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日期 |2021.11.23

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事情好多,每天加班加到懷疑人生!專家示範「PJ法」8步驟做到準時下班

「每天加班到很晚,這是我要的社畜人生嗎?」遇到經常性加班,你可能會覺得「事情真的太多了!只要事情少一點,其實我就可以準時下班,」但假如老闆就是給這麼多任務、工作就是無法減量,或許我們能試著用以下方法,從「效率提升」著手,縮短工作時間。

文/彭建文(品碩創新管理顧問執行長)

系統性的問題分析與解決的方法

簡稱PJ法(Problem & Judgement),或稱8P,8P的8大步驟:

P1:選定主題&建立團隊
P2:描述問題&盤點現況
P3:列出、選定&執行暫時防堵措施
P4:列出、選定&驗證真因
P5:列出、選定&驗證永久對策
P6:執行永久對策&確認效果
P7:預防再發&建立標準化
P8:反思未來&恭賀團隊

按照8P的8大步驟來解決問題一定可以成功,以「如何解決『每天都很晚下班』的問題 」為例:

步驟1:選定主題&建立團隊

目前我有很多問題,但是我覺得晚下班這個問題,已經影響到我的身心健康,因此我想選這個主題來解決。我是希望除了我之外,在過程中還可以找我的主管或同事提供我一些想法。

步驟2:描述問題&盤點現況

接著描述什麼叫做晚下班:這一陣子平常都晚上22:00才離開公司,因此我希望目標可以晚上19:00。那什麼時候開始晚下班?經過我的觀察,從疫情爆發開始一直到現在,已經維持一年左右。

平均每個月工作22天,大概約20天都是晚上10點才下班,,加班天比例高達90 %。我通常約9點進公司,早上會處理信件,接著開生產會議,然後午息。下午平均大概會開2個會議,也會花大概3小時做日常作業,常常要與主管討論一些事情。晚餐也是在公司吃,用餐完大約7點,晚上7~10點是在處理今天沒有完成的事項或老闆今天臨時交辦的任務。

接下來,需要問題分析:每月晚下班的天數是我們的分析的母體,分析的結論,可能每天平均開會3場會、每次會議約2小時,總開會時數要6小時,佔每天上班時數的46%;另外,每天處理信件2個小時、處理日常工作要3小時、處理專案約2小時。

分析到這裡,大家有沒有感覺這個步驟非常重要!精確地陳述問題與分析問題,問題就已經解決一半。

步驟3:列出、選定&執行暫時防堵措施

所謂的暫時防堵措施, 是指治標對策,而這些治標對策,是根據問題所採取的對策,目前可以採取兩個暫時的措施:
1. 一樣七點下班,然後回到家中再繼續工作
2. 老闆臨時交辦的事項,跟主管討論能否由其他的同仁處理

步驟4:列出、選定&驗證真因

這個步驟是要分析造成問題「為什麼每天都那麼晚下班」的原因,首先列出你想的到的全部原因,然後再慢慢濾掉幾個最不可能的原因,最後歸納出3個原因:

  1. 每天列席的會議太多:每天有一半的會議是老闆叫我參加,其實只是列席。那為什麼老闆會叫你列席?因為老闆很忙,所以要我與會並把開會的訊息帶回來。
  2. 不管信件跟自己有無關係都要點開看:為什麼處理信件要花那麼長時間?因為信件非常多,要一封一封點進去看,然後如果跟自己沒有相關的就不會處理,跟自己有關的才會處理。
  3. 回英文信時間較長:因為信件全部都寫英文,所以在回信的過程中,要花一點時間,深怕英文文法不夠好。

步驟5:列出、選定&驗證永久對策

這個步驟是根據問題的原因來思考有效對策,根據列席的會議太多,我們思考出2個對策:

  1. 需要列席的會議能否分攤給其他同事?與主管討論後,由同事代表出席。
  2. 如果列席的會議只是讓我們同步會議結果,也許不用參加,而是請會議主持人將會議記錄寄給我們即可。經過分析與討論,有一場2小時會議可以不用參加。

根據處理信件要花那麼長時間,我們思考出2個對策:

  1. 透過信箱的分類功能設定,篩出與自己高度相關的信件去優先處理。
  2. 有些英文信件的問候語或專有名詞可以設定成模組,未來只要遇到類似信件,就直接從資料庫中複製貼上。

根據英文能力,我們思考出1個對策:

  1. 請英文家教,精進英文能力。

步驟6:執行永久對策&確認效果

確實執行上述對策並觀察一段時間,看是否確實達到設定目標。例如:從之前每天22:00點下班,現在幾乎都18:30下班,比原本設定的7點更早,成效令人滿意。擺脫常態性加班,人生也開始從黑白變成彩色!

步驟7:預防再發&建立標準化

為了預防晚下班的問題再發生,必須將這次所採取的對策做成標準化流程。我們共執行了2個標準化文件,更重要的是,可以把這些的標準化文件給其他同事參考,幫助他們提早下班,也是件開心的事。

  1. 建立處理信件的標準化
  2. 建立未來需要開會列席的標準化流程

步驟8:反思未來&恭賀團隊

這次的改善讓我了解:很多問題其實是可以找出有效率的解決方式,只要了解問題的本質,例如有些會議列席只為了帶回訊息,其實可以與主管討論是否有替代方案、以及與會的必要性。最後不忘感謝過程中,參與協助的主管與同事,幫自己找到工作的盲點。

小結

以上是用「如何解決『每天都很晚下班』」來演繹PJ法8個步驟。邏輯思維是:遇到問題,先做問題確認與定義。完整分析問題極為重要,因為方向錯,就是全盤皆錯。接下來是蒐集數據、分析資料、找出真因、驗證對策,讓改善流程更有系統性,同時還要有明確數據佐證,不能只倚靠經驗判斷。

這套方法在工作上或生活上的問題,我想都非常適用,希望透過實例分享能讓你們了解運用方式、有效解決問題。

【關於作者-彭建文】
曾任台積電營運效率部門主管、內部講師,持續改善活動內部顧問,曾獲台積電「卓越工程師獎」殊榮與內部講師「師鐸獎」肯定。現為品碩創新管理顧問執行長。★Facebook 粉專:品碩創新管理顧問、★Podcast:職場冰淇淋


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