職場360

日期 |2021.06.08

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總是恨鐵不成鋼?帶新人第一個月不是逼他「學會」,而是讓他「習慣」

「帶菜鳥新人」是許多初階主管必經之路,既累又花時間。有時會因為新人學不會而感到氣餒,主管在指導下屬前,要先有這樣的認知:第一個月教的事,新人幾乎記不住,第一個月的重點不是「學會」而是「習慣」這間公司。

本書作者分享帶新人三大重點(點選連結可快速跳至該章節閱讀)

第一個月不是「學會」而是「習慣」

新人一點兒都不了解公司情況,甚至不知道該做什麼才好。主管看得到的事,下屬看不到。就算看了也不知「重點」在哪裡,即使看同一件事也有看沒有到。

主管在指導下屬前,要先有這樣的認知。說不定把新人到職的第一個月當成「適應職場生活的時間,轉瞬即逝」比較好。不然就會發生下屬覺得自己學不會工作、對公司沒有愛,想趕快辭職的問題。

第一個月教的事,新人幾乎都記不住。就算跟下屬說「上週去拜訪的A公司……」,下屬也只會有「啊?你是說哪家?」的反應。

身為主管的你腦海中已有許多輔助資訊,如A公司是纖維業老店、櫃台有溫柔的女性接待人員、熟識的客戶在三樓、他家公司的廁所永遠很乾淨……等,所以記得起來。但下屬因為緊張腦中一片空白,完全不知道你說的是哪家公司。

所謂的知識就是「知和知的織品」。光只有一個A公司的公司名,只是一個「孤立的知識」,所以記不住。主管最好知道這樣的知識幾乎不會留在記憶中,不要有所期待比較好。

頂多為了幫助下屬記憶,補充一些特徵給他。「這家公司沒有手扶梯喔」、「這裡用的是真正的大理石」、「這家公司的櫃台總是笑容滿面地對來客打招呼」。把每家公司的特徵告訴下屬,他會比較容易想起來,「啊啊,你說的是那家公司吧」。 第一個月工作教歸教,但請當成是協助下屬「適應職場生活」的階段,不要因為他記不住而生氣。

最好在新人時期養成的習慣

有發現時立刻記筆記。應該讓新人在一開始就養成這個習慣。

我喜歡用口袋大小的小記事本,放在胸口的口袋中。只要一有任何發現,我就會按時間順序記在記事本中。

有趣的是就算我忘了自己寫了什麼,但會記得「我有寫下一些東西」。這是我從國三開始就有的習慣。現在回想起來,可能正因為持續記筆記,理解力不好的我才能把事物梳理清楚並理解。

很多人會猶豫,不知該記什麼好,其實筆記這種東西想記什麼就記什麼。「今天躁動難安」、「今天早上不知為何,心情很沉重」,記什麼都行。把自己的發現記下來就叫做筆記。

你甚至可以跟下屬說,要成為筆記狂。

不記筆記卻要回想起一年前的工作,幾乎是不可能的事。早就忘光光了。記筆記可說是工作時不可或缺的習慣。

要讓下屬養成記筆記的習慣,可以在同行時請下屬「幫我記一下這個」。然後在下班前或第二天晨會時,「對了,之前我請你幫我記個東西,是什麼啊?」再敦促下屬去確認筆記。這麼一來下屬自然可以養成記筆記的習慣。

「分解工作」是主管的工作

單純作業可以用前面的方法讓下屬學會,那步驟很多的工作又該如何教呢?

頻率很高、必須每天做的業務,很容易實踐反覆「修」的手法,所以相對也比較容易進入「息」的階段。從這個角度來看,影印資料是最單純的工作之一。

相對地,步驟複雜的工作如果用這種方法教,下屬可能很難理解,甚至可能陷入恐慌。

主管是能看清工作全貌的人,所以主管必須把複雜的工作分成幾個部分,設定每個部分的截止日期,再分派給下屬。

新人無法同時學會兩種業務。以開車為例,熟手可以同時做很多事,但剛到駕訓班報到的新手很難一心多用,只能「嗯……上坡起步時……」等,先確實學會一項業務,再去學下一項。

所以主管的工作就是把工作分解成幾項業務,讓新手可以按部就班學習。只要學會的業務增加,也可能一口氣同時做兩項業務。但在那之前,主管還是要把工作分解成新人記得住的份量,讓新人逐一學習。

而且每學會一項業務,主管也要慰勞下屬。等到全部作業完成時,也要再次慰勞下屬,「一路走來辛苦了,你終於做到了!」所以主管最好把工作分解成幾項業務,每個業務完成時適度慰勞下屬「辛苦了」,讓下屬體會到自我效能(自己也能做些什麼的感覺)比較好。

此外,不得不交辦完成龐大業務後才能獲得成就感的工作時,下屬會因為一直無法體會到自我效能,覺得做得很痛苦。所以要讓下屬做很難得到結果的刻苦作業(以研究為例,為了找出有用的微生物,可能要從一千個甚至一萬個中去找,光想都覺得累)時,主管就必須花點工夫。

例如,做完一百次後就請吃冰棒等,也就是準備一些小獎勵。下屬只要數一數自己拿到幾根冰棒,也可以有些許成就感。甚至內心還會有點興奮,覺得如果能收集到一百根,實在是很了不起的一件事。

原本不達到目的看不到終點的業務,也因此可以分成幾個步驟,看得出自己已經完成多少而變得有趣。所以希望所有主管都能比照辦理,花點工夫巧思,儘量增加下屬體會到自我效能和成就感的機會,激勵士氣。

給主管的教科書

節錄自:商周出版《給主管的教科書 / 篠原信 著 》


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