職場360

日期 |2022.06.08

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離職員工揭跨部門合作假象:卡專案、推工作...,「穀倉效應」主管該怎解?

你是否遇過這種跨部門協作窘境:合作卡關,各單位互踢皮球、積極度不足,根本不像一個團隊?企業內過度分工,經常導致「穀倉效應」的發生,輕則導致缺少溝通、內鬥紛爭、互踢皮球的情況發生;重則導致整個組織功能失調、企業走向衰敗。跨部門合作真棘手,本文提供主管5招化解穀倉效應。

文/品碩創新管理顧問 彭建文、侯安璐

最近與一位高階主管對話,聊著聊著,他突然說,有一件事情困繞著他,想聽聽我的想法。

他前陣子與一位要離職的PM(專案經理)面談,結果對方說的話令他非常震驚。那位PM提到,平常解決客戶問題工作,需要跟業務、製造、生產、工程、品管做許多糾纏與工作協調。

但各單位配合的積極度不足,常把工作推來推去,根本不像是一個團隊。尤其在客戶問題急迫時,PM就會感到非常累、非常灰心。

這樣的情況,在他上任高階主管之後,情況更嚴重。PM的說法讓他很驚訝,他自認用心處理跨部門問題與合作議題,也有在每週會議上,不斷與各部門主管對齊這方面的認知,解決各部門各說各話,推卸職責的事情等等。

除此之外,他也重新做了組織設計,讓所有PM、業務、製造、生產、工程、品管等部門,能夠在專案前、中、後期互相追蹤進度。他以為跨部門合作問題已經逐漸改善。

沒想到,這些年輕PM ,竟然仍會遇到跨部門合作卡關的狀況,而他們只是吞下去,也沒有向部門主管反應出來。

他問我,有沒有什麼方法或是培訓課程,可以協助改善這個狀況?讓他們在解決客戶問題時,能夠確實地成為一個團隊?又或是,我之前在台積電工作時,是否也有類似的問題?當時是如何解決的呢?

我們公司確實有一套「專案管理整合力」課程,可以協助專案的靈魂人物(Project Leader),整合重要的人與事,像是任務分派的ARCIS方法、會議引導整合的重要技巧、團隊效力的處境方法、團隊信任感建構的基本工具、團隊運作五障礙的辨識與化除等等,在很多間企業都頗受好評。

另外,我也和他分享幾個方法,其中有些是之前在台積電工作時學到的,有些則是我們公司曾協助過的中小企業案例。

1. 在整個組織推動客戶至上的概念

企業之所以存在,是因為有客戶需求,沒有客戶就什麼都沒有,所以大家形成一個團隊,共同解決客戶的問題,是最優先、最重要的事情。

建議要在公司內部推動客戶至上的活動,讓員工從上到下共同擁有這個概念。我在台積電的時候,公司要推動任何一個活動或者概念,我們都會辦很多場同仁溝通大會,配合線上課程,確保所有同仁的認知一致。

2. 改變開會參與的人員

每個部門抓幾位特定的人,固定共同參與跨部門相關的事項會議,直接提升層級,向老闆直接報告。

開會時,這些各部門的共同參與者,可以接下工作任務的權責,但不是自己部門的工作,就不要承接。除非真有需要,且在個人能力範圍內,可以主動任事,同時請對方知會自己的老闆,增加這一個工作任務。

3. 建立工作權責分配,與績效掛鉤

每次會議都要整理成報告,同時記錄工作權責分配,一旦發現有定義不清的工作權責,就要另外找相關主管來協調。與此同時,推動當責者文化,讓每位同仁去思考:我們還可以替這個團隊貢獻什麼。

專案在處理的議題,如果跟客戶有關,可以把專案層級拉高,不定期地讓高階主管知道專案進度。這樣的做法也符合客戶至上的文化。

正也是因為有這些權責分配表,每年在寫績效時,就可以光明正大地把跨部門任務寫進績效報告。畢竟都有花時間下去,還有成功達標的項目,理當要反映在KPI上。

4. 推動持續改善活動的文化 

跨部門專案數量增加,有助於跨部門合作狀況改善。

要在公司內持續堆動跨部門專案,持續改善活動 CIT(Continual Improvement Team)就是一個非常好的運作形式。有效的CIT,可以幫助企業形成跨部門共同解題的文化。台積電長期推動CIT,成效就非常顯著。(編按:CIT為台積電用法,坊間亦有CIP或CI用法)

CIT活動強調團隊合作及顧客導向。在團隊合作方面,有些企業過去在內部溝通太過平和,缺乏連結目標,加入CIT後,不同單位之間會有共同的、具挑戰性的目標,得以讓跨單位的合作創造綜效。

而在顧客導向方面,則要從顧客觀點思考,如何在各種專案題目上,創造顧客滿意度,連帶創造營收及品牌效益。這樣的高度,和一般部門改善專案是不同的。

5. 分享文章,不定期舉辦跨部門的討論會

早期我在工作的時候,常會在部門影印機旁看到一些20至30頁的文章或市場情勢報導,這些是要給主管閱讀的。用意是讓主管每週吸收與管理、領導及市場思維相關的新知。

主管也可以找一些時段,讓大家討論:文章裡的痛點跟我們公司像不像?文中提到的技巧是否可以用在我們公司?目前半導體同業發生了哪些事?我們公司可以怎麼去因應跟部署?也許這樣的討論會,可以讓有一些本來被動參與的主管,慢慢轉為主動。

說著說著,也講了1個多小時。這位主管朋友也說,這5個方法對他頗有幫助。也許不同公司會有不同文化,須視情況做出些微調整。但不論如何,對的事情就應該堅持下去。

(原文標題:企業分工過度「穀倉效應」難解?一位離職PM真心話,給主管震撼教育!


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