「帶菜鳥新人」是許多初階主管必經之路，既累又花時間。有時會因為新人學不會而感到氣餒，主管在指導下屬前，要先有這樣的認知：第一個月教的事，新人幾乎記不住，第一個月的重點不是「學會」而是「習慣」這間公司。
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第一個月不是「學會」而是「習慣」
新人一點兒都不了解公司情況，甚至不知道該做什麼才好。主管看得到的事，下屬看不到。就算看了也不知「重點」在哪裡，即使看同一件事也有看沒有到。
主管在指導下屬前，要先有這樣的認知。說不定把新人到職的第一個月當成「適應職場生活的時間，轉瞬即逝」比較好。不然就會發生下屬覺得自己學不會工作、對公司沒有愛，想趕快辭職的問題。
第一個月教的事，新人幾乎都記不住。就算跟下屬說「上週去拜訪的A公司……」，下屬也只會有「啊？你是說哪家？」的反應。
身為主管的你腦海中已有許多輔助資訊，如A公司是纖維業老店、櫃台有溫柔的女性接待人員、熟識的客戶在三樓、他家公司的廁所永遠很乾淨……等，所以記得起來。但下屬因為緊張腦中一片空白，完全不知道你說的是哪家公司。
所謂的知識就是「知和知的織品」。光只有一個A公司的公司名，只是一個「孤立的知識」，所以記不住。主管最好知道這樣的知識幾乎不會留在記憶中，不要有所期待比較好。
頂多為了幫助下屬記憶，補充一些特徵給他。「這家公司沒有手扶梯喔」、「這裡用的是真正的大理石」、「這家公司的櫃台總是笑容滿面地對來客打招呼」。把每家公司的特徵告訴下屬，他會比較容易想起來，「啊啊，你說的是那家公司吧」。 第一個月工作教歸教，但請當成是協助下屬「適應職場生活」的階段，不要因為他記不住而生氣。
最好在新人時期養成的習慣
有發現時立刻記筆記。應該讓新人在一開始就養成這個習慣。
我喜歡用口袋大小的小記事本，放在胸口的口袋中。只要一有任何發現，我就會按時間順序記在記事本中。
有趣的是就算我忘了自己寫了什麼，但會記得「我有寫下一些東西」。這是我從國三開始就有的習慣。現在回想起來，可能正因為持續記筆記，理解力不好的我才能把事物梳理清楚並理解。
很多人會猶豫，不知該記什麼好，其實筆記這種東西想記什麼就記什麼。「今天躁動難安」、「今天早上不知為何，心情很沉重」，記什麼都行。把自己的發現記下來就叫做筆記。
你甚至可以跟下屬說，要成為筆記狂。
不記筆記卻要回想起一年前的工作，幾乎是不可能的事。早就忘光光了。記筆記可說是工作時不可或缺的習慣。
要讓下屬養成記筆記的習慣，可以在同行時請下屬「幫我記一下這個」。然後在下班前或第二天晨會時，「對了，之前我請你幫我記個東西，是什麼啊？」再敦促下屬去確認筆記。這麼一來下屬自然可以養成記筆記的習慣。
「分解工作」是主管的工作
單純作業可以用前面的方法讓下屬學會，那步驟很多的工作又該如何教呢？
頻率很高、必須每天做的業務，很容易實踐反覆「修」的手法，所以相對也比較容易進入「息」的階段。從這個角度來看，影印資料是最單純的工作之一。
相對地，步驟複雜的工作如果用這種方法教，下屬可能很難理解，甚至可能陷入恐慌。
主管是能看清工作全貌的人，所以主管必須把複雜的工作分成幾個部分，設定每個部分的截止日期，再分派給下屬。
新人無法同時學會兩種業務。以開車為例，熟手可以同時做很多事，但剛到駕訓班報到的新手很難一心多用，只能「嗯……上坡起步時……」等，先確實學會一項業務，再去學下一項。
所以主管的工作就是把工作分解成幾項業務，讓新手可以按部就班學習。只要學會的業務增加，也可能一口氣同時做兩項業務。但在那之前，主管還是要把工作分解成新人記得住的份量，讓新人逐一學習。
而且每學會一項業務，主管也要慰勞下屬。等到全部作業完成時，也要再次慰勞下屬，「一路走來辛苦了，你終於做到了！」所以主管最好把工作分解成幾項業務，每個業務完成時適度慰勞下屬「辛苦了」，讓下屬體會到自我效能（自己也能做些什麼的感覺）比較好。
此外，不得不交辦完成龐大業務後才能獲得成就感的工作時，下屬會因為一直無法體會到自我效能，覺得做得很痛苦。所以要讓下屬做很難得到結果的刻苦作業（以研究為例，為了找出有用的微生物，可能要從一千個甚至一萬個中去找，光想都覺得累）時，主管就必須花點工夫。
例如，做完一百次後就請吃冰棒等，也就是準備一些小獎勵。下屬只要數一數自己拿到幾根冰棒，也可以有些許成就感。甚至內心還會有點興奮，覺得如果能收集到一百根，實在是很了不起的一件事。
原本不達到目的看不到終點的業務，也因此可以分成幾個步驟，看得出自己已經完成多少而變得有趣。所以希望所有主管都能比照辦理，花點工夫巧思，儘量增加下屬體會到自我效能和成就感的機會，激勵士氣。
節錄自：商周出版《給主管的教科書 / 篠原信 著 》
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