新人像是約會到確認交往,但開始交往(工作)後呢?其實這段關係可以做得更好。入職若對新環境充滿困惑與茫然,可能難以適應工作而退卻。HR規劃「入職清單」 有助部門引導新人,同時建立雇主品牌使員工認同價值,吸引更多優秀的人才。
文/陳佳慶(104人力銀行資深特助)、鍾文雄(104人力銀行資深副總暨人資長)、李魁林(104人力銀行數據長)
「員工入職」(Employee Onboarding)的概念,是1970年代初期在美國開始形成的,主要目的是為新員工的到來做規劃和準備,除了給新員工良好的第一印象,也幫助新員工快速適應職務、融入團隊與提高生產力,「入職」的時間,一般大約持續六個月到一年左右。
招募其實有點像是約會。試想一下,今天你好不容易找到一個不錯的人才(遇見不錯的對象),約他來面試幾次(和對象約會),他願意到貴公司工作也簽了聘僱契約書(願意和你交往)。然後呢?直到他來上班的那一天,就再也沒有然後了──這正是一般公司招募人才的流程。如果工作是一種關係,是一種承諾,其實有很多事可以做得更好。
25歲的Katy去應徵某上市公司業務助理的職位,面試了三次之後,終於獲得這個工作,心裡覺得很高興,也迫不及待要到新公司上班。不過,因為離正式上班還有三個星期,她覺得應該陪家人去走走,和朋友安排一些活動等等。過了一、兩個星期,獲得新工作的喜悅有點變淡了,反而開始擔心自己能不能適應新環境,卻也不知道要準備什麼,心想:「如果有人跟我說說就好了。」
第一天上班,Katy來到公司,櫃台請同事來帶位,這才發現自己的位子空盪盪的,電腦還沒準備好,同事也都各忙各的;好不容易主管來了,簡單講幾句話就又跑去開會。Katy不知道要幹嘛,只能滑手機殺時間;因為開完會主管要去拜訪客戶,便過來簡單交代一下工作,臨時請同事幫忙介紹環境,同事因為自己有事要忙,介紹一下就離開了。Katy不禁心想,「這家公司的主管、同事都好忙喔!我真的要來這裡上班嗎?」
到了午餐時間,Katy不知道公司附近有什麼餐廳,只能Google一下,然後自己去吃午餐;新的環境讓她不大能適應,有點懷念以前上班時,中午和同事一起吃飯聊天的光景。下午部門有一些會議,主管建議Katy一起參加,但參加了後挫折感更深了,因為有很多縮寫她都不知道是什麼意思,也不太清楚同事或主管在說什麼,只能把自己不懂的東西都記下來,往後再找時間請教同事。
第一天「工作」下來,Katy開始懷疑:「我真的適合這份工作嗎?」原本興致高昂的工作情緒,彷彿被當頭澆了一盆冷水。可以想像,如果往後的幾天或幾週都是這種情況,Katy可能沒辦法適應新的工作環境。
為了避免發生上述情況,我們需要「員工入職清單」。
入職清單的目的,是規劃和準備新員工的到來,有助於部門進行入職引導,用最快的速度幫助新員工上手,發揮即戰力。員工入職是一個長期的過程,從新員工到來開始並持續至少六個月到一年的時間,由相關部門在不同的時間點負責實施每一項任務;同時也有助於HR與部門主管,為新員工的到來做好準備。以下,就是提供HR參考的員工入職清單:
這段時間裡,可以請用人主管和新員工聊聊他的想法,以下是問題集:
推薦延伸閱讀:5個步驟,建立完美的新進員工入職流程!
入職的重要性在現在大大提高,因為工作平均在職不到四年並且終身僱用已經過時。
里德.霍夫曼(Reid Hoffman,LinkedIn聯合創辦人)
表面上,員工入職是幫助員工,創造令人難忘的員工體驗,但實際上最終獲得好處的還是公司。公司可以準確的提供企業介紹與部門資訊,使員工了解公司,明白公司的文化與做事方法,讓新人快速適應工作職位,還可以收集員工對公司的意見,減緩新員工的緊張情緒,讓他們得到歸屬感,快速投入工作,提高工作生產力,降低離職率。
當一位愉快而敬業的員工對入職體驗感到驚喜,自然而然會成為雇主品牌形象大使。敬業的員工不僅是忠實擁護者,還是傳播者,會在社群媒體上分享,讓很多人看到公司優良的入職體驗;這意味著,我們會因此吸引更多優秀的人才,大大降低招募成本。
近年來,越來越多企業在員工入職上使用了新科技,更符合數位時代的需求;簡單說就是:體驗更好、效率更高、跨裝置使用、數字驅動與即時反饋。
運用這類新科技,HR在設定員工入職流程後,線上就會流程自動化,比如:何時要告知用人主管要做什麼事?IT和總務又要在什麼時間準備電腦、文具名片等?只要新員工簽回聘僱契約書,整個系統就開始自動化進行,極大程度提升跨部門溝通的效率──有些HR Tech服務統計,已經證明可以節省30% HR的時間。
HR每天都可以透過儀表板(Dashboard)了解現在員工入職的情況,並提醒用人主管、IT、相關部門按時回覆,因此HR可以很輕鬆管理所有問題,之後再根據時間區間,累計不同部門的數據給更高主管參考。
(原文標題:以「員工入職體驗」幫助員工留任)
節錄自:商周出版《 讓人才自己來找你:雇主品牌的策略思維與經營實戰手冊/陳佳慶、鍾文雄、李魁林 著 》
[免費講座] 有沒有不花大錢也能留才的方法?林娟老師來解答 >
推薦閱讀: